Przebieg konkursu Ogólnopolski Festiwal Kolęd i Pastorałek ma formułę konkursu, którego przebieg jest dwuetapowy. W pierwszym etapie występują wszyscy uczestnicy spełniający wymagania formalne. Przesłuchania odbywają się w grudniu w 31 miastach w Polsce i 2 na Ukrainie. W drugim, styczniowym etapie biorą udział najlepsi uczestnicy pierwszego etapu, bez względu na reprezentowaną kategorię (decyduje liczba uzyskanych punktów) nie więcej jednak niż dwóch przedstawicieli tej samej kategorii. Po trzech dniach finałowych przesłuchań ma miejsce koncert galowy połączony z ogłoszeniem laureatów.
Uczestnicy Udział w konkursie mogą brać wyłącznie amatorzy (w tym dzieci szkół muzycznych stopnia podstawowego).
W konkursie mogą brać udział soliści, duety, zespoły wokalne i wokalno-instrumentalne, zespoły regionalne, schole i chóry działające w szkołach, domach kultury, parafiach, stowarzyszeniach, organizacjach polonijnych, a także osoby niezrzeszone.
Nagrody W trakcie festiwalu przyznawane są nagrody: Grand PrixFestiwalu trzy nagrody /I, II, III miejsce/ w poszczególnych kategoriach nagroda specjalna za najlepsze wykonanie polskiej kolędy lub pastorałki tradycyjnej nagroda specjalna za najlepszą nowoczesną aranżację kolędy (od 2011 roku) wyróżnienia w poszczególnych kategoriach