Asianhallintajärjestelmä on asianhallintaan käytettävä työkalu. Järjestelmässä säilytetään asiakirjoja, etsitään niihin kuuluvaa tietoa ja seurataan asioiden käsittelyä. Suomalaisia asianhallintajärjestelmiä valtioneuvosto ja kaikki sen 12 ministeriötä käyttävät valtioneuvoston yhteistä asianhallintajärjestelmää VAHVAa. Helsingin kaupungissa käytetään Open Ahjo -asianhallintajärjestelmää Tuomioistuimessa käytetään AIPA-asianhallintajärjestelmää Kanta-palvelut
Prosessi Kun jokin organisaatioon saapuva tai sieltä lähtevä asiakirja aiheuttaa toimenpiteitä, asia dokumentoidaan asianhallintajärjestelmään. Yhden asian yhteyteen liitetään kaikki siihen kuuluvat toimenpiteet ja asiakirjalliset tiedot asialle annetun asiatunnuksen avulla. Asian käsittely alkaa asian vireilletulosta. Asian voi laittaa vireille joko viranomainen itse tai viraston ulkopuolinen taho (asiakas). Asian vireilletulon yhteydessä arvioidaan asian kiireellisyys. Kun asian käsittely päättyy, asia suljetaan ja arkistoidaan. Asian lopputuloksena voi esimerkiksi olla ratkaisu, päätös, sääntö tai ohje. Työkaluja Erilaisia asianhallintajärjestelmiä: Dynasty Fujitsun järjestelmä M-Files Tiedon järjestelmä Tweb
Lähteet
Luokka:Tietotekniikka Luokka:Tietojärjestelmätiede Luokka:Tietoteoria Luokka:Johtaminen