thumb|Paragon fiskalny Paragon fiskalny – dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży, wystawiony dla nabywcy przez kasę rejestrującą.
Zasady wystawiania paragonów fiskalnych są regulowane w Polsce oraz w wielu krajach na świecie. Wynika to z ich podstawowej roli, jaką jest dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w celu prawidłowego ewidencjonowania i rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego dla organów podatkowych. Drugim ważnym elementem jest także udowodnienie nabywcy uczciwości sprzedawcy i naliczeniu przez niego podatku VAT do transakcji.
W drugiej kolejności, paragon fiskalny jest jednym ze sposobów (ale nie jedynym), w jaki nabywca może udowodnić zakup celem dochodzenia swoich praw, takich jak prawo do reklamacji czy zwrotu.
Z perspektywy roli dowodowej, podstawową różnicą między paragonem a paragonem fiskalnym jest to, czy został on zarejestrowany na kasie rejestrującej (kasie fiskalnej), której mechanika działania jest obwarowana państwowymi regulacjami, zaś samo urządzenie bądź oprogramowanie – certyfikowane przez wskazane instytucje (w Polsce – Główny Urząd Miar).
Paragon fiskalny w Europie
Wiele europejskich krajów zdecydowało się wprowadzić kasy fiskalne typu online (tj. wspierające automatyczne raportowanie do organów kontroli podatkowej) bądź kasy wirtualne (nie będące oddzielnym urządzeniem, a jedynie certyfikowanym oprogramowaniem). Wraz z nimi pojawiły się też paragony fiskalne (nierzadko od razu równolegle w postaci papierowej i elektronicznej): +KrajRok wprowadzeniaTyp kasE-paragonAlbania2020kasy wirtualne onlineTakAustria2016kasy wirtualne (opcja), systemy zamknięte dużych sprzedawców; dzienniki prowadzone offlineTakBelgia2014tylko sektor HoReCa, offline, planowane onlineNieBośnia i Hercegowina2010offlineNieBułgaria2019online, wirtualneNieChorwacja2013kasy onlineNie (nie zastępuje papieru)Czarnogóra2019kasy wirtualne online (od 2021)TakDania2019moduły offline (dzienniki) wbudowane w systemy POSNieFrancja2018certyfikowane moduły offline systemów POS; brak obowiązku wydania wersji papierowej ani elektronicznejTakGrecja1988od 2020 kasy onlineTakHiszpania2024kasy wirtualne – Verifactu, osobne zasady w Kraju Basków (TicketBAI)TakLitwa1996, 2012, 2023tylko sprzętoweNieNiemcy2016offline, wirtualne od 2020; wymagany TSETakPolska1993online (od 2021), wirtualne (efektywnie od 2023)TakPortugalia2008certyfikowane moduły offline systemów POSTakRumunia1999offline (tzw. elektroniczny zapis kopii), od 2017 częściowo onlineTakSerbia2004od 2022 kasy online, wirtualneTakSłowacja2019kasy online oraz wirtualne (system E-Kasa)TakSłowenia2016kasy onlineNieSzwecja2014offlineNieTurcja1985online od 2018, wirtualne (e-Document) od 2020TakUkraina2013kasy wirtualne od 2020TakWęgry2014tylko sprzętoweNieWłochy1980-1990offline, od 2020 online, od 2025 wirtualneTak Pozostałe kraje europejskie, jak Holandia czy Finlandia, nie posiadają ściśle regulowanego systemu paragonów fiskalnych.
Podstawa prawna Sposób wydawania paragonów fiskalnych w Polsce jest dziś regulowany na gruncie:
Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług () Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących () Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (, tekst jednolity ), przy czym wciąż część kas obecnych na rynku funkcjonuje według uchylonych już wersji tego rozporządzenia Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania () (tzw. „kasy wirtualne”) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących () Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (tekst jednolity )
Statystyki W Polsce wydaje się około 12 miliardów paragonów rocznie.
W 2023 roku średnio dziennie na kasach typu online (40% rynku w 2023) wystawiano 25 mln paragonów. W 2024 roku było to między 30 a 40 mln paragonów dziennie z 1,14 mln kas online spośród 2,6 mln kas na rynku.
Zawartość paragonu Informacje zawarte na paragonie Treść paragonu reguluje Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Wcześniej zasady te znajdowały się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących i wciąż są mocy w zakresie coraz rzadziej używanych kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii (tzw. kasy offline).
Zgodnie z aktualnym rozporządzeniem technicznym, paragon fiskalny drukowany przez kasę (zwykłą, nie specjalnego zastosowania) musi zawierać następujące informacje (w tej właśnie kolejności, ale nie wyłącznie):
element graficzny (opcjonalnie) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych (uwaga: brak definicji pojęcia miejsca niestałego) – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika numer kolejny dokumentu (czasem wciąż oznaczany jako numer wydruku, choć nie każdy dokument powstaje w postaci drukowanej) oznaczenie „PARAGON FISKALNY” blok danych z pozycjami transakcji, w tym: pozycje towarów lub usług: nazwę pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację ilość wraz z opcjonalną jednostką miary cenę jednostkową i wartość sumaryczną sprzedaży z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku dodatkowy opcjonalny opis opcjonalny opust, narzut lub obniżkę do pozycji sprzedaży opcjonalne pozycje opustów, narzutów i obniżek: oznaczenie „OPUST”, „NARZUT” lub „OBNIŻKA”, wartość nazwa (opcjonalnie) oznaczenie literowe stawki podatku, chyba że dotyczy tej samej pozycji towaru/usługi bądź grupy bądź całego paragonu opcjonalne pozycje rozliczenia zaliczki (oznaczenie, wartość, oznaczenie literowe stawki podatku, suma do dopłaty o ile występuje) opcjonalne pozycje storna (oznaczenie STORNO, nazwa towaru/usługi, kwota, oznaczenie literowe stawki podatku) łączne wartości udzielonych opustów, narzutów lub obniżek, o ile występują; łączna wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów wysokość podatku należnego według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem „PTU”, oznaczeniem literowym stawki podatku po uwzględnieniu opustów, narzutów, obniżek i rozliczeń zaliczek oraz wartością procentową stawki podatku; łączną wysokość podatku należnego z oznaczeniem „SUMA PTU” wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym łączną wartość sprzedaży brutto z oznaczeniem „SUMA” i z oznaczeniem waluty ewidencyjnej; opcjonalny blok rozliczenia opakowań zwrotnych (oznaczenie „OPAKOWANIA ZWROTNE PRZYJĘCIA” lub „OPAKOWANIA ZWROTNE WYDANIA”, nazwę opakowania, ilość oraz cenę jednostkową, łączną wartość przyjętych i wydanych opakowań zwrotnych z oznaczeniem „OPAKOWANIA ZWROTNE SUMA”) opcjonalne dane dotyczące płatności, zawierające co najmniej oznaczenie „DO ZAPŁATY”, „DO ZWROTU” lub „CENA” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych dane o przeliczeniu informacyjnym na walutę inną niż ewidencyjna (funkcjonalność przewidziana na wypadek wprowadzenia w Polsce waluty Euro z celem przyzwyczajenia nabywców do kwot w nowej walucie) dane dotyczące rozliczenia płatności, o ile występuje: tytuł ROZLICZENIE PŁATNOŚCI typ formy płatności, taki jak „Gotówka”, „Karta”, „Waluta obca”, „Bon”, „Czek”, „Kredyt”, „Przelew”, „Voucher”, „Mobilna” lub „inna” opcjonalna nazwa własna formy płatności sekcja PRZELICZNIK dla rozliczenia w walucie obcej wartość wpłacanej należności wartość reszty z oznaczeniem „RESZTA” lub „WYDANO”, z uwzględnieniem typu formy płatności kolejny numer paragonu fiskalnego (jest to osobna numeracja od numeru dokumentu i może być ona dobowa, tj. każdej doby licznik może być restartowany w zależności od ustawienia początkowego kasy podczas tzw. fiskalizacji) numer kasy i oznaczenie kasjera numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy datę oraz czas zakończenia sprzedaży pierwsze 40 znaków w zapisie szesnastkowym podpisu cyfrowego dokumentu kod graficzny podpisu cyfrowego dokumentu, o ile występuje umieszczone centralnie logo fiskalne i numer unikatowy dodatkowe treści reklamowe i informacyjne wraz z elementami graficznymi, pod warunkiem ich zapisu w pamięci chronionej oznaczenie KOD LOTERYJNY (opcjonalnie) kod graficzny QR z wybranymi danymi transakcji (jego występowanie sterowane jest zdalnie przez serwer Ministerstwa Finansów, z reguły nie występuje)
Kasy specjalnego przeznaczenia posiadają dodatkowe wymogi w zakresie danych jakie muszą być przedstawione na paragonie fiskalnym.
Powyższe zasady literalnie dotyczą wyłącznie postaci papierowej dokumentu. Dla postaci elektronicznej obowiązuje oddzielny format danych, zaś nabywcy należy przedstawić je w postaci czytelnego widoku.
Układ paragonu Wysokość znaków na paragonie fiskalnym nie może być mniejsza niż 2,50 mm, szerokość taśmy paragonowej nie może być mniejsza niż 57 mm (kiedyś 28 mm), nie mniej niż 17 znaków w linii. Treści niefiskalne mogą zawierać znaki 1,5mm lub większe.
Cechy dodatkowe paragonu Jeżeli nabywca zażąda zamieszczenia na paragonie swojego NIP-u, a przy tym kwota transakcji nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro, to można uznać ten paragon za fakturę uproszczoną – mówi o tym por. art. 106e ust. 5 pkt 3 oraz art. 106h ust. 4 ustawy o VAT.
Na podstawie faktury uproszczonej można dokonać odliczenia podatku naliczonego (jeżeli dotyczy zakupów, które dają prawo do takiego odliczenia).
Instytucja paragonu z NIP jako faktury uproszczonej zostanie jednak usunięta 1 sierpnia 2026 jako część wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie należy pamiętać, że paragony fiskalne (i e-paragony fiskalne) oraz system KSeF są od siebie technicznie i prawnie niezależne.
Paragon elektroniczny (e-paragon) Podstawa prawna Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług określa, iż podatnik ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny. Nowelizacja z dnia 1 kwietnia 2020 r. wprowadziła możliwość wydawania paragonów w postaci elektronicznej, o ile jest to dokonywane za zgodą nabywcy i przesyłane w sposób z nim uzgodniony. Zasady udzielania zgody i dokonywania uzgodnień nie są regulowane.
Pkt 8 tego samego ustępu przygotowuje możliwość zaprzestania wydruku paragonów z urządzenia fiskalnego, a taka możliwość została wprowadzona w rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (). Na podstawie tego rozporządzenia sprzęt fiskalny ma możliwość niedokonywania wydruku oraz wystawienia i wydania nabywcy paragonu wyłącznie w postaci elektronicznej. Ustawodawca przewiduje zatem możliwość całkowitego zaprzestania wystawiania i wydawania paragonów w postaci papierowej.
Należy zwrócić uwagę na otwarty charakter zmiany i dobrowolność dla obu stron transakcji: sprzedawca nie ma obowiązku ich wydawania, a nabywca zawsze ma możliwość otrzymania paragonu papierowego. Otwarty model e-paragonu jest zabiegiem celowym, umożliwiającym przedsiębiorcom wybór optymalnego rozwiązania pod kątem własnych potrzeb.
Możliwość wystawiania e-paragonów zyskali wyłącznie podatnicy, którzy używają urządzeń fiskalnych online (ograniczenie nałożone przez art. 145a ust. 12 ustawy) oraz kas mających postać oprogramowania. Ograniczenie wprowadzono, aby zachęcić przedsiębiorców do przechodzenia na sprzęt fiskalny online i w efekcie szybciej dokonać uszczelnienia systemu podatkowego.
Kwestie techniczne Wystawianie dokumentu