Dans la théorie archivistique des trois âges, le préarchivage correspond à la période transitoire suivant la phase de création et d'utilisation courante des dossiers, dite âge courant, et précédant le moment où les archives, étant arrivées au terme de leur durée d'utilité administrative (DUA), deviennent objet patrimonial et historique (âge définitif ou historique)Roussel (Stéphanie), « Principes de la collecte des archives en France et perspective d'évolution », exposé présenté lors du Stage international organisé par le Service interministériel des Archives de France, avril 2011 (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/4877)..
Origines théoriques Inspirée des réflexions archivistiques anglo-saxonnes d'après-guerreRapport de la commission Hoover créée en 1947 par le président Harry Truman.Theodore R. Schellenberg, Modern archives: principles and techniques, Chicago: University of Chicago Press, 1956., la notion française de préarchivage a notamment été développée par Yves Pérotin dans les années 1960Pérotin (Yves), « Le records management et l'administration anglaise des archives », in La Gazette des archives, 44, année 1964, p. 5-17. Yves Pérotin distingue plus précisément deux âges intermédiaires, correspondant à deux phases du préarchivageAssociation des archivistes français, Manuel d'archivistique. Théorie et pratique des archives publiques en France, Paris : SEVPEN, 1970, p. 121-125..
Le premier âge intermédiaire Cette période correspond au moment où les dossiers, sans être d'une utilisation courante dans les bureaux, font néanmoins l'objet de consultations régulièresDe l'ordre de cinq consultations par mois d'après Michel Duchein (« Le pré-archivage : quelques clarifications nécessaires », in La Gazette des archives, 71, année 1970, p. 226-236).. Pour répondre aux besoins de l'administration, les documents doivent donc être maintenus à proximité des bureaux qui les ont produits.
Le deuxième âge intermédiaire Durant cette phase, dans laquelle Yves Pérotin distingue encore un âge de référence occasionnelle et un âge d'attente de l'archivage définitif, les dossiers ne sont plus consultés que très occasionnellement par les administrations qui les ont produits<ref>De l'ordre de moins d'une consultation par mois d'après Michel Duchein (« Le pré-archivage : quelques clarifications nécessaires », in La Gazette des archives, 71, année 1970, p. 226-236).</</ref>. À ce stade, les dossiers peuvent être géographiquement éloignés des bureaux dont ils sont issus, à la condition de pouvoir être rapidement mis à leur disposition en cas de besoin.
Dispositifs réglementaires
L'article R 212-11 du code du patrimoine fixe les normes de conservation et de traitement des archives intermédiaires issues des administrations, et donc, les conditions du préarchivage des archives publiques : .
La circulaire du relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État dispose que .
Préarchivage des administrations de l'État
La Cité interministérielle des archives de Fontainebleau C'est sur la base des concepts diffusés par Yves Pérotin que fonctionne, dans les années 1960-1970, la nouvelle Cité interministérielle des archives. À sa création, le site de Fontainebleau est conçu pour représenter, à terme, une capacité de stockage de 800 kilomètres linéaires : il a ainsi vocation à désengorger les administrations des documents entrés dans le deuxième âge intermédiaire qui encombrent les bureaux. La proximité de Fontainebleau avec les sièges de l'administration centrale est un gage d'efficacité en cas de besoins urgents de communication. Au terme de la durée d'utilité administrative des documents, les opérations de tri entre documents « éliminables » et documents « historiques » sont conduites sur et par le site de Fontainebleau. Ce principe de fonctionnement est définitivement abandonné en 1986 : le site de Fontainebleau perd alors sa vocation de centre de préarchivage et devient Centre des archives contemporaines, spécialisé dans la conservation des archives définitives de la Cinquième République.
Le rôle des Missions des Archives de France Au sein des ministères (hors ministères de la Défense et des Affaires étrangères), la prise en charge du préarchivage est assurée par les services des Missions des Archives de France. Au terme de la durée d'utilité administrative des documents, les Missions assurent le tri entre documents « éliminables » et documents historiques. Ces derniers font alors l'objet d'un classement définitif par les agents des Missions, avec description détaillée et rédaction d'un instrument de recherche, avant transfert aux Archives nationales, qui en assurent la conservation définitive et la communication auprès du public.
Notes et références
Voir aussi Articles connexes Archivistique Fonds d'archives
Bibliographie
Catégorie:Archivistique