La gestione delle collezioni di beni culturali può essere definita come "un processo di raccolta di informazioni, comunicazione, coordinamento, formulazione di linee guida, valutazione e pianificazione" da parte delle istituzioni - pubbliche o private - coinvolte, come musei, archivi o biblioteche. Le collezioni di beni culturali richiedono una grande cura e misure di protezione per garantire la loro sicurezza contro perdite o danneggiamenti esterni, ma richiedono anche una documentazione approfondita per aiutare a tracciare la vita di un oggetto all'interno dell'istituzione in cui è conservato. Per soddisfare queste esigenze, le istituzioni aderiscono agli standard e alle pratiche di gestione e cura delle collezioni, che servono a creare un ambiente sicuro per gli oggetti con una documentazione di accompagnamento chiara e precisa. Questi processi influenzano le decisioni sulla gestione dei registri e la politica di gestione delle raccolte, che delinea i protocolli per l'ambito della raccolta, la cura delle collezioni e la pianificazione e risposta alle emergenze.

Politica di gestione delle collezioni Una politica di gestione della raccolta pone le basi per le metodologie con cui un'istituzione gestisce le situazioni relative alla propria raccolta. Può essere definito come “una dichiarazione scritta dettagliata che spiega perché un'istituzione è operativa e come svolge la propria attività. La policy articola gli standard professionali dell'istituzione per quanto riguarda gli oggetti lasciati alle sue cure e funge da guida per il personale”. Poiché le istituzioni si trovano spesso di fronte a domande che riguardano quali oggetti dovrebbero acquisire, come gestire la rimozione o il prestito degli oggetti della collezione o gli standard di tutela degli oggetti, è imperativo avere delle linee guida chiare che possano aiutare a prevenire possibili problemi. La prevenzione è l'approccio migliore quando si tratta di operazioni e oggetti nella collezione, quindi le linee guida rappresentano un documento importante che può essere visto quasi come un confine stabilito per aiutare a garantire che il museo rimanga fedele alla sua missione, fornendo anche la migliore assistenza alla sua collezione.

L'obiettivo principale della gestione delle collezioni è documentare gli standard e le pratiche necessarie per sviluppare, curare e rendere disponibili per l'uso gli oggetti di un collezionista o di un'istituzione. Per fare ciò, viene creata una politica di gestione delle collezioni in cui vengono fornite informazioni dettagliate per spiegare le esigenze specifiche della collezione in base a tipo, epoca, localizzazione, ecc. Le politiche di gestione della collezione sono specifiche per l'istituto che la detiene e stabiliscono ad esempio quale figura professionale è responsabile dei singoli compiti, se e quando un oggetto deve essere acquisito o rimosso dalla raccolta, chi all'interno dell'istituzione ha l'accesso alla collezione e le esigenze di conservazione preventiva di ciascun oggetto all'interno della collezione.

Dato che quasi ogni decisione presa da un museo viene definita tenendo presente la sua missione, è importante che questa sia inclusa nelle linee guida. Una dichiarazione di intenti stabilisce le volontà del museo in termini di scopo, ruoli e responsabilità nei confronti del pubblico e delle collezioni. Questa affermazione è ciò che aiuta a determinare tutto ciò che fa il museo e a cui dovrebbe essere fatto riferimento regolarmente per garantire che le decisioni siano ancora in linea con l'obiettivo originale. Le dichiarazioni di missione del museo devono aderire agli standard di ICOM e per gli Stati Uniti d'America agli standard dell'American Alliance of Museums.

Oltre alla dichiarazione di intenti, le linee guida in genere includono una sezione che delinea l'ambito della collezione. Questa è una sezione che “esamina la storia della collezione; considera i suoi punti di forza, di debolezza e gli usi attuali; e afferma ciò che il museo fa e non raccoglie”. La politica delle collezioni o i criteri di selezione di una biblioteca, un archivio o una collezione museale costituiscono una dichiarazione delle priorità dell'istituzione in quanto si applicano all'acquisizione di nuovi materiali. Le linee guida della collezione ne guidano il processo di sviluppo.

Anche le biblioteche più grandi, meglio finanziate e famose (come la Library of Congress, la British Library e la Stanford University) non possono acquisire, ospitare, catalogare e mantenere tutte le opere,For attempts to do this, see Universal library. quindi è necessaria una politica o una serie di criteri per la selezione di ciò che si vorrebbe acquisire. Generalmente la politica delle collezioni è correlata alla missione o allo scopo della biblioteca: ad esempio le biblioteche nazionali raccolgono materiali relativi a quella nazione o pubblicati nel territorio di quella nazione, le biblioteche accademiche generalmente raccolgono materiali utilizzati nell'insegnamento e nella ricerca presso l'istituzione che servonoDonated materials may be subject to less rigorous criteria and electronic materials are usually selected from large collections of serials and databases which may contain a mixture of appropriate and inappropriate materials e le biblioteche pubbliche raccolgono materiali che dovrebbero soddisfare le richieste del pubblico che ne fa uso.

Esempi di linee guida per le raccolte includono:

Dichiarazioni sulla politica delle collezioni della Biblioteca del Congresso (organizzate per settore) Dichiarazione sulla politica di raccolta della B. Davis Schwartz Memorial Library presso la Long Island University Politica delle collezioni della National Library of New Zealand (politica digitale e fisica integrata) Politica di raccolta e conservazione per SunSITE (biblioteca digitale)

Oltre a stabilire le priorità per l'acquisto di nuovi materiali, le politiche di raccolta servono anche da guida quando alle biblioteche vengono offerte donazioni o dotazioni. L'acquisizione di materiali può essere meno costosa dell'elaborazione (smistamento, catalogazione, ecc.) e dei costi di conservazione a lungo termine di molti materiali, e anche le donazioni alle biblioteche di solito hanno costi di gestione associati.

La politica di un'istituzione può anche includerne la storia.

Considerazioni legali ed etiche Oltre agli standard di cura generale, una politica di gestione delle collezioni è disciplinata anche dalle restrizioni legali locali e internazionali imposte a determinati beni del patrimonio culturale e dalle esigenze di gestione ad esse associate. Ci sono innumerevoli leggi che specificano come le antichità, i reperti archeologici e i manufatti etnici devono essere gestiti e salvaguardati per garantire la loro sicurezza fisica, nonché le considerazioni etiche che devono essere affrontate quando si prendono in considerazione questi manufatti unici.

Esempi di leggi locali negli Stati Uniti d'America includono:

Act for the Preservation of American Antiquities, 8 giugno 1906 ("The Antiquities Act") (16 USC 431-433): autorizza il Presidente degli Stati Uniti a dichiarare i monumenti nazionali e fa rispettare le norme a protezione dei siti archeologici e degli oggetti recuperati da scavi. Museum Properties Management Act del 1955, (16 USC, Sect. 18 [f]): spiega le responsabilità e le azioni che possono essere eseguite dal Segretario degli Interni degli Stati Uniti attraverso il National Park Service ed include l'accettazione di donazioni e lasciti di denaro, acquisizione di oggetti e collezioni museali, effettuazione di scambi di oggetti o collezioni museali, accettazione e concessione in prestito di oggetti o collezioni museali. Native American Graves Protection and Repatriation Act del 1990 (NAGPRA), (25 USC 3001-13): identifica i diritti di proprietà e controllo per gli oggetti culturali dei nativi americani.

Esempi di legislazione internazionale includono:

La Convenzione dell'Aia per la protezione dei beni culturali in caso di conflitto armato, (adottata il 14 maggio 1954): un trattato internazionale incentrato sulla protezione del patrimonio culturale come i monumenti architettonici, i siti archeologici, le opere d'arte e tutti gli oggetti ritenuti di valore artistico, storico o scientifico. Convenzione sui mezzi per vietare e prevenire l'importazione, l'esportazione e il trasferimento illeciti di proprietà di beni culturali, (Parigi, 14 novembre 1970): un accordo internazionale per contrastare le pratiche di importazione, esportazione e trasferimento illeciti di proprietà di beni culturale al fine di preservare il patrimonio culturale mondiale. Convenzione per la Salvaguardia del Patrimonio Culturale Immateriale, (Parigi, 17 ottobre 2003): un accordo internazionale volto a salvaguardare il patrimonio culturale immateriale, sensibilizzando e valorizzandolo. Il patrimonio culturale immateriale comprende “le pratiche, le rappresentazioni, le espressioni, le conoscenze, le abilità – nonché gli strumenti, gli oggetti, i manufatti e gli spazi culturali ad essi associati – che comunità, gruppi e, in alcuni casi, individui riconoscono come parte del loro patrimonio culturale. "

Politica di raccolta Scritte come una sottosezione della politica generale di gestione della collezione, la maggior parte dei collezionisti e delle istituzioni culturali utilizza una politica delle collezioni, o una politica dei criteri di selezione, in cui viene delineato lo scopo della collezione e i tipi di oggetti considerati più rilevanti. La politica di raccolta definisce l'ambito della collezione e la sua rilevanza per la missione dell'istituzione fungendo da "ampia descrizione delle collezioni [dell'istituzione] e una spiegazione di come e cosa raccoglie il museo e come vengono utilizzate tali collezioni". L'ambito della collezione così come stabilito in questa politica serve a definire se, quando e come un'istituzione culturale sceglie di accedere o rimuovere oggetti dalla sua collezione. Inoltre, poiché diversi tipi di collezioni richiedono protocolli di tutela unici, la politica di raccolta definisce nel dettaglio anche le categorie associate alla collezione, come biblioteca o archivio, istruzione o ricerca, permanente e mostra. La politica di raccolta potrebbe anche affrontare i conflitti di interesse per i dipendenti che detengono collezioni personali simili a quelle dell'istituto presso cui sono impiegati.

Acquisizione L'acquisizione può essere definita come "il processo di creazione di una registrazione permanente di un oggetto, assemblaggio o lotto ricevuto da una fonte in un determinato momento per il quale l'[istituzione] ha la custodia, il diritto o il titolo, e l'assegnazione di un numero di controllo univoco a detto oggetto, assemblaggio o lotto." Come parte della politica di raccolta, i collezionisti e le istituzioni devono definire i termini di acquisizione per garantire che solo gli oggetti rilevanti vengano inseriti con successo nella collezione. Questa parte delle linee guida definisce: chi all'interno dell'istituzione è autorizzato a prendere decisioni sull'acquisizione o meno di un oggetto, in quali termini legali l'oggetto deve essere acquisito (ad es. documentazione comprovante l'acquisto legale, restrizioni all'importazione e all'esportazione e diritti di proprietà intellettuale) e informazioni sull'accordo del repository se l'oggetto deve essere archiviato all'interno di una struttura fuori sede. La sezione di adesione della politica di raccolta potrebbe anche discutere i punti di forza e di debolezza della raccolta esaminando la storia della collezione nel suo insieme. Ciò a sua volta consente al collezionista o all'istituzione di stabilire linee guida per migliorare, far crescere e sviluppare la collezione nel modo migliore.

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