Dalszymi konsekwencjami rezygnacji z tradycyjnego dziennika podawczego była zmiana sposobu oznakowania pisma; zamiast numeru kolejnego z dziennika brany był numer z rejestru (spisu spraw). W ten sposób znak sprawy: Og-021-3 oznacza, że jest to trzecia sprawa zarejestrowana w spisie spraw, w teczce oznaczonej Og-021, powstała w wydziale o symbolu Og.
W tym systemie rejestrację akt i ich układ oparto nie na dzienniku podawczym, ale na wykazie akt, jako pomocy ułatwiającej szybkie dotarcie do konkretnego rodzaju sprawy.
thumb|System kancelaryjny mieszany
Stan współczesny Obecnie w Polsce powszechnie stosowany jest rzeczowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt spraw z klasyfikacją dziesiętną. Istotne jego modyfikacje dopuszcza wprowadzenie EZD w urzędach administracji ogólnej (od 2011 r.). Współczesne przepisy przewidują uporządkowanie i przekazanie teczki aktowej do archiwum organizacji po przechowywaniu w komórce organizacyjnej przez dwa pełne lata kalendarzowe.