Przyznawanie Orderu Odznaczenie – w formie medalu przedstawiającego uśmiechnięte słoneczko – przyznawane jest w Polsce przez Międzynarodową Kapitułę Orderu Uśmiechu, mieszczącą się w Warszawie, której sekretariat znajduje się w Świdnicy. Spośród kandydatur nadesłanych przez dzieci z całego świata Kapituła wybiera laureatów. Kawalerem Orderu Uśmiechu zostaje dorosły, którego działalność jest wyjątkowa, nietuzinkowa i przynosi dzieciom najwięcej radości, często ratuje ich życie.
Order przyznawany jest dwa razy do roku – wiosną i jesienią. Historycznie było to pierwszego dnia wiosny i ostatniego dnia lata. Orderu nie przyznaje się osobom zmarłym.
Prawo do używania tytułu Kawalera Orderu Uśmiechu mają jedynie osoby, którym go wręczono zgodnie z ceremoniałem. W wyjątkowych przypadkach Kanclerz Kapituły może wyrazić zgodę na odstąpienie od tradycyjnego ceremoniału, co miało miejsce w przypadku papieża Jana Pawła II, Krystyny Feldman (zmarła przed dekoracją, dlatego Order przekazano pośmiertnie) i króla Arabii Saudyjskiej Abdullaha bin Abdulaziza Al Sauda.