Przygotowania Przygotowania do Kongresu rozpoczęto na początku 1912 roku. Rada miasta Krakowa na organizację przydzieliła subwencję w wysokości 3000 koron oraz pozwoliła na korzystanie z sali Teatru Starego. Wydano Ilustrowany przewodnik po Krakowie w języku esperanto. 8 sierpnia straż pożarna rozpoczęła dekorowanie miasta. Przed Akademią Handlową i wystawą przemysłową wkopano maszty, na których miały być umieszczone flagi, napisy, a pomiędzy nimi rozwieszone zielone girlandy. Za ich przygotowanie i dekorację wnętrz Akademii i Teatru Starego odpowiedzialny był Zakład Józefitów.
Organizacja Za organizację odpowiadał Komitet, na którego czele stanął Odo Bujwid. Jego siedziba mieściła się przy ul. Radziwiłłowskiej 19. Obrady Kongresu odbywały się w sali Teatru Starego, natomiast pomieszczenia dla prasy, biuro prasowe, spotkania sekcji i wystawa zostały umieszczone na terenie Akademii Handlowej przy ul. Kapucyńskiej. Zaplanowano obrady 28 sekcji (m.in. lekarzy, pocztowców, nauczycieli, katolików i in.). Obrady robocze i plenarne (zaplanowano cztery) Powszechnego Związku Esperantystów (Universala Esperanto Asocio) miały odbywać się w sali Teatru Starego. Za biuro prasowe Kongresu był odpowiedzialny redaktor Jerzy Grzywiński. Bank Krajowy otworzył na parterze kantor, w którym można było wymienić pieniądze.