System kancelaryjny – zbiór zorganizowanych i powiązanych ze sobą elementów organizacji (przyjmowanie i redagowanie dokumentów, sposób ich rejestracji, obiegu i układu akt powstających w toku bieżącej działalności organizacji) mających wpływ na formę akt.
Współcześnie w Polsce są stosowane różne warianty rzeczowego systemu kancelaryjnego – systemu akt spraw opartego na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
System kancelaryjny dziennikowy thumb|System kancelaryjny dziennikowy, dziennik podawczy System dziennikowy polega na formowaniu jednostek aktowych na podstawie numeru pisma z dziennika podawczego. Nie jest to więc system rzeczowy. System dziennikowy zwany też chronologiczno-numerowym stosowany był w Cesarstwie Austriackim, a potem w Austro-Węgrzech, w tym także administracji Galicji. Główną pomocą kancelaryjną służącą nie tylko do rejestracji (ewidencji) korespondencji był dziennik podawczy (nazywany także dziennikiem korespondencyjnym, journalem), w którym rejestrowane były wszystkie pisma wpływające i wysyłane z jednostki organizacyjnej. Od księgi tej system kancelaryjny przyjął też swoją nazwę. W prostym systemie dziennikowym korespondencję układano w wiązki według kolejności wpływu o z góry określonej wielkości np. 500 kart.