Dzięki temu komputerowe bazy danych umożliwiają szybkie sortowanie rekordów według poszczególnych kategorii lub wyszukiwanie informacji w obrębie tylko wybranych pól.
Rodzaje baz danych Bazy danych można podzielić według struktur organizacji danych, których używają: Bazy proste: kartotekowe hierarchiczne Bazy złożone: relacyjne obiektowe relacyjno-obiektowe strumieniowe temporalne serii czasowych nierelacyjne (NoSQL)
Z wymienionych struktur, w praktyce zdecydowanie najczęściej używane są bazy relacyjne.
Bazy kartotekowe
W bazach kartotekowych każda tablica danych jest samodzielnym dokumentem i nie może współpracować z innymi tablicami. Z baz tego typu korzystają liczne programy typu: książka telefoniczna, książka kucharska, spisy książek, kaset i inne. Wspólną cechą tych baz jest ich zastosowanie w jednym wybranym celu.
Sieciowe bazy danych
Model historyczny, pozwalał tylko na związki binarne; wiele do jeden.
Hierarchiczne bazy danych
Przykładem hierarchicznej bazy danych jest opracowana przez IBM baza IMS (ang. Information Management System).
Bazy relacyjne