Dokumentacja Systemu Zarządzania jakością (SZJ) – zbiór udokumentowanych informacji, które służą do planowania, wdrażania, monitorowania i doskonalenia procesów w organizacji. Jej głównym celem jest zapewnienie zgodności działań z wymaganiami normy ISO 9001 oraz wewnętrznymi standardami organizacji. Dokumentacja umożliwia:
kontrolę i nadzór nad procesami, monitorowanie działań i wyników, ujednolicenie metod pracy w całej organizacji, zwiększenie skuteczności szkoleń pracowników, potwierdzenie zgodności z wymaganiami normy ISO 9001 oraz innymi regulacjami (także innymmi normami).
W skład dokumentacji SZJ wchodzą m.in.: polityka jakości, cele jakościowe, procedury, instrukcje, zapisy oraz inne dokumenty wymagane przez normę lub uznane za niezbędne przez organizację
Zgodnie z ISO 9001:2015, dokumentacja nie musi przyjmować formy papierowej – może być przechowywana w formie elektronicznej, na różnych nośnikach, o ile zapewniony jest nadzór nad jej aktualnością, dostępnością i integralnością.
Opracowanie, wdrażanie i funkcjonowanie SZJ jest związane z tworzeniem dokumentacji systemowej. Dokumentacja systemowa jest wymagana przez normę ISO i organizacja wdrażająca system nie może się od tego obowiązku uchylić. Norma dzieli dokumentację operacyjną na dwa rodzaje, mianowicie na „procedury dokumentowane” i na inne „dokumenty” np. rejestry, potrzebne organizacji, aby mogła sama planować realizować i nadzorować swoje procesy. W skład wymaganych „procedur udokumentowanych” wchodzą: nadzór nad dokumentami, nadzór nad zapisami, audyt wewnętrzny, nadzór nad wyrobem niezgodnym, działania korygujące i naprawczeI. Campbell, Komentarz do nowej normy ISO 9001:2000. Struktura, wymagania, efekty, WEKA, Warszawa 2001, s. 19–30.. Dokumentacja SZJ obejmuje politykę jakości i cele dotyczące jakości oraz wymaga użytkowania kilku rodzajów dokumentów, do których należą: Księga Jakości, plany jakości, specyfikacje z wymaganiami, wytyczne zawierające zalecenia lub propozycje, oraz zapisy. Księga Jakości dostarcza spójnych informacji o SZJ, plany jakości opisują jak system jest stosowany do określonego wyrobu lub przedsięwzięcia, zaś zapisy dostarczają obiektywnego dowodu o wykonanych działaniach lub osiągniętych wynikach. Norma wymaga ustanowienia procedur i instrukcji pracy, które określają, jak jednakowo wykonać działania i procesy. Procedury tyczą się kontroli: dokumentów, zapisów, audytów, wyrobów niezgodnych, realnych i potencjalnych niezgodności.
Struktura dokumentacji zazwyczaj jest przedstawiana w postaci hierarchii ważności i wzajemnego podporządkowania w postaci piramidy, co zapewnia jej przejrzystość. Praktyka wskazuje, że najlepiej rozpocząć dokumentację od procedur, następnie opracować instrukcji i inne dokumenty, a na samym końcu księgę jakości.
Właściwie prowadzona dokumentacja SZJ umożliwia spójność działania i komunikowania zamiarów w systemie, zatem stanowi nieodzowny element tego systemuU. Balon, Dokumentacja systemu jakości zgodnie z normami ISO serii 9000:2000, „Zeszyty Naukowe AE w Krakowie”, nr 653, 2004, s. 7–8.. Jej stosowanie otwiera perspektywy do osiągnięcia zgodności z wymaganiami klienta, do doskonalenia jakości i do zapewnienia odpowiedniego szkolenia, do zapewnienia powtarzalności i identyfikowalności oraz dla oceny skuteczności i ciągłej przydatności SZJW. Bral, Obieg i ochrona dokumentów w zarządzaniu jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem informacji, Difin, Warszawa 2008, s. 12.. Zatem tworzenie dokumentacji jest działaniem tworzącym dodatkową wartość dla podmiotu gospodarczego.
Księga jakości Księga jakości jest uporządkowanym opisem działającego Systemu Zarządzania Jakością, powołującym się na zbiory procedur oraz szczegółowe instrukcje w sprawach mających wpływ na poziom jakości pracyK. Giera, W. Werpachowski, Księga Jakości, Instytut Technologii Eksploatacji, Radom 1995, s. 13.. Wszystkie rodzaje dokumentów powinny być ze sobą powiązane przez Księgę Jakości i przywołane w jej odpowiednich fragmentach. W Księdze opisane są charakterystyka i zakres Systemu Zarządzania Jakością, czyli jakie rodzaje działalności są objęte systemem. Według ISO stanowi ona opracowanie nadrzędne wobec całej dokumentacji SZJPN-EN ISO 9001:2001, Systemy zarządzania jakością – Wymagania, pkt 4.2.2.. W przeciwieństwie do innych dokumentów, jest ona udostępniana klientom i spełnia również funkcje marketingowe.
Przypisy
Kategoria:Zarządzanie jakością