Do kosztów podróży służbowej zalicza się: koszty przejazdów, koszty noclegów – za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, a jeśli pracownik nie przedłoży rachunku, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej – jeżeli pracownik ponosi takie koszty, to za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W zależności od decyzji pracodawcy podróż służbowa pracownika może odbywać się z wykorzystaniem: publicznych środków transportu – w takim przypadku za koszty przejazdu przyjmuje się cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów wykorzystania takiego pojazdu dla celów służbowych na zasadach określonych w przepisach w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych