La preservació digital tracta l'aplicació de tècniques i mètodes que permeten garantir que la informació emmagatzemada digitalment en qualsevol tipus de format, programa, maquinària o sistema, continuïn sent accessibles en el futur. Amb l'explosió de les tecnologies de la informació cada vegada existeixen més documents nascuts digitals, sovint efímers, i digitalitzacions de documents fetes per les institucions que han de ser preservades mantenint la seva integritat, fiabilitat, llegibilitat i funcionalitat.
miniatura|Canvi a noves tecnologies
La societat contemporània té com un dels seus eixos més importants la informació, i aquesta, al llarg dels anys ha variat el format i suport en què s'ha enregistrat, fins a arribar a l'actual document electrònic. Amb aquestes variacions també ha canviat la mateixa preservació dels documents, que continuen sent, ja sigui en suport digital o de paper, una necessitat, ja que “la condició humana aprèn del passat i per saber del passat, es depèn de la preservació del coneixement generat llavors” i és aquí on resideix la importància de la preservació. En un món totalment informatitzat, la preservació (i els responsables, per tant, d'aquesta preservació) han d'emmotllar-se a les condicions dels documents a preservar, en aquest cas, el món digital.
Segons la Federació Internacional d'Associacions Bibliotecàries (IFLA) “la preservació digital comprèn totes les consideracions relacionades amb la gestió, administració, finançament i recursos humans que tendeixen a salvaguardar el benestar de les col·leccions de biblioteques” i segons la American Library Association (ALA) diu que la preservació digital són “activitats associades al manteniment en bones condicions del material d'arxiu i bibliotecari per a la seva utilització en forma original”. Altres organismes com la UNESCO fomenten i enforteixen la cultura de preservació digital, així, en la seva Carta per a la Preservació del Patrimoni Digital diu “entenent que aquest patrimoni digital es troba en perill d'extinció, i que la seva preservació en benefici de les futures generacions actuals és una preocupació urgent per al món sencer”. Però, el col·lectiu d'arxivers parla sobre la preservació digital de documents autèntics.
La preservació digital de documents autèntics designa els processos que es recorren a fi de conservar informació i qualsevol altre tipus de patrimoni existent en forma digital. No es pot dir que s'han preservat objectes digitals si s'ha perdut l'accés a ells, s'han deteriorat o han sofert alteració. Per a L. Duranti el terme es completa amb un adjectiu, si prenem "electrònic" com a sinònim de "digital", com: "Conservació d'arxius electrònics autèntics ". I és que aquest últim qualificatiu no és fútil. Per a tenir accés al patrimoni digital s'instauren els anomenats "Programes de Preservació", definits com un conjunt coherent de disposicions preses per a preservar materials digitals que abasten aspectes des de la responsabilitat de la preservació, la política i l'estratègia de la conservació, fins a la seva aplicació. Per al projecte InterPARES totes les accions destinades a gestionar documents d'arxiu a llarg termini estan vinculades, són interdependents, per a mantenir la seva integritat i la seva conservació. Aquestes directrius s'organitzen d'acord amb una seqüència, el que denominen “Cadena de preservació".
Característiques de la preservació digital La preservació digital comparteix amb la preservació tradicional alguns aspectes. Hi ha entre aquests dos tipus de preservacions. Les dues comparteixen la idea que la preservació no implica tècniques aïllades sinó que es tracta d'una sèrie d'activitats; que la finalitat de la preservació és la seva futura utilització; i que es pretén preservar el document físic, a més de la informació que aquest conté. La preservació digital té i incorpora conceptes nous, com el de l'accessibilitat, per garantir la conservació del material digital fins que sigui necessari malgrat l'evolució constant de la tecnologia.
Lobjectiu és preservar per a la utilització de la informació, però amb l'avanç tecnològic no és suficient preservar la cosa física sinó que és necessari preservar el mateix contingut del document. Aquest problema, amb la preservació tradicional no existia, ja que preservant el document físic, es preservava també el contingut.
A manera de resum: què fas amb un disquet si no tens una màquina que pugui llegir-lo? Per preservar el contingut els professionals que es dediquen a la preservació han de garantir la seva usabilitat, ja que no serveix de res conservar el suport físic del document si després no hi ha una estructura electrònica que ho pugui interpretar. La principal diferència en la preservació digital és el mateix subjecte al qual es refereix, és a dir, el document electrònic. Per document electrònic s'entén aquell document que requereixi una màquina que funcioni de forma electrònica, sigui analògica o digital, per a poder ser reproduït o visualitzat.
Joan Soler dubta de la utilització del terme "preservació digital”: “si la tecnologia d'encapsulament és la digital, perquè seguim parlant de preservació de documents electrònics i no digitals? El que fa l'actual tecnologia és codificar els productes d'informació en uns i zeros. Si en un futur, una nova tecnologia modifica la forma de codificar els productes de la informació, llavors, la preservació digital haurà de canviar el seu nom. Això no passa amb el concepte de document electrònic, que és aquell document que necessitarà sempre ser llegit o interpretat per una màquina associada a fluxos d'electricitat”. Així, es pot parlar d'una preservació electrònica, encara que, com veurem a continuació, les estratègies són en bona part digitals.
Història Els problemes tecnològics van ser els primers identificats a mitjan 90'. El març de 1995 apareix publicat en la revista Scientific American (Investigació i Ciència) un article de Jeff Rothenberg sota el títol: “Són perdurables els documents digitals?”. El 14 de novembre de 1991 el Consell de Ministres de la Comunitat Europea i els Ministres de Cultura dels estats membres adopten una resolució per a crear un grup d'experts que avaluai el paper dels arxius, tant en el vessant administratiu com en el vessant històric. Un any després, novembre de 1992 es presenta un informe amb la proposta de crear un fòrum sobre la documentació en suport electrònic, el DLM Fòrum.
El primer DLM Fòrum es va celebrar el 18 al 20 de desembre de 1996, a Brussel·les, organitzat conjuntament pels membres dels estats de la Unió Europea i per la Secretaria General i la Direcció general XII de la Comissió Europea. Es va centrar a aconseguir directrius per a millors pràctiques, dades de lectura automàtica i documentació electrònica. Es va abordar, per primera vegada, la necessitat d'establir una especificació exhaustiva sobre els requisits de la gestió de documents electrònics d'arxiu. La DG Empresa de la Comissió Europea va encarregar el desenvolupament d'aquest model d'especificació com a part del programa d'intercanvi de dades entre administracions (IDA). El petit equip d'experts de l'empresa Cornwell Affiliates plc., va comptar amb la col·laboració de científics especialitzats de diversos països, formalitzant l'especificació MoReq. Al Forum DLM de Brussel·les en 1999, es va instar a les indústries de les TIC a cooperar amb les Administracions públiques. Se'ls va demanar que aportessin solucions pràctiques i eficaces per a la gestió de continguts i documents electrònics i per a preservar la informació electrònica. Al Congrés de Barcelona els objectius proposats van ser: 1) el document electrònic en si, com original; i 2) el document electrònic com exemplar que substitueix a l'original. En el DLM-Fòrum de Toulouse (12-14 desembre 2008) un dels punts de debat era l'experiència de la implantació de MoReq2.
Problemàtica Els documents digitals no són invulnerables a la seva pròpia essència de canvi constant, i així trobem diverses qüestions ineludibles pel que fa a amenaces a la seva preservació. Aquestes són la seva volatilitat i virtualitat: la facilitat de modificar les dades i la seva independència del suport físic; també la seva dependència d'elements informàtics. Es necessita un programa per interpretar-lo, no és com abans, que en el mateix suport del paper tenies l'accessibilitat d'aquest. Una de les amenaces constants per als recursos digitals és l'obsolescència tecnològica, és a dir, a la incapacitat d'utilitzar els elements informàtics a causa de l'evolució de la tecnologia.
La ràpida obsolescència de la tecnologia, ja detectada des de la dècada dels 90, obliga a continus canvis en els programes i en els equips informàtics que acaben provocant la pèrdua dels mitjans d'accés al patrimoni digital. Les actuals tècniques de preservació: còpies de seguretat, actualització, metadades (tant d'informació del contingut com de la informació descriptiva per a la conservació), preservació de l'entorn tecnològic, migració, utilització d'estàndards, emulació; transfereixen o renoven la informació, però cal repetir-les contínuament, i inevitablement arribarà un moment que s'interromprà aquest procés. Cadascun d'aquests mètodes de conservació té els seus partidaris i els seus detractors, per això, algunes institucions o administracions combinen diverses tècniques de forma simultània.
miniatura|Diferents suports L'obsolescència tecnològica no significa que els recursos digitals hagin deixat de funcionar, sinó que ja no es pot accedir a ells i interpretar-los o fer-los funcionar. Això es deu al fet que la tecnologia ha avançat a un ritme molt accelerat. Tot això passa perquè les dades del document digital estan codificades en un format i es necessita un programari per poder-les interpretar. Per tant, per més que emmagatzemem recursos digitals no gaudirem de la seva informació si no tenim un sistema informàtic per poder interpretar aquests.
Aquest avanç tecnològic es representa en la quantitat de possibles suports físics magnètics que existeixen, així, tenim discos durs, CD-DVD, disquets, cintes DAT, etc. Però el problema no acaba en la varietat de suports físics, sinó en la seva pròpia durabilitat, ja que s'ha d'entendre que són suports fràgils que poden dur a la pèrdua d'informació permanent. A continuació es reprodueix un quadre sobre l'esperança de vida dels suports segons les condicions ambientals:
SUPORT 25 H.R/10º 30 H.R/15º 40 H.R/20º 50 H.R/25º 50 H.R/28º D3 cinta magn. 50 anys 25 anys 15 anys 3 anys 1 any DLT cinta magn. 75 anys 40 anys 15 anys 3 anys 1 any CD/DVD 75 anys 40 anys 20 anys 10 anys 2 anys CD-ROM 30 anys 15 anys 3 anys 9 mesos 3 mesos
En les jornades de INNOVADOC 2008, celebrades a Barcelona, es conclou amb la necessitat de crear i difondre una normativa pràctica i aplicable per a la gestió de preservació, accés i seguretat, la utilització del llenguatge XML i del format ISO 19005-1PDF/A. No obstant això, perquè la preservació sigui el més efectiva possible, ha de ser abordada des de la creació del document i no quan es transfereix a l'arxiu. Cada fase del cicle de vida dels documents implica una estratègia de preservació determinada. El problema de la preservació digital és d'enorme complexitat, perquè per sota dels problemes tècnics que es poden anar resolent, es descobreixen capes més difícils de rosegar, com per exemple aspectes administratius, econòmics i legals. En sentit filosòfic, la preservació digital a llarg termini de documents autèntics no es pot resoldre, ni tan solament plantejar, si no s'enfoca des d'una perspectiva universal basada en la col·laboració internacional i interdisciplinària, ja que la fragilitat i l'extrema limitació de la vida funcional dels recursos digitals o electrònics afecta no solament als arxius (Arxius històrics – Arxius administratius – Records), sinó a totés aquelles institucions culturals encarregades de la "memòria cultural", biblioteques, museus, etc.
Pla de preservació