Johtaminen on ryhmän toiminnan ohjaamista, joukon käskemistä tai komentamista, sen päällikkönä, esimiehenä tai johtajana toimimista. Johtaminen on tavoitesuuntautunutta vuorovaikutteista sosiaalista toimintaa. Johtamisen avulla pyritään siihen, että joukko ihmisiä toimii paremmin ja tehokkaammin kuin ilman johtamista. Johtaminen on toimintaa, jossa on tarkoitus saada aikaan tuloksia ihmisten avulla ja ihmisten kanssa. Tässä johtamisen määrittelyssä korostuu tulosten aikaansaaminen ihmisten avulla ja kanssa – ei itse tehden. Johtaminen tapahtuu siis aina ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Tämä johtamisen määrittely on yleisesti hyväksytty ja sen alkuperä on yhdysvaltalaisen tutkijan Mary Parker Follettin (1868–1933) ilmaisussa ”the art of getting things done through people”.
Johtamisessa on keskeistä haluttujen tulosten saavuttaminen. Johtamisen tärkeitä toimia ovat tavoitteen asettaminen, toteutuneen tuloksen toteaminen ja niiden vertailu. Johtamisen tulos-käsite, tulosjohtaminen, tulosvastuu, tulospalkkaus ja tulosmatriisi muodostavat käsiteperheen, jossa tulos tarkoittaa samaa asiaa.
Johtamiseen liitetään usein lisämääreitä, joilla halutaan korostaa johtamisen erityispiirteitä. Ympäristöjohtaminen tarkoittaa johtamista, jossa painotetaan johtamisen vaikutuksia ympäristöön. Laatujohtamisessa korostetaan laatuun liittyviä tuloksia. Tavoitejohtamisessa korostetaan itsenäistä toimintaa, jossa toimintaa arvioidaan saavutettujen tavoitteiden perusteella. Prosessijohtamisessa korostetaan työvirran eli prosessien mukaista vastuukokonaisuutta. Sotilasjohtamisessa on kysymys sotilaiden johtamisesta.
Kaikissa johtamistapahtumissa on kuitenkin ydin sama eli saada aikaan tuloksia ihmisten avulla ja kanssa.Saari 2004 Vain ihmisiä voi johtaa. Asioita ei voi johtaa – niitä voi vain osata ja hallita hyvin tai huonosti. Hyvien johtamistulosten saavuttaminen edellyttää yleensä alan asiantuntemusta, mutta johtamista tarkastellaan yleensä johtamisen alasta riippumattomana ilmiönä.
Johtamisessa tarkastellaan yleensä erikseen johtajuutta ja johtamisen järjestelmiä. Johtajuus on henkilön ominaisuuksia ja hänen käyttäytymistään. Johtamisen järjestelmiä ovat johtamisen opit, mallit ja välineet, jotka ovat organisaation jäsenten yhteisesti käyttämiä.
Johtamisen opit, mallit ja välineet Johtaminen on ilmiönä yhtä vanha kuin ihminen. Johtamisoppeja on säilynyt kulttuureista, joissa on osattu kirjoittaa. Lähes 3 000 vuotta vanha johtamisoppi löytyy Raamatusta, tilanteesta, jossa Mooseksen appi neuvoo vävyään seuraavasti:
Tässä johtamisopissa on kysymys siitä, miten johtamisessa voidaan käyttää johtamisen välineitä paremman tuloksen saavuttamiseksi. Kuvatut johtamisen välineet ovat organisaatio ja delegointi. Erilaisia johtamisen oppeja, malleja ja välineitä on syntynyt ja tallentunut kirjoitustaitoisilta kulttuureilta suuri määrä. Kaikissa näissä annetaan ohjeita yhteisön menestykselliseen johtamiseen. Yhteisö on laajimmillaan koko kansa ja suppeimmillaan yksilö – johtaja ja hänen valtapiirinsä. Johtamista voidaankin kuvata yleisesti hyväksyttyjen ja omaksuttujen johtamisoppien avulla. Johtamisen mallit, opit ja välineet tarkoittavat samaa ja ovat siten toistensa synonyymeja. Yleensä ne ovat toimintamalleja, jotka käytännössä on havaittu parantavan johtamisen tuloksia. Johtamisen mallit ja opit ovat kuin muutkin ihmisen kehittämät välineet – niitä peritään aiemmilta polvilta, ja niitä voi oppia ja kehitellä paremmiksi.
Johtamisen perusvälineet Johtamisen tärkein väline on organisaatio ja sen puitteissa toteutuva työnjako ja yhteistoiminta. Johtaminen on tulosten tekemistä ihmisten kanssa ja avulla, ja ihmiset ovat johdettavassa organisaatiossa. Organisaatio on tavoitteellinen, työnjakoon perustuva yhteistoimintajärjestelmä. Pienin mahdollinen organisaatio syntyy, kun kaksi henkilöä sopii yhteisestä tavoitteesta, työnjaosta ja yhteistoiminnasta. Organisaation kolmea peruspiirrettä, tavoitteellisuutta, työnjakoa ja yhteistoimintaa voidaan havainnollistaa oheisella kuvalla.
pienoiskuva|Organisaation perusvälineet (Saari 2004)
Työnjaosta seuraa erikoistumisen hyödyt, mikä on ollut tunnettu tosiasia teollistumisen alkuajoista lähtien. ”Suurimmat parannukset työn tuottavuudessa näyttävät olevan seurausta työnjaosta”, kirjoitti Adam Smith jo vuonna 1776. Jaettu työ ja sen seurauksena syntyvä erikoistunut ja osaava henkilöstö on aina keskeinen johtamisen pyrkimys. Erikoistunut ja osaava henkilöstö ei sellaisenaan riitä organisaation menestykseen, vaan jaettu työ pitää koota ja koordinoida teoiksi ja tuloksiksi. Tästä syystä yhteistoiminta on vähintäänkin yhtä tärkeä johtamisen väline kuin työnjako.
Kuten oheisesta kuvasta käy ilmi, ohjauksen tehtävä on yhdistellä työnjaon mukaisesti erikoistunut osaaminen yhteistoiminnassa siten, että halutut tulokset saavutetaan. Tavoitteellisuus, työnjako, osaaminen ja yhteistoiminta muodostavat kokonaisuuden, ja niiden taso ja yhteensopivuus vaikuttavat ratkaisevasti organisaation kyvykkyyteen ja menestykseen. Organisaation kyvykkyydet syntyvät siten sekä työnjaosta ja erityisosaamisesta että koordinoidusta yhteistyöstä. Yritysjohto vastaa siitä, että olennaiset kyvykkyydet oivalletaan. Yrityksen kilpailukyky ja hyvinvointi rakennetaan yhä enemmän sisäisille, useasta palasesta syntyville kyvykkyyksille. Näin ollen niiden jäljittely on vaikeampaa ja varsinkin hitaampaa kuin tuotteiden ominaisuuksien ja niihin liittyvien mielikuvien.Vanhala ym. 2002
Johtamisen prosessi Johtaminen tapahtuu prosessissa – tekojen, toimenpiteiden ja tapahtumien sarjassa. Johtamisen prosessi jaetaan usein kolmeen erilaiseen osaprosessiin, joita ovat suunnittelu, toimeenpano ja valvonta. Tämä johtamisen prosessimalli syntyi jo 1900-luvun alussa (Henri Fayol 1841–1925), mistä syystä sitä kutsutaan klassiseksi johtamisen malliksi. Mallin pitkästä käyttöiästä voi päätellä sen menestyneen hyvin käyttötarkoituksessaan.
Suunnittelussa ensimmäinen tehtävä on tunnistaa suunnittelun kohteet. Oikeiden asioiden tunnistaminen suunnittelun kohteeksi on vastuualueen suorituskyvyn ja menestyksen kannalta strateginen kysymys. Suunnitteluun kuuluvat myös tavoitteiden asettaminen, toimenpiteiden ja tarvittavien resurssien suunnittelu.
Toimeenpanossa on tarkoitus saada suunnitellut asiat tehdyksi. Hyvän toimeenpanon kriteeri on tehdä asiat oikein ja ajallaan. Organisaation työnjaosta johtuen toimeenpano on yhteistoimintaa. Hyvälle yhteistoiminnalle on ominaista, että siinä tarvitaan kaikkien panosta. Hyviin tuloksiin pyritään erilaisilla kannustimilla ja palkkioilla.
Valvonta eli takaisinkytkentä on välttämätön jokaisessa järjestelmässä – niin myös johtamisessa. Se tarkoittaa, että johtamisen tuloksista saadaan tietoa mittaamalla ja tarvittaessa ryhdytään säätötoimiin tai suurempiin muutostoimiin. Valvonnasta käytetään myös neutraalimpaa käsitettä raportointi.
Suunnittelun, toimeenpanon ja valvonnan prosessi on sisällöltään jatkuvasti muuttuva. Tavoiteltava hyvä johtamisprosessi kiteytetään usein yhteen lauseeseen: Tehdään oikeita asioita ja tehdään oikein. Käytännössä vastuualueen olosuhteet voivat muuttua tai tieto lisääntyä muuttaen käsitystä oikeista asioista ja toimenpiteistä. Organisaatiossa voi syntyä oivallus oikeammista asioista ja oikeammista keinoista samanaikaisesti. Tällainen yhtäaikainen oppiminen on tärkeää organisaatiolle, ja sitä kutsutaankin joskus strategiseksi oppimiseksi.
Tavoitejohtamisen periaate
Suomessa omaksuttiin 1970-luvulla nopeasti ja laajasti tavoitejohtamisen periaatteet. Tavoitejohtamisen keskeinen periaate tarkoittaa johtamista tavoitteiden ja omakohtaisen tarkkailun avulla. Käytännössä tämä merkitsee hajautettua tulosvastuuta ja itsenäistä toimivaltaa vastuualueella. Tavoitejohtamisen arvokkaimpia tuloksia olivat tavoite- ja tuloskäsitteiden leviäminen sekä systemaattinen suunnittelu ja kehittäminen organisaation eri osissa. Suomalaisessa tavoitejohtamisessa ymmärrettiin kuitenkin 1980-luvulle tultaessa, että siitä puuttui ohjausvoima, joka kohdistuisi oikein tulosvastuualueille. Tavoitteiden asettamisesta huolimatta ei pystytty toteutuneesta päättelemään, kuinka hyvin vastuualueella oli menestytty puhumattakaan, että olisi voitu kohtuullisen objektiivisesti palkita menestyksestä. Tätä ongelmaa ryhdyttiin ratkaisemaan kehittämällä välineitä tulosvastuun parempaan operationalisointiin ja tuloksista palkitsemiseen. Tulosvastuun operationalisointi tarkoittaa vastuualueen suunnitelmista johdettua määrittelyä, jonka avulla vastuualueen tavoitteet sekä toteutuneet tulokset voidaan mitata. Otettiin käyttöön vastuualueen tuloksista palkitseminen eli tulospalkkaus, joka myöhemmin on levinnyt myös julkiseen tuotantoon. Tulospalkkauksen käyttöönoton tarkoitus oli siis kehittää tavoitejohtamisesta tehokkaampi ja parempi johtamisen väline, ja siinä on onnistuttu hyvin.
Johtamisen työnjako Johtamista on organisaatioissa paljon ja erilaista, mistä syystä johtamisessa tarvitaan työnjakoa kuten muussakin työssä. Johtamisen työnjaosta seuraavia erikoistumisen hyötyjä pidetään itsestään selvinä. Vakiintuneen käytännön mukaisesti tunnistetaan sisällöltään kolme erilaista johtamistyön luokkaa: Suoritustason johto Keskijohto Ylin johto tai yritysjohto Suoritustason johtajat ohjaavat suorittavissa toiminta- ja tuotantoyksiköissä ihmisiä esimiehinä. Johtamistyö keskittyy suorittavan työn suunnitteluun, tukemiseen, ohjaamiseen ja kannustamiseen. Suunnittelujänne on usein lyhyt eli viikkoja ja päiviä.
Keskijohtoon kuuluvat johtavat suoritustason yksiköistä koottuja laajempia kokonaisuuksia, osastoja, tulosyksiköitä jne. Alaisten työn tukemisen ohella heille kuuluu vastuualueen kehittäminen, toimintojen koordinointi ja ongelmatilanteiden selvittäminen. Suunnittelun aikajänne on tyypillisesti budjettivuosi ja sen sisällä seurattavat raportointijaksot.
Ylin johto vastaa koko organisaation toiminnasta ja menestyksestä. Siihen voi kuulua toimitusjohtaja, johtoryhmä, hallitus jne. organisaation koosta riippuen. Ylimmän johdon työssä olennaista on vastuu strategiasta, kokonaiskehityksestä, avainhenkilöratkaisuista jne.
Johtajuusteoriat Johtajuudella tarkoitetaan prosessia, jossa vaikutetaan organisoidun ryhmän toimintaan sen tavoitteiden ja päämäärien saavuttamiseksi. Johtajuustutkimuksessa on pyrkimys etsiä selitystä sille, mitä johtajuus on ja mikä tekee johtajuudesta tuloksellisen. Yleisesti voidaan todeta, että johtajuus on sellaista toisten ihmisten käyttäytymiseen vaikuttamista, jossa ihminen pyrkii saamaan toiset ihmiset ymmärtämään ja hyväksymään sen, mitä ja miten on tehtävä, jotta toiminta organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi mahdollistuisi.
Johtajuudelle annetaan yleensä muodollinen asema organisaatiossa, mutta se on myös rooli, joka voi olla henkilöllä, jolla ei ole muodollista johtoasemaa. Johtajuus voidaan myös ymmärtää toiseen henkilöön vaikuttamisena, jolloin voidaan ajatella, että johtamista harjoittavat kaikki organisaation jäsenet ja johtaminen on aina kaksisuuntaista toimintaa.
Johtajuuden tutkimuksessa on kehitetty useita teorioita hyvästä johtajuudesta. Johtajuustutkimuksen idea on yksinkertainen: tutkitaan johtajia työssään ja pyritään tunnistamaan johtajuudessa ne piirteet, joista seuraa hyviä johtamisen tuloksia. Yhtä lailla tunnistetaan piirteitä, joista seuraa huonoja johtamisen tuloksia. Kaikille näille teorioille on yhteistä, että tutkimalla hyvää johtamista eri näkökulmista päädytään vaatimusluetteloihin siitä, minkälaisia ominaisuuksia johtajalta vaaditaan ollakseen hyvä johtaja. Johtamisen teorioita voidaan jaotella perussuuntauksen (paradigman) mukaan seuraavasti: Johtajuuden piirreteoria. Piirreteorioiden lähtökohtana on, että hyvä johtaja voidaan tunnistaa johtajan persoonallisuuden ja luonteen piirteiden perusteella. Hyvä johtajuus on tämän mukaan synnynnäistä. Johtamistaitojen teoria. Keskeistä tässä teoriassa on johtajan kyvykkyydet eli tekniset taidot ja osaaminen toimialalla, ihmissuhdetaidot ja käsitteelliset taidot.