La gestion de projet, est l'ensemble des activités visant à organiser le bon déroulement d’un projet et à en atteindre les objectifs en temps et en heures selon les objectifs visés. Elle consiste à appliquer les méthodes, techniques, et outils de gestion spécifiques aux différentes étapes du projet, de l'évaluation de l'opportunité jusqu'à l'achèvement du projet.
Cette activité porte également le nom de conduite de projet, pilotage de projet, ingénierie de projet, ou encore management de projet. La gestion de projet et le management de projet sont souvent assimilés ; cependant l'AFNOR considère le management de projet comme une notion plus large, incluant la direction de projet..
Principes généraux Projets De manière générale, on appelle projet « un ensemble d'activité qui nécessite une préparation en termes de temps et de moyens financiers pour l'aboutissement de ce programme »Cours de gestion de projet en licence Creative Commons. selon l'ISO, « un projet est un ensemble unique de processus, constitués d’activités coordonnées et maîtrisées, ayant des dates de début et de fin, et entreprises pour atteindre les objectifs du projet. La réalisation des objectifs du projet requiert la fourniture de livrables conformes à des exigences spécifiques ». Cette définition prône une approche par les processus, qui forment la base commune à un ensemble de normes ISO ; selon le PMI, un projet est une « entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique ». Cette définition met ainsi l'accent sur les objectifs du projet, et le caractère unique de ceux-ci. L'unicité n'exclut pas une répétition de projets similaires (par exemple dans les industries dont le mode de production correspond au mode projet), mais souligne que l'approche de chaque projet nécessite d'être adapté en fonction de caractéristiques qui le rendent uniqueGuide du corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK®) - ; selon PRINCE2, un projet est « une organisation temporaire, créée en vue de livrer un ou plusieurs produits du projet conformément à un cas d’affaire convenu ». Cette définition met en avant la composante organisationnelle des projets tout en soulignant la nécessité de répondre de façon viable à des objectifs économiques.
Les projets se distinguent des opérations. Les opérations sont réalisées au moyen de processus pérennes, continus et répétitifs et avec des ressources. Les projets, par essence, sont temporaires, ont des caractéristiques qui les rendent uniques (innovation, changement, caractéristiques du produit ou du service) et nécessitent une approche spécifique.
Un projet mobilise durant sa réalisation des ressources identifiées (humaines, matérielles, équipements, matières premières, informationnelles et financières).
Les résultats attendus du projet sont appelés fournitures, produits ou .
Composantes de la gestion de projet
La gestion de projet s'apparente à la gestion en général, mais intègre le caractère temporaire et unique des projets. On distingue : la gouvernance de projet, qui assure le pilotage stratégique du projet et qui définit le cadre dans lequel le projet s'inscrit, notamment les responsabilités, les mécanismes de prise de décision, et le budget ; les processus de gestion de projet, qui visent à gérer le projet et ses activités et qui ne dépendent pas du domaine métier auquel la gestion de projets est appliquée ; les processus de réalisation de produits, qui définissent le « cycle de vie du projet », et qui dépendent du domaine métier auquel la gestion de projets est appliquée (par exemple : le cycle de vie pour un projet de construction ne sera pas le même que le cycle de vie d'un projet informatique).
Les méthodes de gestion de projet généralistes sont indépendantes des processus de réalisation de produits. Il existe ainsi des normes et référentiels de gestion de projet généralistes comme le PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments), l'ICB (International project management association Competence Baseline), et le standard international ISO 21500. Ils fournissent des lignes directrices et des bonnes pratiques, et préconisent une adaptation des méthodes aux particularités de chaque projet. Les méthodes sectorielles de gestion de projet peuvent intégrer les trois composantes en incluant également des bonnes pratiques métier.
Lorsque la gestion de projet porte sur un ensemble de projets concourant à un même objectif, on parle de gestion de programme, de programme de projets, de direction de projet ou de gestion de portefeuille de projets suivant les industries et l'ampleur du projet concerné. Un programme est un regroupement de projets connexes ou apparentés dont la gestion est coordonnée afin d'obtenir des avantages, des bénéfices et une maîtrise du suivi, qui ne seraient pas possibles en traitant les projets individuellementThe Standard for program management, Project Management Institute inc, (PMI), 2006, page 4. La gestion de programme est utilisée afin de coordonner, arrimer, concilier et faire le suivi de sorte que les projets ainsi regroupés puissent conserver leur contribution stratégique.
En pratique, « le projet est tourné vers l'objectif final, il doit être adaptable à des modifications fréquentes, mais maîtrisé et planifié. Donc toute modification doit rester planifiée. Et notamment, le projet doit rester dynamique et équilibrer continuellement les contraintes techniques, de coût et de délai »Michel Nekourouh, Les 100 du Management de Projet (les 100 Règles d'or, Astuces, Conseils & « Best Practices »), collection cahiers des performances, . C'est tout l'opérationnel et le tactique qui font qu'un projet aboutit dans un triangle représentant l'équilibre qualité-coût- (QCD).
Acteurs de la gestion de projet La gouvernance de projet est du ressort du commanditaire. Pour des projets plus importants, cette responsabilité peut être collectivement assurée par un comité de pilotage présidé par le commanditaire.
La gestion de projet fait appel à une grande diversité de réunions pour coordonner les actions. Il est possible de citer le kick off qui permet d’embarquer largement les parties prenantes au lancement des projets, les réunions, ou comités projet qui permettent à l’équipe projet de définir et suivre les plans d’actions, les comités de pilotage pour changer de phase et débloquer des situations, des revues de portefeuille projet et de programmes pour des organisations menant des projets en parallèle, des retours d’expérience pour consolider les apprentissages. Toutes ces réunions utilisent des techniques que l’on retrouve en réuniologie, notamment pour en définir l’objectif, la liste des participants, les modalités d’animation et de conclusion.
La responsabilité d'un projet est assuré par la personne chargée de coordonner les différents partenaires et de piloter les différentes étapes du projet. Cette personne exerce une fonction qui porte différentes appellations : chargé de projet, chef de projet, coordonnateur de projet, chargé de mission, responsable de projet, directeur de projet, gestionnaire de projet, administrateur de projet, etc. Ces appellations varient selon l'importance du projet, de l'expérience professionnelle, du niveau hiérarchique ou encore selon la structuration d'une entreprise ou d'une collectivité territoriale.
La réalisation d'un projet peut-être assurée, mais pas systématiquement, par une équipe de projet sous la responsabilité d'une personne responsable du projet.
Pour les projets plus complexes, l'équipe de projet peut être constituée de plusieurs équipes indépendantes, sous la responsabilité d'un chef d'équipe. Le chef de projet et les chefs d'équipes forment alors l'équipe de gestion de projet, à laquelle peuvent être intégrés d'autres acteurs intervenant dans la coordination du projet.
Selon le contexte, des acteurs ou des organisations impliquées dans le projet peuvent se voir attribuer un rôle de maîtrise d'œuvre ou de maîtrise d'ouvrage (voir également fonctions de maîtrise d’ouvrage).
Les parties prenantes sont l'ensemble des acteurs directement impliqués dans le projet, ainsi que les acteurs extérieurs au projet et susceptible d'être concernés par le projet ou les résultats de celui-ci, quels que soient leur organisation d'origine et leur niveau hiérarchique. Les projets importants qui risquent d'avoir des impacts majeurs sur plusieurs parties prenantes requièrent parfois l'utilisation de logiciel de gestion des parties prenantes.
Enjeux de la gestion de projet Résultats du projet Le modèle de création de valeur consiste avant le projet à identifier et à sélectionner une opportunité. Le projet crée alors un produit qui répond à des objectifs. Une fois le projet fini, ce produit engendre par ses effets un résultat. Ce résultat permet alors sur le long terme de récolter des bénéfices.
Les produits du projet peuvent être : des ouvrages (par exemple : un tronçon d'autoroute, un pont) ; des produits tangibles ayant un caractère unique (par exemple : un avion fabriqué à la commande) ; des produits intangibles (par exemple : un logiciel, une campagne publicitaire, la conception d'un nouveau modèle de voiture) ; des services (par exemple : un déménagement, un événement promotionnel) ; un changement (par exemple : une opération de rationalisation interne complexe, à mise en phase du fonctionnement de deux entreprises après leur fusion, voire de deux États comme après la réunification allemande).
Les objectifs peuvent être caractérisés selon une combinaison de cinq aspects : Fonctionnel : réponse à un besoin Technique : respect des spécifications et des contraintes de mise en œuvre Organisationnel : respect d'un mode de fonctionnement (rôles, fonctions, culture, résistance au changement) de la structure cible Délais : respect des échéances (Planification, parfois appelé planning) Coûts : respect du budget
Une bonne pratique consiste à utiliser des objectifs « SMARTE » (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel, Éthique).
Contrat Un projet peut faire l'objet d'un contrat. Ce contrat peut être interne à l'entreprise dans le cas d'un développement lié à l'innovation, ou bien commercial sur la base d'un cahier des charges. Suivant le niveau de risque partagé, le contrat commercial est choisi entre plusieurs types et adapté par la négociation contractuelle. Pour exemples : le contrat forfaitaire clef en main, le contrat à l'avancement, le contrat à remboursement des coûts () qui peut inclure un bonus pour peines et soins ().
Le contrat a pris une part tellement importante au sein des projets qu'une nouvelle discipline en est née: le contract management, ou gestion de contrat.
Dynamique de groupe En ce qui concerne l’aspect psychosocial de la gestion d’une équipe projet, MadersHenri-Pierre Maders, Manager une équipe projet, troisième édition, Eyrolles, Paris, 2003, distingue cinq phases : L’étape d'observation correspond à la rencontre des membres d’une équipe projet. L’étape de cohésion doit permettre de constituer une équipe soudée. L’étape de différenciation permet de tirer parti des différences entre les membres de l’équipe. L’étape d'organisation utilise les techniques traditionnelles de la gestion de projet pour formaliser la gestion des ressources, planifier et contrôler le risque. L’étape de production décrit le fonctionnement effectif de l’équipe projet. C’est à ce niveau que les différentes théories du management et du leadership sont le plus pertinentes.