kilometrówka) ustalana jest na podstawie decyzji kierownika jednostki, przy czym zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z roku 2002 nie mogą być one wyższe niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen; ostatnia nowelizacja miała miejsce w listopadzie 2007).
W jednostkach budżetowych wysokość tych stawek dla poszczególnych środków lokomocji określa odpowiednie rozporządzenie według obowiązujących w Polsce przepisów i zmieniana jest proporcjonalnie do planowanego średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem przyjętego w ustawie budżetowej na dany rok.
Wiele jednostek (zakładów pracy) przyjmuje stawki określone dla jednostek budżetowych. Kierownik jednostki może jednak określić stawki wyższe lub niższe.