Ewidencja archiwum zakładowego całość dokumentacji przechowywanej w archiwum, czyli materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna musi być ujęta w ewidencji. Są dwa powody takiego postępowania: ewidencja przechowywanych akt umożliwia określenie kategorii akt, ich ilości oraz stanu, jak również umożliwia odszukanie i ewentualne udostępnianie ich.
Na ewidencję archiwum zakładowego składają się następujące druki:
Spisy zdawczo-odbiorcze Sporządzane są osobno dla dokumentacji niearchiwalnej i osobno dla materiałów archiwalnych, w dwóch egzemplarzach. Spisy zdawczo-odbiorcze stanowią równocześnie inwentarz akt przechowywanych w archiwum od początku istnienia, a w związku z tym numeracja ich musi być ciągła. Nie można też nadawać numerów spisów w obrębie roku. Drugie egzemplarze, tzw. robocze, gdyż na nie nanosi się informacje np. o brakowaniu dokumentacji, powinny być ułożone w teczkach narastająco, w sposób, który odzwierciedla układ organizacyjny jednostki, pozwala to na łatwiejsze korzystanie z zasobu archiwum.
center|650px|