Analiza sytuacji (zbadanie sytuacji)
Odpowiednio szczegółowa analiza w ramach etapu pierwszego obejmuje następujące aspekty: definicję problemu (niejasności przy definiowaniu mogą wynikać z mylenia objawów z problemami), ustalenie przyczyn problemu (diagnozowanie przyczyn może w niektórych przypadkach opierać się na wykorzystaniu intuicji, bowiem nie są one zazwyczaj oczywiste, a osobiste doświadczenie, czy też zakres odpowiedzialności, mogą być przyczyną subiektywnej identyfikacji), określenie celów podjęcia decyzji (ustalenie, co mogłoby stanowić skuteczne rozwiązanie zdefiniowanego wcześniej problemu, umożliwiające osiągnięcie celów organizacji). Wynikiem etapu jest jasno i precyzyjnie sformułowany problem, opracowany na podstawie szczegółowej analizy dokumentacji, literatury przedmiotu, dyskusji, narad, konferencji itp. Bezpośredni kontakt pozwala na bieżące korygowanie niejasności i dostosowanie treści informacji do rzeczywistych potrzeb odbiorcy.