Spotkania Konsorcjum odbywają się dwukrotnie w ciągu roku, zarówno stacjonarnie w ogrodach członkowskich, jak również w trybie elektronicznym (organizatorem jest BGCI); International Association of Botanic Gardens (IABG) – organizacja członkowska utworzona w 1954 r. jako podkomisja Międzynarodowej Unii Nauk Biologicznych (IUBS), która zorganizowała kolokwium na temat „Naukowej organizacji ogrodów botanicznych” podczas VIII Międzynarodowego Kongresu Botanicznego w Paryżu w dniach 4–6 czerwca 1953 r.
Rada Ogrodów Botanicznych i Arboretów współorganizowała konferencje oraz sympozja międzynarodowych sieci Botanic Gardens in the Baltic Sea Region oraz uczestniczyła m.in. w pracach związanych z organizacją Światowego Kongresu Edukacyjnego BGCI. Stowarzyszenie wspólnie z wybranym ogrodem co roku organizuje również zjazd ogrodów botanicznych i arboretów połączony z konferencją naukową.
Władze Posiedzenia Rady Ogrodów Botanicznych i Arboretów w Polsce odbywają się minimum raz w roku, przewodniczy im dr Grażyna Szymczak.