Początkowo funkcjonował on w formie numerowanych druków ścisłego zarachowania (bloczków), w których zaświadczenia wystawiano jako papierowy oryginał wraz z dwiema kopiami na papierze samokopiującym: oryginał przesyłany był do ZUS, pierwsza kopia przekazywana była zatrudnionemu (lub bezrobotnemu) celem okazania w miejscu zatrudnienia (lub powiatowym urzędzie pracy), druga kopia pozostawała u wystawcy (okres przechowywania wynosił 3 lata).
Od 16 stycznia 2016 roku wprowadzono możliwość wystawiania zaświadczeń w postaci elektronicznej (e-ZLA). Od 1 grudnia 2018 roku forma elektroniczna stała się obowiązkowa.
W systemie elektronicznym kopia zaświadczenia jest automatycznie przesyłana do płatnika składek (miejsca zatrudnienia) lub urzędu pracy. Dotyczy to pracowników, zleceniobiorców, rolników, funkcjonariuszy służb państwowych, żołnierzy czynnej służby wojskowej, sędziów (w tym sędziów Trybunału Konstytucyjnego), prokuratorów oraz bezrobotnych. W przypadku osób zatrudnionych w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w Szwajcarii konieczne jest wydanie podpisanego i opieczętowanego wydruku zaświadczenia.