Upravljanje vremenom je proces planiranja i vršenja svjesne kontrole vremena utrošenog na određene aktivnosti, posebno za povećanje efikasnosti, kvaliteta i produktivnosti. Uključuje balansiranje različitih zahtjeva pred osobom koji se odnose na posao, društveni život, porodicu, hobije, lične interese i obaveze sa konačnom prirodom vremena. Efikasno korištenje vremena daje osobi "izbor" o trošenju ili upravljanju aktivnostima u svoje vrijeme i svrsishodnost. Upravljanje vremenom može biti potpomognuto nizom vještina, alata i tehnika koje se koriste za upravljanje vremenom kada se izvršavaju specifični zadaci, projekti i ciljevi u skladu s rokom. U početku se upravljanje vremenom odnosilo samo na poslovne ili radne aktivnosti, ali se vremenom pojam proširio i uključio i lične aktivnosti. Sistem upravljanja vremenom je dizajnirana kombinacija procesa, alata, tehnika i metoda. Upravljanje vremenom je obično neophodno u svakom upravljanju projektom jer određuje vrijeme i obim završetka projekta.
Glavne teme koje proizilaze iz literature o upravljanju vremenom uključuju sljedeće: Stvaranje okruženja pogodnog za efektivnost (u smislu isplativosti, kvaliteta rezultata i vremena za završetak zadataka ili projekta) Određivanje prioriteta Povezani proces smanjenja vremena utrošenog na neprioritete Implementacija ciljeva
Kulturološki pogledi na upravljanje vremenom Razlike u načinu na koji kultura gleda na vrijeme mogu uticati na način na koji se upravlja njihovim vremenom. Naprimjer, pogled na linearno vrijeme je način zamišljanja vremena kao da teče iz jednog trenutka u drugi na linearan način. Ova linearna percepcija vremena preovlađuje u Americi zajedno sa većinom sjevernoevropskih zemalja, kao što su Njemačka, Švicarska i Engleska. Ljudi u ovim kulturama imaju tendenciju da pridaju veliku vrijednost produktivnom upravljanju vremenom i skloni su izbjegavanju odluka ili radnji koje bi rezultirale gubitkom vremena. Ovaj linearni pogled na vrijeme korelira s tim da su ove kulture više „monohronične“, ili više vole da rade samo jednu stvar u isto vreme. Uopćeno govoreći, ovaj kulturološki pogled vodi ka boljem fokusu na izvršavanje jedinstvenog zadatka i stoga produktivnijem upravljanju vremenom.
Još jedan kulturni pogled na vreme je pogled „više aktivnog vremena“. U multiaktivnim kulturama, većina ljudi smatra da što se više aktivnosti ili zadataka radi odjednom, to bolje. Ovo stvara osjećaj sreće. Multiaktivne kulture su „polihronične“ ili više vole da rade više zadataka odjednom. Ovaj multiaktivni pogled na vreme je istaknut u većini zemalja južne Evrope, kao što su Španija, Portugal i Italija. U ovim kulturama ljudi često provode vreme na stvarima za koje smatraju da su više važno kao što je pridavanje velike važnosti završetku društvenih razgovora. U poslovnim okruženjima često obraćaju malo pažnje na to koliko dugo sastanci traju, već je fokus na održavanju sastanaka visokog kvaliteta. Općenito, kulturni fokus teži da bude na sinergiji i kreativnosti u odnosu na efikasnost.
Konačni kulturni pogled na vrijeme je pogled na ciklično vrijeme. U cikličnim kulturama, vrijeme se ne smatra ni linearnim ni povezanim s događajima. Budući da se dani, mjeseci, godine, godišnja doba i događaji dešavaju u redovnim ponavljajućim pojavama, vrijeme se posmatra kao ciklično. U ovom pogledu, vrijeme se ne smatra izgubljenim jer će se uvijek vratiti kasnije, stoga ga postoji neograničena količina. Ovaj ciklični pogled na vrijeme preovlađuje u većini zemalja u Aziji, uključujući Japan i Kinu. U kulturama s cikličnim konceptom vremena važnije je ispravno završiti zadatke, stoga će većina ljudi provesti više vremena razmišljajući o odlukama i utjicaju koji će imati, prije nego što postupe prema svojim planovima. Većina ljudi u cikličnim kulturama imaju tendenciju da shvate da druge kulture imaju različite perspektive vremena i da su toga svjesni kada djeluju na globalnoj sceni.
Stvaranje efektivnog okruženja Neka literatura o upravljanju vremenom naglašava zadatke vezane za stvaranje okruženja pogodnog za "stvarnu" efektivnost. Ove strategije uključuju principe kao što su: "organiziranost" - trijaža papirologije i zadataka, "zaštita vremena" izolacijom, izdvajanjem i delegiranjem, "postizanje kroz upravljanje ciljem i kroz fokusiranje na cilj" – motivacijski naglasak, "oporavak od lošeg vremenuh navika" – oporavak od osnovnih psiholoških problema, npr. odugovlačenje.
Također, važno je i vrijeme rješavanja zadataka. Pošto se zadaci koji zahtijevaju visoku razinu koncentracije i mentalne energije često rade na početku dana kada je osoba svježija. Literatura se takođe fokusira na prevazilaženje hroničnih psiholoških problema kao što je odlaganje.
Pretjerana i kronična nesposobnost efikasnog upravljanja vremenom može biti posljedica poremećaja deficita pažnje i hiperaktivnosti (ADHD) ili poremećaja nedostatka pažnje (ADD). Dijagnostički kriteriji uključuju osjećaj neuspjeha, poteškoće s organiziranjem, poteškoće pri započinjanju, probleme u upravljanju mnogim istovremenim projektima i probleme s praćenjem. Daniel Amen se fokusira na prefrontalni korteks koji je najnoviji dio mozga. Upravlja funkcijama raspona pažnje, upravljanja impulsima, organizacije, učenja iz iskustva i samokontrole, između ostalog. Neki autori tvrde da je promjena načina rada prefrontalnog korteksa moguća i nude rješenje.
Postavljanje prioriteta i ciljeva
Strategije upravljanja vremenom često se povezuju sa preporukom da se postave lični ciljevi. Literatura naglašava teme kao što su: "Rad u prioritetnom redosledu" – postavite ciljeve i odredite prioritete, "Postavite gravitacijske ciljeve" – koji automatski privlače akcije.
Ovi ciljevi se bilježe i mogu se raščlaniti na projekt, akcijski plan ili jednostavnu listu zadataka. Za pojedinačne zadatke ili za ciljeve može se utvrditi ocjena važnosti, odrediti rokovi i dodijeliti prioriteti. Ovaj proces rezultira planom sa listom zadataka, rasporedom ili kalendarom aktivnosti. Autori mogu preporučiti dnevne, sedmične, mjesečne ili druge periode planiranja, povezane s različitim obimom planiranja ili pregleda. To se radi na različite načine, i to:
ABCD analiza Tehnika koja se već dugo koristi u poslovnom upravljanju je kategorizacija velikih podataka u grupe. Ove grupe su često označene A, B, C i D – otuda i naziv. Aktivnosti su rangirane prema ovim općim kriterijima: A – zadaci koji se smatraju hitnim i važnim, B – zadaci koji su važni, ali nisu hitni, C – zadaci koji su nevažni, ali hitni, D – zadaci koji su nevažni i nisu hitni. Svaka grupa se zatim rangira po prioritetu - da bi se dalje precizirao prioritet, neki biraju da zatim prisilno rangiraju sve stavke "B" kao "A" ili "C". ABC analiza može uključiti više od tri grupe.
ABC analiza se često kombinuje sa Pareto analizom.
Pareto analiza
Pareto princip je ideja da 80% posljedica dolazi iz 20% uzroka. Primijenjeno na produktivnost, to znači da se 80% rezultata može postići obavljanjem 20% zadataka. Ako je produktivnost cilj upravljanja vremenom, onda bi ovim zadacima trebalo dati veći prioritet.
Eisenhowerov metod thumb|right|280px|Osnovna "Eisenhowerova kutija" koja pomaže u procjeni hitnosti i važnosti. Stavke se mogu postaviti na preciznije tačke unutar svakog kvadranta.
„Ajzenhauerov metod " ili "Eisenhower princip" je metod koji koristi principe važnosti i hitnosti za organiziranje prioriteta i radnog opterećenja. Ovaj metod proizlazi iz citata koji se pripisuje Dwightu D. Eisenhoweru: "Imam dvije vrste problema, hitan i važan. Hitno nije važno, a važno nikad nije hitno." Eisenhower nije tvrdio ovaj uvid za sebe, već ga je pripisao (neimenovanom) "bivšem predsjedniku koledža."Background on the Eisenhower quote and citations to how it was picked up in media references afterwards are detailed in:
Koristeći Eisenhowerov princip odlučivanja, zadaci se procjenjuju po kriterijima važno/nevažno i hitno/nije hitno,Drake Baer (April 10, 2014), "Dwight Eisenhower Nailed A Major Insight About Productivity" , Business Insider, (accessed 31 March 2015) a zatim stavlja u odgovarajuće kvadrante u Ajzenhauerovu matricu (takođe poznat kao "Ajzenhauerova kutija" ili "Ajzenhauerova matrica odluka""). Zadaci u kvadrantima se tada rješavaju na sljedeći način.
Važni/hitni zadaci kvadranta se obavljaju odmah i lično, npr. krize, rokovi, problemi. Važni/nehitni zadaci kvadranta dobijaju datum završetka i obavljaju se lično, npr. odnosi, planiranje, rekreacija. Delegiraju se nevažni/hitni zadaci kvadranta, npr. prekidi, sastanci, aktivnosti. Nevažni/nehitni zadaci kvadranta se odbacuju, npr. gubici vremena, prijatne aktivnosti, trivijalnosti.
POSEC metod POSEC je akronim za "Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing". Metod diktira šablon koji naglašava neposredan osjećaj emociojske i novčane sigurnosti prosječne osobe. To sugerira da ako se prvo brine o svojim ličnim odgovornostima, pojedinac je bolje pozicioniran da preuzme kolektivne odgovornosti.
Akronimu je svojstvena hijerarhija samospoznaje, koja odražava Abraham Maslow hijerarhiju potreba. Podredite prioritet svom vremenu i odredite svoj život prema ciljevima. Oorganizirajte stvari koje morate redovno ostvarivati da biste bili uspješni (porodica i finansije). Spodesite stvari koje možda ne volite da radite, ali morate da radite (posao i kućni poslovi). Eekonomizirajte stvari koje biste trebali raditi ili možda čak želite raditi, ali nisu prijeko hitne (zabave i druženje). Cdoprinosite obraćajući pažnju na nekoliko preostalih stvari koje čine razliku (društvene obaveze).
Uklanjanje neprioriteta
Upravljanje vremenom također pokriva kako eliminirati zadatke koji ne pružaju vrijednost pojedincu ili organizaciji.
Prema saradniku "Wall Street Journala" Jaredu Sandbergu, — a report on to-do lists and the people who make them and use them liste zadataka "nisu ključ produktivnosti [za koji su] razbijene". On izvještava kako se procjenjuje da "30% popisivača provodi više vremena upravljajući svojim listama nego [oni] dovršavajući ono što je na njima".
Izvršna direktorica softvera Elisabeth Hendrickson tvrdi — an anecdotal discussion of how to-do lists can be tyrannical da kruto pridržavanje lista zadataka može stvoriti "tiraniju liste obaveza" koja prisiljava nekoga da "gubi vrijeme na nevažne aktivnosti".
Svaki oblik stresa se smatra oslabljenim za učenje i život; čak i kada bi se prilagodljivost mogla steći, njeni efekti su štetni. Ali stres je neizbježan dio svakodnevnog života, i Reinhold Niebuhr sugerira da je bolje suočiti se s njim, kao da imate "spokoj da prihvatite stvari koje ne možete promijeniti i imati hrabrosti promijeniti stvari koje možete."
Dio postavljanja prioriteta i ciljeva je emocija „briga“, a njena funkcija je da ignoriše sadašnjost kako bi se fiksirala na budućnost koja nikada ne stiže, što dovodi do beskorisnog trošenja nečijeg vremena i energije. To je nepotreban trošak ili lažni aspekt koji može ometati planove zbog ljudskih faktora. Eisenhowerov metod je strategija koja se koristi za nadmetanje s brigama i dosadnim imperativnim zadacima. Briga kao stres je reakcija na skup faktora okoline; razumijevanje da ovo nije dio osobe daje osobi mogućnosti da upravlja njima. Sportisti pod vodstvom trenera nazivaju ovo rukovodstvo kao "izbacivanje u igru."
Promjena je teška, a svakodnevni životni obrasci su najdublje ukorijenjene navike od svih. Kako bi se eliminirali neprioriteti u vremenu učenja, predlaže se podijeliti zadatke, uhvatiti trenutke, preispitati način rukovanja zadacima, odgoditi nevažne zadatke (shvatajući da trenutna relevantnost zadatka i osjećaj hitnosti odražavaju želje osobe, a ne zadatka važnost), upravljati životnom ravnotežom (odmor, san, dokolica) i varati slobodno i neproduktivno vrijeme (slušanje audio zapisa predavanja, prolaženje kroz prezentacije predavanja u redu itd.).