Google Workspace (anciennement Google Apps for Your Domain puis Google Apps for Work puis G Suite) est une suite d'outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing et de groupware destinée aux professionnels, proposée par Google sous la forme d'un abonnement.
La suite inclut les applications Web de Google les plus courantes, comme Gmail, Google Chat, Google Meet, Google Agenda, Currents (anciennement Google+) jusqu'à sa disparition en 2022, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Google Sites. Google Workspace inclut des fonctionnalités répondant aux besoins des entreprises, comme les adresses de courrier électronique personnalisées (@votre_entreprise.fr), un espace de stockage de pour les documents et les courriels, ainsi qu'une assistance 24h/24, 7j/7 par téléphone et par messagerie électronique. Contrairement aux logiciels de productivité standard qui stockent les données sur des serveurs classiques dans les locaux des entreprises, cette solution de Cloud computing stocke les données sur le réseau de centres de données sécurisés de Google.
Selon Google, plus de d'entreprises dans le monde utilisent Google Workspace en 2014, parmi lesquelles figurent 60 % des entreprises Fortune 500. En 2018, Google Workspace est le second acteur de logiciels bureautique cloud, avec 19 % de parts de marché, derrière Microsoft 365, avec 65 %.
Historique Le , près de cinq ans après le lancement de Google Apps, Google annonce que les entreprises comptant plus de 10 utilisateurs n'ont plus le droit d'utiliser la version gratuite de Google Apps. Ils doivent désormais s'abonner à la version payante qui s'appelle Google Apps for Business. Google a également présenté un forfait modulable qui permet aux clients de payer par utilisateur et par mois, sans engagement contractuel.
Le , Google lance Google Apps Vault, un service d'archivage et de divulgation électronique de documents optionnel réservé aux clients de Google Apps for Business.
Le , Google présente Google Drive, sa plateforme de stockage et de partage de fichiers. Chaque utilisateur de Google Apps for Business dispose d'un espace de stockage gratuit de dans Drive et peut acheter un espace supplémentaire. Selon les spécialistes, Google s'est fait une place sur le marché du stockage dans le Cloud, aux côtés de leaders comme Dropbox et Box.
Le , Google annonce que la version gratuite de Google Apps ne sera plus disponible pour les nouveaux clients
Le , Google augmente le quota de stockage de Drive pour les clients de Google Apps. Google a regroupé les d'espace de stockage de Gmail avec les de Drive pour offrir un total de de stockage par utilisateur, qui peut être réparti entre les différents produits Apps, y compris Gmail et Google Drive
Le , Google lance le programme de parrainage Google Apps qui récompense les clients en leur offrant pour tout nouvel utilisateur auquel ils ont recommandé Google Apps.
Le , Google présente Drive for Work, une toute nouvelle offre Google Apps incluant un espace de stockage illimité, une fonction avancée de création de rapports d'audit et de nouveaux contrôles de sécurité.
Le , Google Enterprise, la suite de solutions pour les entreprises de Google, a officiellement changé de nom et s'appelle désormais Google for Work. « Nous n'avons jamais cherché à créer un environnement de travail « classique ». Au contraire, nous avons voulu créer une nouvelle façon de travailler », explique Eric Schmidt, président exécutif du conseil d'administration de Google. « Il est maintenant temps que notre nom reflète notre ambition. » Pour marquer ce changement, Google Apps for Business a été rebaptisé Google Apps for Work.
Le , les domaines secondaires ne sont pas pris en charge dans la version gratuite de Google Apps. La version gratuite de Google Apps ne prend en charge que les alias de domaine.
Le , Google Apps for Work est renommé G Suite, ce qui confirme la volonté de Google de mettre en avant le « G » iconique. Mais le , G Suite est finalement renommé Google Workspace.
Produits La gamme de produits et de services de Google Workspace inclut Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Hangouts, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Cloud Search et Vault. À l'exception de Cloud Search et Vault, tous les produits sont inclus dans le forfait de base.
Gmail
vignette|136x136px|Logotype de Gmail. Gmail, lancé le pour des utilisateurs privilégiés, fait désormais partie des services de messagerie les plus utilisés dans le monde. En 2007, Gmail est disponible pour tous les utilisateurs. En , Google annonce que Gmail compte d'utilisateurs.
La version gratuite de Gmail est financée par la publicité, sous la forme d'annonces textuelles choisies en fonction du contenu des courriels. Le service de messagerie offre d'espace de stockage, une fonction de regroupement des conversations, une fonction de recherche avancée et une interface de type application.
Outre les avantages de la version gratuite, la version Gmail de Google Workspace inclut plusieurs fonctionnalités spécialement conçues pour les utilisateurs professionnels.
Ces fonctionnalités sont les suivantes : Des adresses électroniques personnalisées incluant le nom de domaine de l'entreprise (@votre_entreprise.com) Un temps de fonctionnement garanti de 99,9 % sans aucun temps d'arrêt pour la maintenance Un minimum de de stockage ou un stockage illimité partagé avec Drive, selon le forfait choisi Aucune publicité Une assistance 24h/24 et 7j/7 Google Apps Sync for Microsoft Outlook
Google Drive
vignette|135x135px|Logotype de Google Drive. Le , Google lance son service de synchronisation et de stockage de fichiers , près de six ans après les premières rumeurs sur la date de sortie du produit. Dans un communiqué officiel, Google décrit Google Drive comme un « endroit où l'on peut créer, partager, travailler en équipe et stocker toutes ses données. »
Avec Google Drive, les utilisateurs peuvent télécharger n'importe quel type de fichier dans le Cloud, les partager avec d'autres utilisateurs et y accéder depuis un ordinateur, une tablette tactile ou un smartphone. Ils peuvent facilement synchroniser leurs fichiers entre leur ordinateur et le Cloud avec une application de bureau pour Mac et PC. Cette application place un dossier spécial sur l'ordinateur de l'utilisateur de sorte que toutes les modifications apportées aux fichiers de ce dossier sont synchronisées sur Drive, sur le Web et sur les périphériques. La version grand public de Google Drive comprend d'espace de stockage partagés entre Gmail, Drive et Google+ Photos.
Dans Google Workspace, Drive inclut des fonctionnalités supplémentaires conçues pour les utilisateurs professionnels. Ces fonctionnalités sont les suivantes :
Un minimum de de stockage ou un stockage illimité partagé avec Gmail, selon le forfait choisi Une assistance 24 h/24 et 7 j/7 Des commandes de partage permettant d'attribuer le statut privé aux fichiers ou de les partager Des fonctions avancées de création de rapports
Google Docs, Sheets, Slides et Forms vignette|186x186px|Logotype de Google Docs.
Google Workspace inclut des outils en ligne qui permettent de créer des documents textes ou au format document file format, des feuilles de calcul, des présentations, et des enquêtes. Cet ensemble d'outils a été commercialisé le sous le nom de Google Docs & Spreadsheets.
Google Docs, Sheets, Slides et Forms peuvent être utilisés avec n'importe quel navigateur web ou appareil mobile doté du Web. Les utilisateurs peuvent partager et modifier en temps réel les documents, les feuilles de calculs, les présentations et les enquêtes, mais également y ajouter des commentaires. D'autres fonctions sont disponibles, comme l'historique des révisions illimité qui permet de conserver toutes les modifications apportées aux documents dans un même endroit, ou l'accès hors connexion aux documents.
Le , Google présente sa fonction native de modification des fichiers Microsoft Office dans Google Docs, Sheets et Slides. Faisant écho à d'autres articles, un journaliste du site Mashable explique que « Google positionne clairement ses applications sur le créneau des solutions abordables pour les entreprises qui ne modifient qu'occasionnellement des fichiers Office. ».
Google Sites vignette|upright=0.6|Logotype de Blogger. Présenté le , Google Sites permet aux utilisateurs de créer et de modifier des pages Web sans connaissances particulières dans le domaine du format HTML ou de la conception de site web. Les utilisateurs peuvent créer des sites de toutes pièces ou à partir de modèles, télécharger des contenus, comme des photos et des vidéos, mais également contrôler les autorisations d'accès en déterminant quelle personne peut voir et modifier chaque page.
D'abord intégré à la version payante de Google Apps, Google Sites a ensuite été proposé dans la version gratuite. Les entreprises utilisent Sites pour créer des sites internes, des intranets et des sites accessibles au grand public.
Google Agenda
vignette|135x135px|Logotype de Google Agenda. Le , Google lance son service d'agenda en ligne, conçu pour s'intégrer à Gmail. Basé sur la norme iCal, ce service peut fonctionner dans d'autres applications d'agenda.
Conçus pour le travail en équipe, les agendas de Google sont intégrés en ligne et peuvent être partagés. Les entreprises peuvent créer des agendas pour des équipes spécifiques et les partager avec l'ensemble de l'entreprise. Les agendas peuvent être délégués à une tierce personne pour gérer des événements particuliers. Google Agenda permet également aux utilisateurs de vérifier la disponibilité des salles de réunion ou des ressources partagées, puis de les ajouter aux événements.
Les principales fonctionnalités de Google Agenda sont les suivantes : Partage des agendas avec les membres d'une équipe et les autres collaborateurs pour vérifier la disponibilité de chacun Affichage en chevauchement des agendas des membres d'une équipe dans une vue unique pour repérer le moment où chacun est disponible Utilisation de l'application mobile ou synchronisation avec l'agenda intégré sur les appareils mobiles Publication des agendas sur le Web et intégration à Google Sites Migration simplifiée à partir d'Exchange, Outlook ou iCal, ou à partir de fichiers .ics et .csv Réservation de salles et de ressources partagées
Google Hangouts. Google Meet
vignette|upright=0.6|Logotype de Google Hangouts. Le , Google annonce que ses services Google Talk, Google Voice et Google+ Hangouts seront remplacés par un nouvel outil de messagerie instantanée et de visioconférence. Google Hangouts permet d'organiser des visioconférences avec un maximum de 10 personnes pour la version grand public et de 15 personnes pour la version professionnelle. Les participants rejoignent les conversations depuis leur ordinateur ou leur appareil mobile. Grâce au partage d'écran, les participants peuvent consulter et modifier des documents ensemble. Avec le service Hangouts en direct, les utilisateurs peuvent diffuser un hangout en direct sur Google+, YouTube, et leur site Web.
La version de Hangouts incluse dans Google Apps for Work prend en charge jusqu'à 15 participants. Les administrateurs peuvent limiter l'accès aux personnes d'un même domaine et exclure ainsi les participants externes.
L'application Hangouts stocke les messages en ligne dans le Cloud de Google et fournit une option de désactivation de l'historique pour les utilisateurs qui ne veulent pas consigner une conversation. Avec l'intégration à Google+, les photos des utilisateurs sont stockées dans un album partagé et privé sur Google+.