Tämä artikkeli käsittelee kokous- ja kongressipalveluita.

MICE Termi MICE (meetings, incentives, conferencing and exhibitions/events) on lyhenne bisnesmatkailulle eli kokouksille, kannustematkoille, konferensseille, näyttelyille sekä tapahtumille. Kyseiset tapahtumat keskittyvät tiettyyn teemaan, aiheeseen tai tarkoitukseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi ammattijärjestöt, alueelliset edut tai koulutus-aiheet. Termin MICE tilalla käytetään nykyään useammin käsitettä ”meetings industry”.

MICE tarkoittaa erikoistunutta ryhmämatkailua, tarkemmin ilmaistuna bisnesmatkailua, jossa on omistauduttu suunnittelemaan ja varaamaan konferensseja, seminaareja ja muita tapahtumia sekä kehitytty koordinoimaan matkailualan yritysten verkottumista, hallintaa sekä edistämistä strategisilla aloitteilla. MICE-matkailu on merkittävä tulonlähde matkailualalle ja suuri matkailun tuottaja kansainvälisellä tasolla.

Maailmanlaajuisesti MICE-turismi on tuottoisa. Esimerkiksi erilaisissa yritysten tuotteiden näytteillepanoissa vierailee n. 260 miljoonaa ihmistä joka vuosi.

Kokous- ja kongressikaupungit Suomessa Mitä kokous- ja kongressikaupungilta vaaditaan Kongressikaupungilta vaaditaan muun muassa hyviä liikenneyhteyksiä. Kotimaan pienkentiltä on helppo lentää pääkaupunkiseudulle, sekä Helsinki-Vantaan lentokentältä on hyvät yhteydet niin muuhun Eurooppaan kuin kaukaisempiinkin kohteisiin. Myös Suomen sisäiset julkiset liikenneyhteydet ovat toimivia, ja etenkin suurempiin kaupunkeihin on vaivatonta matkustaa.

Kongressikaupungilla täytyy olla tarjolla tarpeeksi tiloja tapahtumien järjestämistä varten. Lisäksi tilojen muuntautumiskyvystä on suuri etu järjestäjäkaupungille, sillä silloin niitä pystytään hyödyntämään monessa eri tapahtumassa, ja tilojen käyttöaste on korkeampi.

Kongressinjärjestäjäkaupungilla täytyy myös olla riittävästi resursseja majoituksen suhteen. Pienemmillä kaupungeilla on harvemmin mahdollisuus järjestää kävijämäärältään suuria kongresseja pienen majoituskapasiteettinsa vuoksi. Lisäksi varsinkin suuremmissa kaupungeissa on useita eri hotelleja, jotka pystyvät tarjoamaan asiakkailleen sekä majoituspalveluja että tiloja kokousten järjestämiseen.

On tärkeää, että kongressikaupungin olosuhteet ovat vakaat. Maan sisäisillä levottomuuksilla ja terrorismin uhkalla on huomattavat vaikutukset paitsi kongressimatkailuun, myös matkailuun yleensä. Suomi on tunnettu korkeasta turvallisuustasostaan, mikä toimii maalle suurena etuna.

Kansainvälisesti Suomi houkuttelee etenkin Euroopan ulkopuolelta tulevia kongressimatkailijoita puhtaan ilmastonsa ja turvallisuutensa vuoksi. Kokous- ja kongressikaupungeilta odotetaan vieraanvaraisuutta kongressimatkailijoita kohtaan. Kongressikaupungilla on hyvä olla tarjolla myös oheispalveluja, kuten kaupunkikierroksia tai kulttuuriohjelmapalveluita, sillä ulkomailta saapuvat kongressimatkailijat haluavat usein tutustua isäntäkaupunkiin ja sen kulttuuriin.

Helsinki kongressikaupunkina Helsinki on merkittävä kokous- ja kongressikaupunki niin kotimaassa kuin kansainvälisestikin. Vuonna 2016 julkaistun UIA:n (Union of International Associations) laatiman tilaston mukaan Helsinki on sijalla 24 maailman suosituimpien kongressikaupunkien joukossa. Suomen tilastoissa pääkaupunki on ylivoimaisesti ensimmäisellä sijalla.

Helsingissä järjestettävät kokoukset ja kongressit vaikuttavat merkittävästi kaupunkiin niin maineellisesti kuin taloudellisestikin. Vuonna 2016 Helsingissä rekisteröitiin reilut 60 000 kongressimatkailijaa, ja Finland Convention Bureaun vuonna 2013 laaditun delegaattitutkimuksen mukaan yksittäinen kongressivierailija tuo Helsinkiin jopa reilut 1 800 euroa.

Tampere kongressikaupunkina Suomessa olevista kongressikaupungeista Tampere on selkeästi toisena niin kävijämäärien, kuin kongressien määrien mukaan. Yleisesti kongressikävijöiden määrä Suomessa kasvoi vuonna 2016. Tuona vuotena myös Tampereella kongressikävijöiden määrä kasvoi noin 45 % edellisvuoteen verrattuna.

Osanottajamäärät ja tuotot kongresseissa Suomessa pienoiskuva Kansainvälisten kongressien osajanottajamäärät ovat kehittyneet Suomessa tasaisesti vuosikausien ajan pieniä notkahduksia lukuun ottamatta. Vuonna 2016 osanottajien määrä kohosi räjähdysmäisesti jo yli sataantuhanteen ihmiseen.

Vuonna 2014 kokous- ja kongressimatkat toivat 124 miljoonan euron tulot Suomeen ja tuotto on kasvanut 71 prosenttia vuosina 2010–2015.

Vuonna 2015 kokous- ja kongressimatkat toivat 130 miljoonaa euroa Suomeen.

Kongressimatkaaja käyttää moninkertaisesti enemmän rahaa, kuin tavallinen keskimääräinen lomamatkailija ja he myös vierailevat pidempään. Arvioidaan, että Suomeen tuleva kongressimatkustaja kuluttaa päivässä noin 250 euroa.

Kongressien tuotot ja osanottajamäärät maailmalla Yhdysvalloissa järjestettiin vuonna 2012 lähes 2 miljoonaa erilaista MICE-tapahtumaa, joiden ansiosta ihmiset toivat tuottoa suoraan 280 miljardia dollaria ja epäsuoran vaikutuksen huomioon ottaen 770 miljardia dollaria. Näihin tapahtumiin osallistui yhteensä 225 miljoonaa ihmistä, mukaan lukien myös esim. tapahtumien järjestäjät.

Britanniassa järjestettiin 1,3 miljoonaa MICE-tapahtumaa vuonna 2011. Niihin osallistui 116,1 miljoonaa ihmistä, jotka kuluttivat hieman alle 40 miljardia puntaa. Tapahtumaan osallistuttiin yleensä keskimäärin kaksi päivää.

Thaimaassa MICE-matkailijoita kaikkineen oli 1 095 995 ja tuotto MICE:n kautta oli 9 5875 miljoonaa bahtia.

Vuonna 2014 puolestaan Australiassa erilaisiin yritystapahtumiin osallistuvat ihmiset kuluttivat 13 miljardia Australian dollaria.

Top 9 maat kansainvälisten yritystapahtumien järjestämisessä vuonna 2015 olivat järjestyksessä Yhdysvallat, Saksa, Iso-Britannia, Espanja, Ranska, Italia, Japani, Kiina ja Alankomaat. Kiina ja Alankomaat jakavat sijan numero 8.

Mitä ominaisuuksia kongressikaupungilta vaaditaan? Hyvän kongressikaupungin suurin tekijä on helppo saavutettavuus. Kaupungilla tulee olla hyvät kulkuyhteydet maan sisäisesti ja lento- ja laivayhteydet ulkomaille. Suomen kongressitilannetta tarkastellessa vuosi 2016 oli kansainvälisten kongressivieraiden määrällä mitattuna ennätyksellinen. Kaiken kaikkiaan kongressivieraita oli yli 101 500 ja heidän määränsä kasvoi yli 33 prosenttia vuoteen 2015 nähden. Mervi Toivosen, joka työskentelee Finland Convention Bureaulla, mukaan ennennäkemättömän kasvun ylläpitäminen vaatii muun muassa riittävästä hotellikapasiteetista huolehtimista myös jatkossa. Suurten kansainvälisten kongressien saaminen Suomeen on haastavaa, sillä kongressien hakuprosessit ovat yleensä pitkiä ja kansainvälinen kilpailu ankaraa. (Finland Convention Bureaun www-sivut, 2017)

Suomen pääkaupunki Helsinki kiinnostaa kansainvälisesti järjestöjä kongressien pitoon kaupungin hyvän maineen vuoksi. Sitä pidetään luotettavana, palvelujen tasoa korkeana sekä liikenneyhteyksiä erinomaisina. Lisäksi Helsinki on saanut tunnustusta turvallisuudestaan. Tärkeimmiksi kilpailueduiksi voidaan kuitenkin nostaa suomalaisten huippuosaaminen sekä tutkimusten korkea taso useilla tieteen aloilla. (Helsingin kaupungin www-sivut, 2017)

Kongressikävijöiden nouseva määrä näkyy myös taloudessa. Kansainväliseen kongressiin saapuessaan delegaatti kuluttaa keskimäärin noin 1635 euroa, eli lähes viisinkertaisesti enemmän kuin keskivertoturisti. Nykyisin ollaan kiinnostuttu maailmanlaajuisesti yhä enemmän pääkaupunkien ulkopuolisistakin sijainneista. Tilastojen mukaan Suomessa on monia varteenotettavia kongressikaupunkeja, jotka on huomioitu kansainvälisesti. Tämä tuo positiivista näkyvyyttä maalle. (Finland Convention Bureaun www-sivut, 2017)

Mitä ominaisuuksia kokouspaikalta vaaditaan? Hyvä kokouspaikka ja sen ominaisuudet ovat aina kiinni tapahtumaa järjestävästä tahosta ja sen tarpeista. Erilaiset tapahtumat tarkoittavat sitä, että yritykset tarvitsevat usein hyvinkin erilaisia tiloja. Monet hyvän kokouspaikan perusominaisuudet pätevät kuitenkin useisiin erilaisiin tiloihin ja tapahtumiin.

Kokouspaikan sijainti on tärkeä tekijä. Vieraiden ja muiden kokoukseen osallistujien helpon saapumisen varmistamiseksi kokouspaikan tulisi sijaita hyvien liikenneyhteyksien äärellä. Henkilöautoilla saapuville vieraille tulisi löytyä helppo ja turvallinen pysäköintitila. Myös helppo saavutettavuus julkisella liikenteellä, esimerkiksi junalla on usein tärkeä ominaisuus hyvälle kokouspaikalle. Kokoukset saattavat houkutella osallistujia myös ulkomailta. Tällaisten kokousten järjestäminen lentokenttien läheisyydessä voi olla viisasta.

Sekä isommat että pienemmät kokoukset hyödyntävät erilaisia kokoustekniikoita. Näin ollen hyvästä kokoustilasta tulisi löytyä esimerkiksi kaiutinjärjestelmä, digitaalinen projektori sekä fläppitaulu. Kokousvieraiden käyttäessä omia tietokoneitaan, puhelimiaan sekä tablettejaan tulisi tilasta löytyä Wi-Fi yhteys vieraiden käyttöön. Kokouspaikkaa valittaessa kannattaa kiinnittää huomiota myös tilan kokoon. Kokoustila kannattaakin valita osallistujien määrään mukaan. Liian pieni tila tuntuu ahtaalta ja epämukavalta, kun taas liian suuri tila ja tyhjät paikat saattavat viestittää osallistujille epäonnistuneesta tapahtumasta, vaikka näin ei olisikaan.

Pidemmän aikaa kestäviä kokouksia varten on syytä pohtia majoitusratkaisuja. Vaikka kokous päättyisikin jo iltapäivästä, pidemmältä saapuneet vieraat voivat arvostaa mahdollisuutta levätä yön yli ja lähteä paluumatkalle levänneenä. Kokous- ja konferenssitilat, jotka tarjoavat majoitusta kohteessa voivat olla hyvä vaihtoehto useamman päivän kestävien tilaisuuksien järjestämiseen. Näin vieraat pääsevät rentoutumaan heti päivän päätteeksi ilman ylimääräisiä siirtymiä majoituskohteisiin.

Kongressin rahoitus Suunnittelu Realistinen ja hyvin tehty suunnitelma rahoitukselle on onnistuneen kongressin perusta. Kustannusarvion ja budjetin tekeminen on ensimmäinen vaihe kongressin rahoitusta suunnitellessa. On hyvä tehdä perusteellinen taustatyö, ja tutkia aikaisemmin järjestettyjen kongressin rahoitussuunnitelma, joihin kuuluu mm. tapahtuman historia josta voidaan päätellä kongressin tason, osallistujien määrä osallistumismaksun suuruus. Edeltävistä talousarvioista nähdään mikä tulee rasittamaan rahoituksen suunnittelua.

Kongressin järjestelystä aiheutuvia kuluja on etukäteen vaikea tietää, ja siksi onkin selvitettävä, miten alkujärjestelyt kuten markkinointi- ja painatuskulut rahoitetaan. Kulut voivat vaihdella eri maiden hintatasojen mukaan.

Rahoitus Osallistumismaksuilla rahoitetaan yleensä suurin osa kongressin kuluista, mutta koska nämä eivät yleensä riitä kaikkien kulujen kattamiseen, on mietittävä vaihtoehtoisia rahoituslähteitä, kuten

Kansainväliset järjestöt Säätiöt ja rahastot Kaupungit ja kunnat Korkeakoulujen tukisäätiöt Valtionavustukset Opetusministeriö avustaa nykyään vain tiettyjä aloja kaikkien tieteellisten kongressien sijaan. Sosiaali- ja terveysministeriö, ulkoministeriö ja ympäristöministeriö myöntävät rahoitusta oman alueensa tapahtumien järjestämiseen. Kaksi kolmasosaa rahoituksesta tulisi kuitenkin hakea muualta kuin valtiolta. Suomen Akatemia on Suomen opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan kuuluva tutkimusrahoituksen ja tiedepolitiikan asiantuntijaorganisaatio. Sen suomaa rahoitusta voidaan käyttää kattavasti moniin kuluihin, poikkeuksena edustuskulut ja simultaanitulkkauksesta aiheutuneet kulut. Edellytettävässä tiliselvityksellä – joka saadaan rahoituksen anomisen hyväksymisen yhteydessä -  laaditaan tarkemmat ohjeet, ja jos kongressin talous on ollut ylijäämäinen, Suomen Akatemia odottaa rahoituksen palauttamista. Sponsorit