vignette|293x293px|Exemple de design du système de gestion de contenu WordPress. Un système de gestion de contenu ou SGC. ( ou en anglais) est un logiciel qui permet de créer un site Internet, un blog, un site de vente en ligne ou encore un wiki (moteur de wiki). Un SGC permet de travailler à plusieurs sur un même document., de séparer les opérations de gestion de la forme et du contenu, de structurer le contenu (FAQ, documents, blogs, forums) ou de hiérarchiser les utilisateurs et de leur attribuer des permissions (anonyme, administrateur, contributeur). Il fournit également une chaîne de publication () offrant la possibilité de préparer puis de mettre en ligne le contenu des documents. Certains SGC incluent la gestion des versions. Enfin, il est possible de gérer tout type de documents multimédias (bureautique, audio, vidéo...) et d'ajouter des fonctionnalités par l'intermédiaire de plugins.
Lorsque le SGC gère du contenu dynamique, on parle de système de gestion de contenu dynamique ou SGCD ( ou DCMS)..
Par exemple, WordPress, Drupal, Typo3, Joomla, Contentful, Jahia ou Wix sont des SGC.
La notion de SGC ne doit pas être confondue avec les systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui permettent de réaliser toute la chaîne de gestion de contenu dans l'entreprise (notamment le cycle de vie des documents), de l'acquisition des données jusqu'à la production de documents en passant par l'exploitation des informations.
Fonctions communes Pour arriver à offrir les fonctionnalités citées plus haut, la conception se fonde assez souvent sur les mécanismes suivants :
Utilisation d'interface web - SGC Les SGC sont accessibles en ligne au moyen d'un navigateur web au travers d'interfaces web. Ainsi, les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer de logiciel spécifique supplémentaire. Grâce aux standards du web, .
Séparation entre contenu et présentation Séparer le contenu et la forme est un principe fondateur de la gestion de contenu.
Le contenu est stocké le plus souvent dans une base de données, structurée en tables et en champs. C'est le contenu des champs de la base qui est créé ou modifié par le rédacteur, et non pas la page elle-même. On parle alors de site « dynamique ».
La présentation utilise des gabarits qui définissent : la mise en page proprement dite - via les feuilles de style (parmi lesquelles les CSS, ou les règles de transformation XSLT), et la structuration des données, au moyen de standards tels que XML, ainsi que les informations extraites de la base de données (de même que l'endroit où celles-ci doivent être affichées et sous quelles conditions).
Édition de page simplifiée Du fait du principe de séparation du contenu et de la présentation, les rédacteurs peuvent se concentrer sur le contenu. L'édition des pages en est considérablement simplifiée. Deux mécanismes sont proposés : une interface WYSIWYG qui propose une interface graphique de mise en forme similaire à celle d'un traitement de texte, ou l'utilisation de balises simplifiées, visant à mettre le texte en forme. Plusieurs langages de balisage sont utilisés, comme BBCode, Markdown ou Textile. Les wikis, qui ne sont pas WYSIWYG, utilisent le wikitexte.
Pour aider les contributeurs à saisir plus simplement des contenus, de nombreux outils de gestion de contenu proposent des fonctions d'édition inline, c'est-à-dire d'édition depuis la partie visible du site web (appelée , en jargon informatique).
De multiples méthodes de rangement de l'information La théorie de l'information affirme que plus il y a d’informations, plus le désordre augmente. En pratique, lors de la recherche d'une information spécifique, toutes les autres créent du bruit. Pour y remédier, un SGC propose habituellement de multiples mécanismes de tri plus ou moins complexes tels que des hyperliens – qui permettent de référencer les articles entre eux –, un moteur de recherche sur le texte ou des tris spécifiques (par date de modification, auteurs, liens…).
La majorité des SGC offrent la possibilité de catégoriser l’information, de l’indexer ou d’utiliser des taxinomies pour améliorer les méthodes de recherche et l'affichage des contenus. Il est donc possible de créer des catégories de contenus, des sections ou rubriques, voire des mots clés favorisant l’indexation par les robots.
L'indexation et les hyperliens diminuent la profondeur de l’information par rapport à la page d’entrée en multipliant les chemins, et la rendent donc plus accessible.
Gestion des droits alt=Page "Control panel". À gauche, un menu de navigation aux catégories contenu, structure, utilisateurs, configuration, extensions et maintenance. À droite, des informations comme les utilisateurs connectés et les pages les plus consultées.|vignette|Interface d'administration du système de gestion de contenu Joomla! Par le biais de l’interface d’administration, les systèmes offrent le plus souvent la possibilité de gérer les utilisateurs et leurs droits d'accès. C'est-à-dire de leur donner accès ou non aux fonctionnalités du système. Les fonctionnalités sont multiples et variables selon la plate-forme, allant des plus basiques – comme un droit de lecture/écriture sur un article – aux plus élaborées – comme un droit de modération d’autres utilisateurs. Afin de gérer plus globalement les droits des utilisateurs, certaines solutions de SGC permettent de créer et gérer des groupes d'utilisateurs. Les utilisateurs sont ensuite intégrés aux groupes. Pour répondre aux besoins des organisations, la plupart des outils de SGC permettent l'interfaçage avec des annuaires d'entreprises (LDAP, AD).
Le SGC, évolution convergente de la société de l'information
Le concept de WYSIWYG a rencontré un grand succès dans la création de contenu dans les années 1980, et fait perdre alors du terrain aux systèmes de marquage qui séparaient à la source, le contenu de la forme (le rendu). À moins d'utiliser un éditeur approprié (comme Markup sur PC), un délai de plusieurs secondes séparait alors l’insertion d’une balise et une de ses visualisations possibles dans un contexte donné : une compilation était en effet nécessaire pour que l’utilisateur visualise le résultat. Néanmoins, ce principe de texte marqué par des balises était le seul à offrir la flexibilité exigée par l’édition professionnelle et continue à être utilisé : TeX, GML, SGML, tandis que le cycle du rendu passait de quelques dizaines de secondes à parfois quelques dixièmes de seconde en raison de la puissance accrue des machines, puissance qui augmentait conformément à la loi de Moore.
Le WYSIWYG a, pour sa part, repris quelques concepts du texte marqué en bureautique et reste dominant dans la création de contenu grand public, car demandant moins d’effort d’abstraction. La séparation du contenu et de la forme est toutefois partiellement réalisée par l’usage du concept de styles, à l’image du rendu de l’HTML par des feuilles de style ( ou CSS) en texte marqué. Les deux systèmes ont donc en partie convergé.
La spécialisation des organisations fait qu’il existe des départements spécialisés dans la présentation des contenus issus de l’entreprise (département chargé de la charte graphique de l’entreprise, souvent rattaché au marketing) et d’autres dans la rédaction de contenu (par exemple : département commercial, technique ou relations publiques), qui rédigent en s’insérant dans les moules existants. Le découplage entre fond et forme est là aussi assuré.
L’introduction de feuilles de style propose ou impose des formats prédéfinis à la création de documents-types. La convergence des moyens de visualisation (liée à l’accessibilité généralisée de diverses polices, jadis réservées aux seuls services de composition) a fini par simplifier non seulement la création de contenu, mais aussi son échange.
L’intégration de documents hétérogènes à la fois par la nature (images, feuilles de calcul) et la provenance (sous-traitants) au sein d’un même document nécessite une gestion unifiée des pièces incluses. Enfin, dans le cadre de la relation client pour les entreprises ou des réglementations pour les administrations, il faut pouvoir suivre les flux d’informations émis. Il fut donc demandé aux utilisateurs de ranger leurs documents de manière à pouvoir les trouver, et suivre les modifications faites dans la communication, soit automatiquement, par l’utilisation de logiciels combinés appelés systèmes de gestion électronique de documents ; soit par l'édiction de normes de travail.
Des tâches annexes comme la mise en page, la gestion des flux documentaires, la gestion des formats, jadis traitées comme annexes au contenu proprement dit du document, en font maintenant partie intégrante, conjointement aux définitions extérieures au document indiquant leurs modalités.
Évolutions Le SGC s’inscrit dans cette évolution générale, en combinant la création de contenu avec sa gestion, son archivage et la publication. Les systèmes SGC ou CMS répondent ainsi aux besoins suivants.
Gestion de versions successives ou concurrentes Lorsque plusieurs personnes ou entités travaillent sur un même document, le système fournit un outil qui trace les évolutions, et permet de visualiser/gérer les modifications et les éventuelles situations conflictuelles. Grâce à elle, on peut également savoir qui a apporté telle modification et quand.
Adaptation du rendu visuel selon l'écran de consultation Les SGC actuels permettent de présenter un contenu de manière adaptée à la définition et au format d'écran utilisé, en exploitant le même contenu original mais des règles de CSS différentes. On parle alors de site web réactif.
Travail collaboratif (groupware)
Plusieurs parties prenantes peuvent trouver avantage à travailler sur un espace commun privé, lié à une communication précise (suivi d’une relation client pour une entreprise et son fournisseur), tout en gardant une trace historique matérialisable (en général par la couleur) permettant de savoir qui a modifié quoi. Un logiciel précurseur dans le domaine a été Lotus Word Pro, dont Microsoft Word reprit plus tard cette fonction.
Multiplication des sources de contenu Il s’agit de mutualiser les contenus de plusieurs organisations tout en présentant le contenu d’informations issues de sources différentes avec leur mise en page, comme le font les journaux qui diffusent les dépêches d’agences de presse. Ce mécanisme s’appelle généralement la syndication de site.
Commentaires devenant eux-mêmes sources d'information La plupart des projets SGC libres fonctionnant sur le Web proposent de créer des forums associés aux articles pour laisser les visiteurs réagir. Des , la scindant en deux blocs : l’information institutionnelle, qui apporte ce qui peut être émis par une source dite de confiance ; l’information officieuse, qui, par un mécanisme de retour, permet d’obtenir : la validation, la correction, la discussion d’une information, et son enrichissement par tout lecteur.
Le commentaire fait évoluer les outils logiciels d’édition (destinés à la simple diffusion d’information) vers des outils de communication. En effet, la communication est bilatérale, à la différence de l’information, unilatérale.
Ceci est probablement la plus grande évolution qui implique un changement profond de notre façon de considérer le partage de la connaissance et d’appréhender le web. En effet, d’un côté le diffuseur d’information, en proposant un forum de réactions, prend les risques inhérents à l’expression publique (juridiques et rédactionnels) et, de l’autre, l’utilisateur prend le risque de la modification/suppression de son contenu par les auteurs du site.
L'amélioration qualitative se poursuit
Les SGC ont, au fil du temps, amélioré leurs qualités :
la sécurité informatique, en particulier pour empêcher la prise de contrôle par des tiers, est désormais au cœur des préoccupations (prise en charge native de SSL, voire Kerberos, plugins de sécurité, comme Wordfence pour Wordpress) ;