Rozporządzenie Ministra Finansówz dnia 29 kwietnia 2019 r.w sprawie kas rejestrujących 1)Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 92). Spis treści Treść rozporządzenia Rozdział 1 - przepisy ogólne Rozdział 2 - sposób prowadzenia ewidencji oraz warunki i sposób używania kas Rozdział 3 - warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis Rozdział 4 - terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas Rozdział 5 - przepisy przejściowe i przepis końcowy Załącznik nr 1 - Informacja o zasadach ewidencji (wzór) Załącznik nr 2 - Wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do centralnego repozytorium kas w ustalonych odstępach czasowych (wzór) Załącznik nr 3 - Zgłoszenie/aktualizacja zgłoszenia danych dotyczących kasy przez podatnika (wzór) Załącznik nr 4 - Protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej (wzór) Załącznik nr 5 - Wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas (wzór) Załącznik nr 6 - Zgłoszenie/aktualizacja zgłoszenia danych dotyczących kasy przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis (wzór) Załącznik nr 7 - Wzór identyfikatora serwisanta kas (wzór) Załącznik nr 8 - Lista serwisantów (wzór) Treść rozporządzenia Na podstawie art. 111 ust. 7a oraz art. 145a ust. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.2)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 2193, 2215, 2244, 2354, 2392 i 2433 oraz z 2019 r. poz. 675.) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa: 1) sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwanej dalej „ewidencją”, w tym o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, zwanych dalej „kasami”, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu kas oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów; 2) termin zgłoszenia kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego; 3) warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas; 4) terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas. § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 1) dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy: a) w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny, b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy; 2) dokumencie niefiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, inny niż dokument fiskalny, zawierający w szczególności oznaczenie „NIEFISKALNY” oraz niezawierający logo fiskalnego; 3) dokumencie w postaci elektronicznej - rozumie się przez to utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej oraz przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas; 4) fiskalizacji - rozumie się przez to: a) w przypadku kas on-line - jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji, b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego; 5) innym podmiocie - rozumie się przez to agenta, zleceniobiorcę, pośrednika lub inną osobę, która na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innej umowy o podobnym charakterze dokonuje sprzedaży i prowadzi ewidencję tej sprzedaży w imieniu lub na rzecz podatnika obowiązanego do prowadzenia ewidencji; 6) kasie on-line - rozumie się przez to kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy; 7) kasie powierzonej - rozumie się przez to kasę nabytą przez podatnika obowiązanego do prowadzenia ewidencji przy jej użyciu, który na podstawie umowy przekazuje ją innemu podmiotowi do prowadzenia ewidencji sprzedaży wyłącznie na rzecz lub w imieniu tego podatnika; 8) kasie własnej - rozumie się przez to kasę nabytą przez podatnika obowiązanego do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży przy jej użyciu albo kasę nabytą do prowadzenia ewidencji sprzedaży własnej i prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników; 9) książce kasy - rozumie się przez to dokumentację dotyczącą danej kasy, której wzór określają przepisy o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas; 10) logo fiskalnym - rozumie się przez to: a) w przypadku dokumentów fiskalnych w postaci elektronicznej - oznaczenie „PLF”, b) w przypadku dokumentów fiskalnych w postaci papierowej - symbol graficzny, którego wzór określają przepisy o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas; 11) numerze ewidencyjnym - rozumie się przez to: a) w przypadku kas on-line - indywidualny i niepowtarzalny numer nadany kasie podczas fiskalizacji, zapisany w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, identyfikujący kasę w Centralnym Repozytorium Kas, b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - indywidualny i niepowtarzalny numer, który naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie, po zgłoszeniu fiskalizacji przez podatnika i podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis; 12) numerze unikatowym - rozumie się przez to indywidualny i niepowtarzalny numer nadany pamięci fiskalnej, identyfikujący jednoznacznie każdą kasę z zawartą w niej pamięcią fiskalną; 13) pamięci chronionej - rozumie się przez to urządzenie trwale zawarte w kasie on-line, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych przy użyciu tej kasy i innych danych związanych z używaniem kasy pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej; 14) pamięci fiskalnej - rozumie się przez to urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych; 15) pamięci operacyjnej - rozumie się przez to pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy; 16) paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży; 17) paragonie fiskalnym anulowanym albo fakturze anulowanej - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy, potwierdzający niewykonanie rozpoczętej sprzedaży; 18) podatku - rozumie się przez to podatek od towarów i usług; 19) podmiocie dokonującym wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas - rozumie się przez to osobę prawną, jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej oraz osobę fizyczną, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej dokonała wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy i wprowadza ją do obrotu na terytorium kraju; 20) podmiocie oddającym kasy w używanie - rozumie się przez to przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. poz. 646, 1479, 1629, 1633 i 2212), prowadzącego działalność w zakresie oddawania w używanie kas on-line na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze; 21) podmiocie prowadzącym serwis - rozumie się przez to przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, wykonującego działalność prowadzenia serwisu i posiadającego zlecenie podmiotu prowadzącego serwis główny na prowadzenie serwisu; 22) podmiocie prowadzącym serwis główny - rozumie się przez to: a) producenta krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis, b) podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis, c) podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy, o której mowa w § 48 ust. 1 - który w zakresie organizacji i prowadzenia serwisu głównego posiada siedzibę lub miejsce zamieszkania albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 23) producencie - rozumie się przez to producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas; 24) producencie krajowym - rozumie się przez to osobę prawną, jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej oraz osobę fizyczną, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła dany typ kasy i wprowadza ją do obrotu na terytorium kraju; 25) programie archiwizującym - rozumie się przez to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych; 26) programie do odczytu pamięci - rozumie się przez to zewnętrzny program umożliwiający w kasach on-line bezpośredni i lokalny odczyt oraz weryfikację i prezentację danych z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej przez interfejsy komunikacyjne; 27) raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym - rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy; 28) raporcie fiskalnym fiskalizacji - rozumie się przez to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy on-line, potwierdzający dokonanie fiskalizacji i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas; 29) raporcie fiskalnym zdarzeń - rozumie się przez to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy on-line zawierający dane o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kasy, w szczególności dla prawidłowości prowadzenia ewidencji, które wystąpiły podczas używania kasy, w tym o: a) zmianie stawek podatku, b) fiskalizacji, c) zakończeniu pracy kasy w trybie fiskalnym, d) włączeniu i wyłączeniu trybu serwisowego, e) wymianie pamięci chronionej powiązanej z pamięcią fiskalną, f) datach wykonania przeglądów technicznych wraz z polem do wprowadzenia numeru identyfikatora serwisanta, g) zmianie adresu punktu sprzedaży; 30) serwisancie - rozumie się przez to osobę fizyczną działającą w imieniu i na rzecz podmiotu prowadzącego serwis główny lub serwis, która wykonuje serwis i posiada upoważnienie do wykonywania serwisu i identyfikator serwisanta, wystawione przez podmiot prowadzący serwis główny; 31) serwisie - rozumie się przez to czynności obejmujące fiskalizację, naprawy, konserwację i przeglądy techniczne kas; 32) trybie fiskalnym - rozumie się przez to tryb pracy kasy obejmujący nieprzerwany okres od dokonania fiskalizacji do wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego albo łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego; 33) trybie serwisowym - rozumie się przez to tryb pracy kasy dostępny wyłącznie dla wykonującego serwis po usunięciu plomby kasy; 34) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Rozdział 2 sposób prowadzenia ewidencji oraz warunki i sposób używania kas Oddział 1 przepisy ogólne § 3. 1. Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji. 2. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. 3. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej: 1) datę sprzedaży; 2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy; 3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi; 4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży; 5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży; 6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży; 7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. 4. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji: 1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego); 2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości. § 4. Podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną od podatku. § 5. 1. Podatnik, który ma obowiązek prowadzenia ewidencji, zlecając wykonywanie sprzedaży innemu podmiotowi, przekazuje kasę powierzoną lub zobowiązuje go do prowadzenia ewidencji sprzedaży na swoją rzecz lub w swoim imieniu przy użyciu kasy własnej tego podmiotu. 2. W przypadku gdy inny podmiot jest obowiązany również do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, ewidencjonuje przy użyciu kasy własnej na potrzeby obliczenia osiąganej przez siebie wartości sprzedaży i wysokości podatku całą wartość sprzedaży własnej i prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników. 3. Przekazanie innemu podmiotowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie innego podmiotu do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu nabytej przez ten podmiot kasy własnej, następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej. § 6. 1. Podatnicy, prowadząc ewidencję: 1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; 2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty): a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania, b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo -kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo -kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania; 3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym; 4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny); 5) przypisują oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób: a) literze „A” - jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%, b) literze „B” - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%, c) literze „C” - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%, d) literze „D” - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%, e) literze „E” - jest przypisane zwolnienie od podatku, f) literze „F” i „G” - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy; 6) przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku, o których mowa w pkt 5; 7) przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.3)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 650, 723, 771, 1000, 1039, 1075, 1499, 1540, 1544, 1629, 1693, 2126, 2193, 2244 i 2354 oraz z 2019 r. poz. 60, 492, 694 i 730.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), i zapewniają do nich dostęp; 8) umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych; 9) zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonów fiskalnych i faktur, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. 2. Podatnicy używający kas rozliczających więcej niż jedną transakcję równocześnie, zamykają wszystkie rozpoczęte w ciągu danej doby transakcje przed wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. 3. Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. 4. Osoba, o której mowa w ust. 3, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. 5. Informacja o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, są sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby, o której mowa w ust. 3. 6. Wzór informacji o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. § 7. 1. Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używaj