W okresie jednego roku odznaka nadawana jest najwyżej piętnastu osobom fizycznym i pięciu podmiotom nie będącym osobami fizycznymi.

Autorem projektu graficznego odznaki jest artysta plastyk Tadeusz Gajl.

Osoby fizyczne odznakę noszą na lewej piersi (po wszystkich posiadanych odznaczeniach państwowych, a przed odznaczeniami innych państw), wyłącznie na ubiorze wizytowym, głównie podczas świąt państwowych i regionalnych, uroczystości państwowych, regionalnych i wojskowych.

Wygląd Odznaka dla osób fizycznych ma kształt medalu wykonanego z metalu w kolorze oksydowanego srebra, o średnicy 40 mm. Na stronie głównej widnieje godło z herbu Województwa Podlaskiego, na owalnej, czerwono emaliowanej tarczy, ujętej wieńcem z dwóch stylizowanych gałązek wawrzynu z przewiązką u dołu z prostokątnym uszkiem do zawieszania u góry, w przerwie wieńca. Strona odwrotna gładka, z umieszczonym wewnątrz numerem kolejnym odznaki; całość okolona majuskułowym napisem ZA ZASŁUGI DLA WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO. Odznakę nosi się zawieszoną na rypsowej, czterobarwnej wstążce szerokości 36 mm w barwach flagi województwa podlaskiego, z pasami równej szerokości umieszczonymi pionowo;