Una factura electrónica es un documento digital de índole fiscal: se expide y se recibe en formato electrónico estando condicionado a su destinatario, y tiene su origen en las legislaciones latinoamericanas que surgieron entre los años 2000 a 2005. Actualmente la factura electrónica es empleada de forma mandatoria u optativa en distintos países alrededor del mundo.
La factura electrónica cuenta con al menos dos elementos básicos:
Mensaje de datos basado en estándar universal, abierto, no propietario: XML, Extensible Markup Language. Uso de firmas electrónicas basadas en Infraestructura de Clave Pública.
En los sistemas fiscales digitales más maduros, un tercer elemento caracteriza también a la factura electrónica:
3. Certificación: Consiste en la validación de la sintaxis y el certificado digital del emisor que realiza la administración tributaria o un Tercero en Confianza, para garantizar su coherencia con el estándar definido por la autoridad fiscal correspondiente y la validez de la firma electrónica del emisor. Cuando ambas validaciones son exitosas, se adiciona al documento un sello digital que certifica la validez de dicha factura y otorga efectos fiscales a la misma a partir de ese momento.
La existencia de terceros da mayor respaldo a la información y agrega un testigo al proceso de la FE. Esta es otra faceta nueva y diferencial, en este caso impulsado por la FE, de la era digital por la cual el sector privado colabora con la AT para cumplir con la función de control (antagónica con otros contribuyentes y represiva de la evasión) que siempre le ha caracterizado.
De acuerdo con la normatividad de la Factura Electrónica vigente en cada legislación, la factura electrónica puede entregarse a la administración tributaria en tiempo real, es decir, en el momento de la celebración de la operación por la que surge la necesidad de emitir un comprobante fiscal, o bien en un momento posterior de acuerdo a la periodicidad de declaraciones o de auditoría que señale el marco jurídico aplicable.
Algunos países han optado ya por obligar al uso de documento electrónico a todos los contribuyentes responsables de impuestos indirectos al consumo, otros han establecido estrategias progresivas para extender el alcance de la misma, por aspectos como actividad o sector económico, volumen de facturación, situación previa de los contribuyentes en relación con la emisión de facturas de papel, total de ventas o ubicación geográfica.
La factura electrónica admite por su naturaleza el uso de medios digitales para su generación, procesamiento, envío, recepción y conservación.
Gracias al uso de firmas electrónicas basadas en Infraestructura de Clave Pública, la Factura Electrónica cuenta con los siguientes valores intrínsecos:
Autenticidad Integridad Confidencialidad No repudio
Aspectos generales
La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico emitido.
Una factura electrónica se construye en 2 fases: Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma
Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza: que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.
Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.
Existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica, aunque las Naciones Unidas, a través de UN/ROSA han publicado recomendaciones tales como UNeDocs que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de 2003.
Hoy día la organización GS1 (antes EAN/UCC) a nivel mundial ha organizado comités internacionales de usuarios de 108 países miembro, para conformar las guías de facturación electrónica estándar a nivel mundial.
La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por la versión electrónica del documento tributario. Tiene exactamente la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica.
Beneficios Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, cancelación, entre otros) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran: Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío. Ahorro en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica. Facilidad en los procesos de auditoría. Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. Menor probabilidad de falsificación. Agilidad en la localización de información. Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos. Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Reducción de costes. Mejora de la eficiencia. Aumenta la seguridad documental. Reducción en tiempos de gestión. Mayor agilidad en la toma de decisiones. Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento. Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o sello del fechador). Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión. Contabilidad electrónica automatizada. Facilidad para el cálculo de impuestos. Acceso a financiamiento a través de factoraje de cuentas por cobrar.
Por otro lado, una vez que las empresas utilizan Factura Electrónica, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos como órdenes de compra y notas de recepción, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de negocio. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite una visibilidad automatizada del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
Formatos usados No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes: PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino. XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis. Existen diversas variantes cuya convergencia se espera en el marco de las Naciones Unidas. Las más importantes son UBL respaldado por OASIS y GS1 respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variante facturae (procedente de CCI-AEAT), respaldada por el Centro de Cooperación Interbancaria, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio es la más difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde UBL.
Formatos de la firma digital en la factura electrónica Para cada formato existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica: PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda integrado dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización. La especificación del formato es la 1.6 y para la visualización se emplea Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que es posible asociar a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello de empresa. XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. De las diferentes modalidades previstas por la norma, la más recomendable es la ES-XL que incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que la acompaña.
Normativa por países Entre los países que disponen de normativa de factura electrónica están Argentina, Chile, México, Costa Rica, Colombia y Australia, además de todos los de la Unión Europea, en función de la adopción de la Directiva 2001/115;
En España En España, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. (BOE, 14 de abril de 2007) Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquella y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre de 2007) Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas
Las diputaciones con capacidad normativa propia (Álava, Guipúzcoa, Navarra y Vizcaya) han reproducido esta normativa añadiendo su traducción al idioma vasco.
Modalidades La factura electrónica cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide y almacena de forma electrónica, de tal manera, que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 vías: La firma electrónica reconocida que es aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La remisión mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI). Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la Agencia Tributaria otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.
De forma general se está aplicando el uso de la firma electrónica reconocida como elemento característico de la factura electrónica.
Facturas en papel y electrónicas