vignette|Facture de 1925.|alt=
Une facture est un document qui atteste l'achat ou la vente de biens ou services.
C'est avant tout un document qui mentionne le mot « facture ». Un document portant mention de « Bon de commande », « Bulletin de commande », « Bon de livraison », « Bulletin de livraison », n'est pas une facture.
C'est une pièce comptable par laquelle un créancier (généralement un fournisseur) établit une créance vis-à-vis d'un débiteur (le plus souvent son client) en vue de déclencher le paiement d'une dette, soit le plus souvent se rétribuer de la fourniture d'un bien ou de la prestation d'un service faite à ce client.
Enjeux de la facture La facture représente le document de comptabilité générale par excellence. Elle implique à sa réception l'obligation de payer à échéance et doit donc être comptabilisée à ce jour. Si elle concerne une immobilisation, il y a acquisition ou cession. Si elle concerne un achat ou une vente de biens ou services d'utilisation non durable, il y a produit. Pour pouvoir comptabiliser correctement, il faut aussi tenir compte à la réception de la facture de la date de paiement (au comptant ou non) et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Termes connexes
La comptabilité distingue la facture de « doit » (payée par le client) de la facture « d'avoir » (dû au client par la société). En cas de retour de marchandise, une note de crédit doit être fournie au client lui accordant un avoir sur la factureà moins que celui-ci ne souhaite être remboursé.. Facture « pro-forma » ou devis. Facture d'acompte (avec régularisation lors de la délivrance de la marchandise. La TVA peut être facturée avec l'acompte). Facture d'avance (sans facture de régularisation, mais doit comporter des mentions complémentaire de lieu de stockage de la marchandise, et nécessite de gérer et distinguer en stock la marchandise appartenant au client. La TVA doit être facturée dès la facture d'avance). Facture de réservation (nécessite une facture de régularisation lors de la délivrance de la marchandise). Duplicata de facture. Avantages dits « hors facture ».
La production des factures Facturation en France vignette|Facture d'électricité.|alt= En France, le Code de commerce impose la facturation pour les achats de produits ou de prestations de service pour toute activité professionnelle.
Le vendeur doit l’émettre, avec toutes les informations légales dès la réalisation de la vente ou la prestation, alors que l'acheteur doit la réclamer s'il ne la reçoit pas dans un délai raisonnable.
Elle est établie en un exemplaire pour chacun, et doit être conservé[e], au minimum dix ans après le dernier paiementRubrique La facture - 3 types de factures 2 Sur le site regionmag.com.
Mentions obligatoires La production d'une facture est libre dans la forme mais le Code de commerce français oblige d'y mentionner : le nom des parties et leur adresse respective la date de la vente ou de la prestation de service la quantité et la dénomination précise des biens ou services en cause le prix unitaire hors taxes des produits vendus et des services rendus toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services est directement liée (sauf les escomptes non prévus) la date de règlement les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé le taux des pénalités exigibles en cas de dépassement. à compter du , le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, due par le débiteur en cas de dépassement de la date de paiement indiquée sur la facture (montant fixé à par le décret n° 2012-1115 du ). à compter du : le numéro SIREN du client ; la distinction entre les livraisons de biens et les prestations de service ; l'adresse de livraison des marchandises ; l'option « TVA d'après les débits ».
Le règlement est réalisé dès que les fonds sont mis à la disposition du bénéficiaire par le client.
De plus, le Code général des impôts ajoute la nécessité de mentionner : le numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client (le numéro de TVA du client reste facultatif pour les opérations réalisées en France), un numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique et continue (des séries distinctes peuvent être utilisées pour des activités qui le justifient), Si l'entreprise est assujettie à la TVA, le taux de TVA applicable à chacun des biens livrés ou services rendus ou, le cas échéant, bénéficiant d'une exonération ; Si l'entreprise n'est pas assujettie à la TVA (régime : franchise de base), la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit être inscrite ; le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total H.T. et la taxe correspondante (Si l'assujetti facture une TVA autre que française, il doit préciser qu'il s'agit de la taxe de tel ou tel pays étranger), le cas échéant, la référence à la disposition pertinente du CGI ou à la disposition correspondante de la sixième directive de TVA du ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération, d'un régime d'auto-liquidation ou du régime de la marge bénéficiaire, si le contribuable est adhérent d'un centre de gestion agréé, la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom ou par carte bancaire en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale ».
Chaque mention manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de quinze euros, étant précisé que cette dernière ne peut excéder le quart du montant de la facture litigieuse (article 1737 II du CGI)Code général des impôts, CGI. - Article 1737, sur le site legifrance.gouv.fr du .
Cas particulier des factures sur commande : Depuis , si un bon de commande a précédé la facturation, le numéro de bon de commande devient une mention obligatoire sur la facture.
Cas particulier de l'avoir : L'avoir doit comporter le No de la facture concernée ( à annuler).
Délais de paiement Les retards de paiement sont préjudiciables aux acteurs économiques, car souvent dus à une situation financière défavorable du débiteur et entraînant un risque d'insolvabilité. Les échéances de paiement sont variables en Europe selon les habitudes commerciales, entre 30 jours en France et en Suisse, 32 jours en Scandinavie et 78 jours en Europe du Sud.
Les retards de paiement se sont dégradés en 2008 en s'établissant à 13,8 jours, en moyenne en Europe, au lieu de 12,7 jours un an avant :
Pour éviter de subir les délais de paiement, il est possible d'avoir recours à l'affacturage à l'initiative du créancier ou à l'affacturage inversé à l'initiative du débiteur. Les créanciers ont la possibilité de demander des intérêts de retard, soit librement fixés contractuellement, soit en l'absence de précisions du taux de la BCE plus dix points, soit 0,75 + 10 = 10,75 % au .
En France, à compter du , le délai de règlement est de trente jours en l'absence de convention spécifique. Le délai maximum est de quarante-cinq jours, fin de mois ou soixante jours. Dans certains secteurs, tels le transport routier ou la location de véhicules, les délais de paiement sont limités à trente jours. Les organisations professionnelles d'un secteur d'activité peuvent réduire ces délais, mais ne peuvent les augmenter que si des raisons économiques objectives et spécifiques à ce secteur l'imposent. L'accord doit prévoir la réduction progressive du délai dérogatoire vers le délai légal avant 2012. Pour certains produits alimentaires périssables, les délais maximum sont de : quarante jours pour les achats de produits alimentaires périssables et de viandes ou de poissons surgelés, de plats cuisinés et de conserves fabriqués à partir de produits alimentaires périssables vingt jours pour les achats de bétail sur pied trente jours fin du mois pour les alcools.
Délai de conservation des factures En Belgique, toutes régions confondues La facture doit être conservée en règle générale 7 ans. Toutefois, pour des raisons de plus longue responsabilité, les factures dans le domaine de la construction sont à archiver 10 ans, ainsi que les factures avec des partenaires commerciaux situés dans des pays où, pour raison fiscale, le délai de conservation est plus long.
En France Selon le produit et le service facturé, la durée de conservation des factures varie de 1 à .
En Suisse L'article 958f du Code des obligations, dans le titre (XXXIIe) consacré à la comptabilité commerciale, prévoit : les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision sont conservés pendant dix ans. Ce délai court à partir de la fin de l’exercice.
Mais un créancier peut réclamer le paiement d’une facture et cela plusieurs années plus tard auprès du débiteur, même si celui-ci a honoré sa facture, d’où l’importance de conserver ses factures pendant un certain délai.
Le Code des obligations le stipule au Titre troisième : de l’extinction des obligations, aux Art. 114 à 142Loi fédérale complétant le Code civil suisse Sur le site admin.ch.
Les délais standards sont indiqués aux Art. 127 et 128.
Art. 127 Toutes les actions se prescrivent par dix ans, lorsque le droit civil fédéral n’en dispose pas autrement.
Art. 128 Se prescrivent par cinq ans : 1. les loyers et fermages, les intérêts de capitaux et toutes autres redevances périodiques ; 2. les actions pour fournitures de vivres, pension alimentaire et dépenses d’auberge ; 3. les actions des artisans, pour leur travail, des marchands en détail, pour leurs fournitures ; des médecins et autres gens de l’art, pour leurs soins, des avocats, procureurs, agents de droit et notaires, pour leurs services professionnels ainsi que celles des travailleurs pour leurs services.
Par redevances périodiques, cela sous-entend les factures qui reviennent de manière répétitive : factures d’électricité, d’assurance, téléphone, loyer, etc.
À noter que le délai de prescription peut être interrompu et recommencer à courir, lorsque le débiteur reconnaît la dette ou paie un acompte : le délai prévu par la loi recommence à partir de la date de la reconnaissance de dette ou du dernier acompte payé.
Dans un autre cas, lorsque la créance non payée fait l’objet d’une procédure de mise en poursuites : la créance ne sera prescrite que 20 ans après la réception de l’acte de défaut de biens.
La dématérialisation de factures
Cette technique qui se répand de plus en plus consiste à supprimer le format papier de la facture, pour la transformer en facture numérique. Ce processus permet aux entreprises qui l'appliquent d'économiser jusqu'à 70 % de leurs frais liés à la facturation (impression, mise sous pli, envoi, et/ou ouverture, saisie, archivage). De plus, le processus de facturation est hautement accéléré, car l'envoi est instantané (contrairement à la facture papier qui subit les temps d'acheminement), le temps de saisie est annulé et les montants s'inscrivent automatiquement dans les écritures comptables (tout en annulant le risque d'une faute de saisie). Enfin, cette solution protège aussi l'environnement, car elle permet de ne plus utiliser de papier (protection des forêts), de ne plus acheminer les factures (réduction des émissions de ), et enfin en stockant les factures sous un format numérique sur support électronique, il y a une économie d'espacela facture électronique fait des émules dans l'AGEFI Facture électronique, quels enjeux ? Tenor.
Les décideurs interrogés dans une étudeObjectifs de la dématérialisation de la chaîne « achat-facture-paiement », sur le site markess-blog.typepad.fr portant sur la dématérialisation de factures fournisseurs se disent motivés à automatiser l'ensemble de la chaîne d'achat et des documents associés à la facture en vue de : réduire les coûts de traitement des documents diminuer les échanges administratifs avec les fournisseurs automatiser les rapprochements commande/facture et bon de commande/bon de livraison