Rozporządzenie Ministra Finansówz dnia 26 maja 2020 r.w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania 1)Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 2265). Spis treści Treść rozporządzenia Rozdział 1 - Przepisy ogólne Rozdział 2 - Wymagania techniczne dla kas Rozdział 3 - Sposób używania kas Rozdział 4 - Rodzaje danych zawartych we wniosku o wydanie potwierdzenia oraz rodzaje dokumentów i urządzeń niezbędnych do wydania potwierdzenia Rozdział 5 - Okres, na który jest wydawane potwierdzenie Rozdział 6 - Zakres badań kasy oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu z badań kasy Rozdział 7 - Sposób oznaczania kasy numerami unikatowymi i warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu Rozdział 8 - Przepis końcowy Załącznik nr 1 - Wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych, wystawianych dokumentów, pracy kasy oraz kas o zastosowaniu specjalnym Rozdział 1 - Wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych Rozdział 2 - Wymagania techniczne dla kas dotyczące wystawianych dokumentów Rozdział 3 - Wymagania techniczne dla kas dotyczące pracy kasy Rozdział 4 - Wymagania techniczne dla kas o zastosowaniu specjalnym Załącznik nr 2 - Logo fiskalne (wzór) Załącznik nr 3 - Informacja o zasadach ewidencji (wzór) Załącznik nr 4 - Wniosek o wyrejestrowanie kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania z ewidencji kas (wzór) Załącznik nr 5 - Deklaracja o spełnieniu przez kasę funkcji, o których mow^ w art. 111 ust. 6a ustawy, i wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz zgodności z kasą, która była podstawą do wydania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy (wzór) Treść rozporządzenia 2)Niniejsze rozporządzenie zostało notyfikowane Komisji Europejskiej w dniu 29 stycznia 2020 r. pod numerem 2020/38/PL, zgodnie z § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. poz. 2039 oraz z 2004 r. poz. 597), które wdraża dyrektywę (UE) 2015/1535 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 9 września 2015 r. ustanawiającą procedurę udzielania informacji w dziedzinie przepisów technicznych oraz zasad dotyczących usług społeczeństwa informacyjnego (ujednolicenie) (Dz. Urz. UE L 241 z 17.09.2015, str. 1). Na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 i 568) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu tych kas. § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 1) bazie danych kasy - rozumie się przez to bazę zawartą w kasie, w której są zapisywane i przechowywane dane określone w § 1 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia; 2) certyfikacie kasy - rozumie się przez to unikatowy certyfikat klucza publicznego przydzielony danej kasie i w niej zawarty, wystawiany przez producenta tej kasy i podpisany certyfikatem producenta, zawierający numer unikatowy i numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika; 3) certyfikacie producenta - rozumie się przez to certyfikat nadrzędny, którym są podpisywane wyłącznie certyfikaty kas, zawierający dane umożliwiające weryfikację przynależności klucza publicznego do danego producenta; 4) dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne oraz numer unikatowy, obejmujący paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany i raporty fiskalne; 5) dokumencie niefiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, inny niż dokument fiskalny, zawierający w szczególności oznaczenie „NIEFISKALNY” i niezawierający logo fiskalnego; 6) dokumencie w postaci elektronicznej - rozumie się przez to utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w bazie danych kasy, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych; 7) drukarce - rozumie się przez to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez kasę; 8) ewidencji - rozumie się przez to ewidencję sprzedaży prowadzoną przy użyciu kasy; 9) fiskalizacji - rozumie się przez to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę kasy, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji, pobraniem i zapisem w bazie danych kasy harmonogramu przesyłania danych oraz uruchomieniem trybu fiskalnego kasy; 10) kasie - rozumie się przez to kasę rejestrującą mającą postać oprogramowania; 11) kluczu współdzielonym - rozumie się przez to klucz udostępniany przez urząd obsługujący ministra właściwego do spraw finansów publicznych, używany jako klucz wmieszany dla kodów uwierzytelniania wiadomości, opisany w protokole komunikacyjnym przesyłania danych; 12) logo fiskalnym - rozumie się przez to: a) w przypadku dokumentów fiskalnych w postaci elektronicznej - oznaczenie „PLF”, b) w przypadku dokumentów fiskalnych w postaci papierowej - symbol graficzny, którego wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia; 13) numerze ewidencyjnym - rozumie się przez to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany kasie podczas fiskalizacji, zapisany w bazie danych kasy, identyfikujący kasę w Centralnym Repozytorium Kas; 14) numerze unikatowym - rozumie się przez to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany kasie, zapisany w bazie danych kasy, identyfikujący jednoznacznie każdą kasę z przydzielonym jej certyfikatem kasy; 15) paragonie fiskalnym - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży; 16) paragonie fiskalnym anulowanym - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy, potwierdzający niedokonanie rozpoczętej sprzedaży; 17) podatku - rozumie się przez to podatek od towarów i usług; 18) podatniku - rozumie się przez to podatnika podatku od towarów i usług; 19) podpisie cyfrowym - rozumie się przez to dane dołączone do danych lub ich przekształcenie kryptograficzne w rozumieniu normy ISO 7498-2:1989, które pozwalają odbiorcy danych potwierdzić pochodzenie danych i zabezpieczyć je przed fałszerstwem; 20) producencie - rozumie się przez to producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas w celu wprowadzenia ich do obrotu; 21) producencie krajowym - rozumie się przez to osobę prawną, jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej oraz osobę fizyczną mającą siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła i wprowadza do obrotu kasy; 22) programie pracy kasy - rozumie się przez to program odpowiedzialny za realizację funkcji kasy; 23) przesyłaniu danych - rozumie się przez to przesyłanie dokumentów fiskalnych i niefiskalnych oraz innych danych zapisanych w bazie danych kasy do Centralnego Repozytorium Kas, a także przesyłanie z Centralnego Repozytorium Kas do kasy poleceń dotyczących pracy kas; 24) raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym - rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy; 25) raporcie fiskalnym fiskalizacji - rozumie się przez to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy, potwierdzający dokonanie fiskalizacji i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas; 26) raporcie fiskalnym zdarzeń - rozumie się przez to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy zawierający dane o zdarzeniach; 27) skrócie SHA2 - rozumie się przez to skrót kryptograficzny o długości 256 bitów wytworzony przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2, opisany w protokole komunikacyjnym przesyłania danych i umieszczany na wystawianych przy użyciu kasy dokumentach fiskalnych; 28) sumie kontrolnej - rozumie się przez to unikalny ciąg znaków obliczony z zawartości programu przy użyciu algorytmu opisanego w protokole komunikacyjnym przesyłania danych; 29) trybie fiskalnym - rozumie się przez to tryb pracy kasy obejmujący nieprzerwany okres od czasu dokonania fiskalizacji do czasu wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego albo łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego; 30) trybie obsługi kasy - rozumie się przez to tryb pracy kasy, podczas którego kasa nie wystawia dokumentów fiskalnych, nie wykonuje zapisów w bazie danych kasy i zapewnia przesyłanie danych wyłącznie w celu sprawdzenia poprawności działania kasy, w tym jej komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas; 31) trybie tylko do odczytu - rozumie się przez to tryb, w którym jest możliwy odczyt danych z bazy danych kasy zapisanych w okresie poprzedzającym przejście kasy w tryb tylko do odczytu oraz jest niemożliwy zapis kolejnych danych w bazie danych kasy, a także jest niemożliwa zmiana tego trybu na inny; 32) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 33) wystawianiu dokumentu przy użyciu kasy - rozumie się przez to utworzenie i zapis dokumentu w bazie danych kasy, a w przypadku dokumentów w postaci papierowej - także jego wydruk; 34) zdarzeniu - rozumie się przez to zdarzenie określone w § 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia. Rozdział 2 Wymagania techniczne dla kas § 3. 1. Kasa posiada certyfikaty kasy. 2. Certyfikaty kas są ważne nie krócej niż 5 lat i nie dłużej niż 10 lat od daty wystawienia. § 4. 1. Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie: 1) kasy ogólne - kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji; 2) kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży określonych towarów i usług, obejmujące kasy: a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875), b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych, c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”, d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie, e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych, f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług. 2. W kasie mogą być łączone różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas. § 5. Wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych, wystawianych dokumentów, pracy kasy oraz kas o zastosowaniu specjalnym określa załącznik nr 1 do rozporządzenia. Rozdział 3 Sposób używania kas § 6. 1. Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i posiadają ważne certyfikaty kasy. 2. Podatnik zapewnia połączenie kasy z drukarką i jej konfigurację w sposób zapewniający poprawny wydruk zgodny z wymaganiami określonymi w § 1 ust. 6 załącznika nr 1 do rozporządzenia. 3. Podatnik zapewnia konfigurację urządzenia, na którym jest zainstalowana kasa, zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy. 4. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. 5. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji zawierającej: 1) datę sprzedaży; 2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy; 3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi; 4) wartość z podatkiem (brutto) zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży; 5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży; 6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży; 7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. 6. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji pomyłek: 1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego); 2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. 7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości. § 7. Podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną od podatku. § 8. 1. Podatnicy, prowadząc ewidencję: 1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, paragon fiskalny, z zastrzeżeniem § 17; 2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty): a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, z chwilą jej otrzymania, b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo -kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo -kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania; 3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym; 4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) albo łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; 5) przypisują oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób: a) literze „A” - jest przypisana podstawowa stawka podatku w wysokości 22% albo 23%, b) literze „B” - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 7% albo 8%, c) literze „C” - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 5%, d) literze „D” - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 0%, e) literze „E” - jest przypisane zwolnienie od podatku, f) literze „F” i „G” - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy; 6) przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku; 7) przechowują dokumenty fiskalne przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.3)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 924, 1018, 1495, 1520, 1553, 1556, 1649, 1655, 1667, 1751, 1818, 1978, 2020 i 2200 oraz z 2020 r. poz. 285, 568 i 695.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680 oraz z 2020 r. poz. 568), i zapewniają do nich dostęp; 8) zapewniają czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży; 9) przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu. 2. Podatnicy używający kas rozliczających więcej niż jedną transakcję równocześnie, zamykają wszystkie rozpoczęte transakcje przed wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. 3. Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. 4. Osoba, o której mowa w ust. 3, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. 5. Informacja o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, są sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby, o której mowa w ust. 3. 6. Wzór informacji o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia. § 9. 1. Podatnik może używać kasy, która łączy różne kategorie kas, o których mowa w § 4 ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas. 2. W przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas. § 10. 1. Paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy. 2. Do oznaczania skrótów nazw walut stosuje się oznaczenia skrótów nazw walut stosowane przez Narodowy Bank Polski. § 11. Podatnicy używający kas: 1) dokonują sprawdzenia poprawności pracy kasy w zakresie prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku; 2) udostępniają kasy wraz z urządzeniem, na którym kasa jest zainstalowana, do kontroli stanu oprogramowania i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów. § 12. 1. W przypadku awarii kasy związanej z wystąpieni