Az útnyilvántartás olyan bizonylat, amellyel a céges autó hivatali, illetve üzleti utazásait van lehetőség elszámolni. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartáson a költségek elszámolása az üzemanyagszámlák alapján történik. Az útnyilvántartásnak egy esetleges ellenőrzés során naprakésznek kell lennie. Az útnyilvántartás vezetését korszerű útnyilvántartó programok segítik.
Útnyilvántartás vezetésére kötelezettek
A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles) Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autó cégautóadójának megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja menetteljesítményét Cégeknek, céges tulajdonban lévő autókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához nagyon ajánlott mégis útnyilvántartást vezetni a biztonság kedvéért 2012-től a cégautóadót drasztikusan megemelték, viszont ez kiváltható kiküldetési rendelvénnyel Már egyszemélyes Kft.-k és Bt.-k is használhatják a kiküldetési rendelvényt, megspórolhatják a cégautóadót 2012-től a bérelt illetve lízingelt autók áfatartalma újra levonható, viszont a használatot útnyilvántartással kell alátámasztani Magánautók céges használata után komoly összegű cégautóadót kell fizetni, kivéve ha kiküldetési rendelvényen vannak a költségek elszámolva Aki kilépett az EVA körből, annak szüksége lehet útnyilvántartó programra Bérelt illetve lízingelt autók áfa-visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges/magánutak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az áfát. 2013-tól a fenntartáshoz szükséges költségek áfatartalma is arányosan visszaigényelhető, ráadásul 2013. július 1-től a cégautóadóból a gépjárműadó is levonható. 2019-től megjelent az "átalányadó", ezzel útnyilvántartás nélkül is le lehet vonni a lízing- és tartós bérlet ÁFA-jának 50%-át. Útnyilvántartással továbbra is akár 100% levonható (a céges utak arányában), de ehhez továbbra is útnyilvántartás vezetése szükséges.
Az útnyilvántartás kötelező adatai
Minden útnyilvántartásnak tartalmaznia kell: a gépjármű típusát a gépjármű forgalmi rendszámát a fogyasztási normát az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott) az utazás időpontját az utazás kiindulópontját az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova) a megtett kilométerek számát tételesen tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát Útnyilvántartás nyomtatási minta 2021
Az útnyilvántartás vezetésének módjai papíron, erre alkalmas nyomtatványon Excelben GPS nyomkövető berendezés által vett adatokból útnyilvántartó programmal mobil alkalmazás segítségével
Az útnyilvántartó program
Az útnyilvántartó program segíti és gyorsítja az útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény elkészítését.
Az útnyilvántartó program gyártók egy része igyekszik a mindenkori jogszabályoknak megfelelően a felhasználót segíteni az aktuális bizonylat kifogástalan elkészítésében, hogy egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során ne keletkezzen büntetés.
Az útnyilvántartó programokban foglalt adatok illetve a programok funkciói
általános jogszabálykövetés havi NAV (APEH) üzemanyagárak fogyasztási normák (alapnorma-átalány) autók fogyasztási adatai autók főbb adatainak nyilvántartása munkaszüneti napok fogyasztási korrekciók számítása kilométer-óra állás rögzítése nyomtatható kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás adatmentés külföldi utak kezelése körutak kezelése partnerimportálás tankolások rögzítése logikai ütközéseket figyelő algoritmusok autó-partner összerendelés számítógépes hálózatban való munka támogatása partnerek távolságszámításához szükséges algoritmus mobil alkalmazás támogatása
Az útnyilvántartó programok fejlődése
kezdetben papíron kézzel vezették az útnyilvántartást, számolgatták a partnertávolságokat később nyomtatványon ugyanígy az 1990-es években megjelentek az első útnyilvántartó programok, ezek főleg a bizonylat összeállításában segítettek, alig volt előrelépés a nyomtatványboltos összeállításnál az 1990-es évek végén az útnyilvántartó programok már a városok között tudták számolni a távolságokat beépített címadatbázis segítségével, azonban ez sosem volt pontos, és csak egyesével tudott távolságokat számolni szintén az 1990-es évek közepétől / végétől akik nem ismerték az útnyilvántartó programok előnyeit, azok Microsoft Excel táblázatban állították össze bizonylatukat. Ennek érdekessége, hogy sokan a mai napig ezt használják főleg "takarékoskodási" okokból a 2000-es évek elején már létezett külső térképes, de háztól-házig távolságszámoló útnyilvántartó program 2003 környékén jelent meg az első online, webes felületű útnyilvántartó program, de hamarosan meg is szűnt 2005-ben jelent meg a beépített térképes, már tömeges(!) távolságszámításra alkalmas útnyilvántartó program 2005 végén jelent meg az első és egyetlen olyan blog, amely kizárólag az útnyilvántartás témájával foglalkozikez 2007-ben HVG Goldenblog díjas lett 2008-tól jelentek meg a beépített térképes megoldás ötlete alapján az annál jóval egyszerűbb, kevesebbet tudó (partnertávolságok számolása csak egyesével) Google Maps integrációval megoldott, PC-n futó útnyilvántartó programok. Habár egyértelműen a PC-s programok hódítanak, már népszerűek az online webes felületen elérhető programok is. 2013-ban megjelent iPhone-ra, Androidra és Windows Phone-ra (mobil platformokra) útnyilvántartó app, 2018-ban megszűnt a Windows Phone verzió, mivel a másik két platform dominálja a világpiacot, szintén 2018-ban jelent meg olyan Online útnyilvántartó program, amely az önálló webes felülete mellett saját mobil alkalmazással is rendelkezik, ami útközben automata rögzítési módokkal is képes rögzíteni és feldolgozni az utakat 2019-től már 70 logikai ütközést is ellenőriz és javít nyomtatás előtt a "beépített NAV-ellenőr", hogy a felhasználóknak biztosan NAV-álló útnyilvántartásuk lehessen.
Források Mobil útnyilvántartó program Útnyilvántartó program blog Útnyilvántartó program Útnyilvántartás.lap.hu Útnyilvántartás szabályai
Jegyzetek
Kategória:Számvitel Kategória:Szoftverek