La Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador o computadora, también conocida por las siglas GMAO y denominada en ocasiones como CMMS (acrónimo de Computerized Maintenance Management System) es la categoría de softwares desarrollados para digitalizar, controlar y automatizar la gestión de procesos de mantenimiento en una empresa. En términos simples, consiste en varias bases de datos que contienen información sobre la empresa y sus operaciones de mantenimiento. Estos datos e información se cotejan entre sí para que todas las tareas de mantenimiento se realicen de forma más centralizada, rápida, segura y eficaz. Por esta razón, se emplea como herramienta de gestión para la toma de decisiones.
Las plataformas de gestión de mantenimiento asistido por computadora pueden ser utilizadas por cualquier organización que necesite gestionar el mantenimiento de sus activos, sean partes, equipos, sistemas o edificaciones. Algunas de las soluciones existentes están enfocadas a mercados específicos (mantenimiento de flotas de vehículos, empresas de servicios de mantenimiento, infraestructuras sanitarias, etc.), aunque también existen soluciones enfocadas al mercado general.
Por lo general, el software ofrece una amplia variedad de funcionalidades, dependiendo de las necesidades de cada organización e industria, existiendo en el mercado una gran variedad de precios. La instalación del programa puede ser como software local (on-premise), instalado en una computadora o servidor de la empresa; o puede ser accesible vía web, mientras que la aplicación se encuentra alojada en los servidores de la empresa proveedora, como SaaS (Software as a Service).
Este tipo de programas pueden incluirse dentro del amplio conjunto de las tecnologías de información y comunicación (information & communication technologies), tales como los softwares de condition monitoring y los EAS (Enterprise Administrative Systems). Sin embargo, se encuentran muy próximos a los software de facility management y es común que en algunos ámbitos empresariales se consideren intercambiables. Lo mismo ocurre con las soluciones basadas en tickets de servicio.
Es importante que cualquier sistema o software que se instale debe estar al servicio del personal de mantenimiento, en vez de obligar al personal a que sirva o se supedite al flujo de trabajo de la herramienta.
Módulos Un paquete estándar de cualquiera de estas soluciones incluye algunos o todos de los siguientes módulos:
Gestión de activos: registro de los equipos y ubicaciones de la empresa, incluyendo la ficha técnica de los activos, información sobre garantías, contratos de servicio, repuestos y suministros, mapas (o modelos 3D) para las ubicaciones. y cualquier otro parámetro que pueda ser de ayuda para esta gestión. En algunos casos se pueden generar parámetros adicionales, como los índices de estado de las infraestructuras. La taxonomía y estandarización de los datos debe cumplir la norma ISO 14224:2016. Gestión de órdenes de trabajo: generación de OT, asignación de recursos humanos (técnicos, supervisores, ingenieros, etc) para la tarea, reserva de material en la orden de trabajo. Creación de instrucciones paso a paso o checklists, lista de materiales necesarios y otros detalles. Estimación de costos para el trabajo, seguimiento de información relevante de la causa del problema y del proceso de mantención llevado a cabo, duración del fallo, duración del trabajo y recomendaciones para acciones futuras.
Gestión de solicitudes y calendario: seguimiento de las tareas de mantenimiento y del estatus de las órdenes de trabajo. Agenda en el calendario de las labores a realizar y determinación de conflictos o coincidencias de recursos o tiempos. En general, los GMAO/CMMS se programan procesos de mantenimiento automáticamente basándose en agendas o la lectura de diferentes parámetros de los otros módulos, sobre todo cuando la organización tiene un enfoque hacia el mantenimiento preventivo.
Gestión de recursos humanos: control y gestión del personal de mantenimiento, incluyendo sus herramientas, accesorios, contratos, permisos de visibilidad y edición dentro de la plataforma, así como el seguimiento completo de sus actividades. En algunos casos es posible observar el rendimiento individual y grupal del equipo técnico a través de gráficas y estadísticas.
Control de Inventarios: gestión de partes de repuesto, herramientas y otros materiales; incluyendo la reserva de materiales para trabajos determinados, el registro de los materiales en el almacén, la notificación de adquisición de nuevos materiales, entre otros. Este módulo es especialmente útil cuando existe colaboración a nivel de herramientas, partes y respuestos entre la empresa y proveedores, o entre varias empresas asociadas, que comparten el stock. Un excelente nivel de transparencia e información en tiempo real son necesarios para controlar de manera eficaz el inventario de los almacenes.
Gestión de seguridad: seguimiento de los permisos y documentación necesaria para cumplir la normativa de seguridad en las instalaciones. Estas especificaciones pueden incluir accesos restringidos, riesgo eléctrico, aislamiento de productos y materiales tóxicos, o información general sobre riesgos asciados a la ordende trabajo. Al mismo tiempo, el software debe garantizar la seguridad de los datos e información, lo cual debería seguir las directrices de la norma ISO/IEC 27001.
Cada solución de gestión digital del mantenimiento desarrolla más ampliamente algunos módulos que otros, y en ocasiones incluyen herramientas adicionales para cubrir un mayor número de necesidades. Por ejemplo, interoperabilidad con otros dispositivos para monitorizar variables en tiempo real, para fines de mantenimiento predictivo.
Integraciones La integración de los softwares de gestión de mantenimiento con otros sistemas y plataformas representa una mejora significativa en la efectividad del mantenimiento en las organizaciones. Mientras que los GMAO/CMMS presentan los módulos o funciones anteriormente descritos, otros softwares pueden recoger o mostrar otro tipo de datos o información. También es frecuente que otros softwares sean parte clave e irremplazable de los procesos de la organización, por lo que el GMAO/CMMS funcionaría como complemento que sume valor a estos procesos de gestión del mantenimiento. Sea de un modo u otro, la integración entre softwares permite aprovechar las fortalezas de cada uno.Por ejemplo, las integraciones con plataformas ERP (Enterprise Resource Planning) o con Whatsapp son muy comunes en la industria.
Para que una integración exitosa, es necesario establecer una comunicación consistente entre los sistemas, incluyendo la unificación de datos y referencias cruzadas entre sensores y módulos del GMAO/CMMS, permitiendo un intercambio activo de datos en tiempo real. Sin embargo, existen desafíos técnicos, como la diversidad de formatos y la falta de estandarización, que dificultan la unificación de datos. En este sentido, tecnologías como arquitecturas orientadas a servicios (SOA) y APIs pueden facilitar la integración de forma segura y escalable.
Entre las ventajas de las integraciones se incluyen la reducción de procesos redundantes, aumento del tiempo operativo de los equipos (al no sobremantenerlos debido a OT cruzadas) y de la disponibilidad de los técnicos, minimización de errores humanos y mejor soporte del conocimiento técnico y colaboraciones entre áreas o departamentos.
Integración con tecnologías 3D Un tipo especial de integración de los GMAO/CMMS es la que ocurre entre estos y los softwares de Diseño Asistido por Computadora (CAD). Consiste en conectar los módulos utilizados para la planificación, registro y ejecución del mantenimiento con una réplica digital (bidimensional en el caso de planos, tridimensional en el caso de gemelos digitales o modelos 3D) de los activos a mantener.
Ambos sistemas tienen roles o funciones específicas: el GMAO/CMMS supervisa las variables relativas a los datos e información de mantenimiento del activo. Por su parte, el modelo CAD le permite a los ingenieros y técnicos de mantenimiento identificar rápidamente el activo a mantener, así como también determinar su ubicación específica y los elementos que tiene alrededor.
Otro modo de integrar estas tecnologías consiste en aprovechar las ventajas de los modelos 3D para aplicarlas en soluciones de realidad aumentada o incluso realidad virtual. Los técnicos de mantenimiento, a través de lentes especiales, serían asistidos durante el proceso de mantenimiento correctivo o preventivo, o también simularían virtualmente capacitaciones en entornos o procesos de riesgo.
Respecto a las ventajas de este tipo específico de integración destacan los flujos unificados de información, la disminución de riesgos, la toma de decisiones rápida, la disminución de los errores humanos, la sincronización e integridad de los datos y la eficiencia operativa y reducción de costes.
Tipos de software GMAO/CMMS Dependiendo de las necesidades, rubro industrial y criterios específicos, los softwares de gestión de mantenimiento pueden clasificarse de diferentes maneras o presentar diferentes tipologías.
Por ejemplo, desde el punto de vista de la instalación y accesibilidad, pueden instalarse en ordenadores o servidores locales, usarse directamente en la nube con acceso a internet (on-cloud, como el caso del software Fracttal One, de la empresa Fracttal), o contar con accesibilidad híbrida entre ambas posibilidades (como ocurre con el software Maximo, de la empresa IBM).
También podrían clasificarse según el perfil de empresa que los utiliza. Es común que empresas grandes, globales, y con procesos documentados y estructurados cuenten con sistemas complejos, como los ERP, siendo los diferentes módulos de SAP y de Oracle los más comunes en la industria para este nicho en particular. Mientras tanto, hay soluciones de software como Consuman, EasyMaint, Fiix, entre otras, que son más adecuadas para PyMES.
Hay otros enfoques para clasificar los GMAO/CMMS que son igualmente válidos: complejidad en la usabilidad o «curva de aprendizaje», especialización para gestionar cierta clase de activos, especialización por vertical o rubro industrial, o las tecnologías que incluyen además de la gestión de datos —por ejemplo, su integración con aplicaciones móviles, IoT o con agentes de inteligencia artificial.
Impacto operativo y funcional El uso de sistemas de gestión de mantenimiento aporta diversos beneficios operativos y económicos que pueden ser oganizados, en general, en cinco áreas principales: gestión de recursos, calidad y disponibilidad operativa, optimización de procesos e información, seguimiento y control financiero, y adaptabilidad y gestión externa.
Desde la gestión de recursos, estas herramientas optimizan la planificación y el seguimiento detallado de las tareas, permitiendo una asignación eficiente del personal e incrementando la productividad general, lo que posibilita el camino hacia un «mantenimiento de clase mundial». En cuanto a los recursos materiales en específico, garantizan el suministro oportuno de insumos para reducir tiempos de espera, optimizan la localización de partes y minimizan los niveles de inventario, reduciendo así los costos de almacenamiento e infraestructura.
Respecto a la calidad y disponibilidad, la implementación de estos sistemas reduce las paradas no-programadas de los equipos productivos, favoreciendo la continuidad operativa. Asimismo, incrementa la fiabilidad y la disponibilidad de la maquinaria, asegurando un rendimiento constante en los procesos de producción.