La gestione del tempo (in inglese: time management) è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l'efficacia, l'efficienza e la produttività. La gestione del tempo può essere migliorata da una serie di competenze, strumenti e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, progetti e obiettivi entro un determinato periodo di tempo. Tutto questo comprende una vasta gamma di attività, come pianificazione, allocazione, definizione degli obiettivi, delega, analisi del tempo, monitoraggio, organizzazione, programmazione e definizione delle priorità. Inizialmente veniva utilizzata in attività commerciali o di lavoro, ma alla fine il termine è stato ampliato per includere anche ogni attività personale, come disciplina di tecniche cognitivo-comportamentali. Un sistema di gestione del tempo consiste di un insieme di processi, strumenti, tecniche e metodi, nonché una necessità da utilizzare in ogni progetto di sviluppo, in quanto ne determina il tempo di completamento e il suo campo di applicazione.
Negli ultimi anni, diversi autori hanno discusso di gestione del tempo dovuto al sovraccarico delle informazioni digitali.The 4-Hour Workweek, Timothy Ferris, Crown Publishing Group 2007The Principle of Relevance, Stefania Lucchetti, RT Publishing, Hong Kong 2010 http://www.stefanialucchetti.com
Categorizzazione Stephen R. Covey ha elaborato per i metodi di gestione del tempo uno schema di classificazione: Prima generazione: di fatto consistono in promemoria acustici, sveglie, orologi con timer, con possibile applicazione su personal computer. Possono essere utilizzati per avvisare una persona nel momento in cui deve essere eseguito un compito determinato. Seconda generazione: consiste nella progettazione e nella preparazione tramite agenda, post-it, taccuino, calendario degli appuntamenti, ecc. e include la definizione degli obiettivi. Terza generazione: consiste nella pianificazione, con priorità di controllo,Attraverso l'uso di un organizer personale, oggetti di carta, il computer o sistemi PDA – based. attività su base giornaliera. Questo approccio utilizza periodi di tempo anche per chiarire valori e priorità. Quarta generazione: efficienza e azione proattiva, utilizzando uno degli strumenti di cui sopra; obiettivi posti e ruoli, come elemento di controllo del sistema per favorire l'importanza oltre l'urgenzaI Sette Pilastri della gente altamente efficace, Stephen Covey, Fireside. 1990*
Gestione del tempo e concetti relativi Gestione di progetto. La gestione del tempo può essere considerato come un sottoinsieme nella gestione dei progetti, o pianificazione dei progetti. La gestione del tempo è inoltre considerata come una delle funzioni fondamentali nel pianificare la gestione dei progetti. Attenzione alla gestione : si riferisce alla gestione delle risorse cognitive, in particolare al tempo che si riserva sia al ragionamento mentale che all'organizzazione mentale dei propri impiegati, nel condurre alcune attività. Gestione delle conoscenze personali : Vedi sotto: Gestione personale del tempo.
Effetti concettuali sul lavoro Il professore Stephen Smith, è tra gli studiosi di sociologia, i cui lavori più recenti hanno dimostrato che il punto di vista dei lavoratori a tempo è collegato a questioni sociali, come l'istituzione della famiglia, ruoli di genere e la quantità di lavoro a carico dei singoli.Buck, M. L., Lee, M. D., MacDermid, S., & Smith S. C. (2000). Reduced load work and the experience of time among professionals and managers: Implications for personal and organizational life. In C. Cooper & D. Rousseau (Eds.), Trends in Organizational Behavior (Vol. 7). New York: John Wiley & Sons.
Gestione del tempo personale Le strategie di gestione del tempo sono spesso associate con la raccomandazione di impostare obiettivi personali, un progetto, in un piano d'azione, composto da un elenco di attività semplici. Sia per le attività individuali che per gli obiettivi si può stabilire un punteggio di importanza, istituire scadenze e priorità assegnate. Si raccomanda un periodo di programmazione giornaliera, settimanale, mensile o di altro tipo nei diversi campi di pianificazione o di revisione.
La lista dei compiti La lista dei compiti è una lista delle cose da fare utile per ricordare, utilizzate nel corso dell'autogestione, nel corso della spesa, nel management, nella gestione di progetto, e nell'ingegneria del software.
Quando uno degli obiettivi della giornata viene completato, la missione si considera riuscita. Sull'agenda si riporta quindi l'avvenuto successo, evidenziando la conclusione del compito.
La scrittrice Julie Morgenstern suggerisce anche cose da fare e da non fare nella gestione del tempo, che includono: Tracciare tutto ciò che è importante, attraverso un elenco di attività Creare unoasi di tempo per controllare la gestione Dire di no Definire le priorità Non mollare mai Non pensare che le attività critiche si possano risolvere nel tempo libero
Esistono vari equivalenti digitali, tra cui le applicazioni PIMPersonal information management. e la maggior parte dei computer palmari (PDA). Esistono anche delle applicazioni basate su web, molte delle quali libere,https://doodle.com/online-planner poi con l'arrivo degli smartphone le applicazioni specifiche sono aumentate esponenzialmente.
Organizzazione delle liste Le liste di cose da fare sono spesso suddivise a livelli. Il sistema più semplice comprende una lista generica, ed una lista giornaliera compilata ogni giorno estraendo le voci dalla lista generica.
S.J.Scott divide le liste in quattro livelli: lista per la cattura delle idee, liste di progetto, liste di compiti settimanali e liste dei compiti giornalieri.
Le liste possono anche gestire le priorità:
Un metodo di gestione delle priorità è stato chiamato, ABC da Alan Lakein. Nel suo sistema le voci A sono le più importanti (A-1 le più importanti del gruppo), poi B e infine C. Una particolare metodologia applica il metodo ABC — ABC lists and tips for dyslexic students on how to manage to-do lists assegnando la vocale A alle cose da fare entro un giorno, la consonante B alle cose da fare entro una settimana e la consonante C alle cose da fare entro un mese. Accordare priorità ad un elenco giornaliero delle attività, dopo averle elencate si assegna un numero ad ogni attività,1 per massima priorità, 2 per seconda priorità più alta, etc. numero che indica in quale ordine di eseguire i compiti. Quest'ultimo metodo è generalmente più veloce. Un approccio completamente diverso, opposto al concetto di priorità, è stata avanzata dallo scrittore britannico Mark Forster nel suo libro Fallo domani, ed altri segreti della gestione del tempo. Si basa sul concetto nella gestione di liste «chiuse», al posto della tradizionale lista «aperta». Lo scrittore sostiene che la tradizionale lista aperta ed infinita garantisce che alcuni compiti verranno inevitabilmente lasciati incompiuti. Inoltre sostiene che con tale approccio tutti i compiti verranno portati a termine, e, nel caso non si riuscisse, consente di individuare i propri difetti di pianificazione e dove si deve cambiare.
Applicazioni software Le moderne applicazioni informatiche sono fornite di una gestione ad albero della gerarchia dei compiti, compiti composti da attività secondarie — Features, code, and description for ToDoList 5.3.9, a project based time management application, a loro volta da sotto-attività. In queste applicazioni sono disponibili diversi filtri di ricerca, la possibilità di ordinamento delle attività, e l'associazione di note arbitrariamente lunghe. Applicazioni più recenti invece dispongono modalità automatiche in cui il software tenterà di determinare dinamicamente la migliore attività necessaria allo specifico momento. — Description of features in the Trog Bar including "TaskSense," the feature which automatically prioritizes tasks.
Molte di queste applicazioni sono in grado di gestire più utenti e permettere l'assegnazione dei compiti, ed utilizzarlo anche in modalità comunicativa. Inoltre queste applicazioni sono in grado di gestire le informazioni personali ed il gestione di progetto.
Sindrome da deficit di attenzione e iperattività L'incapacità cronica di gestire il tempo in modo efficace può essere dovuta alla Sindrome da Deficit di Attenzione e Iperattività. Alcuni dei criteri diagnostici sono: difficoltà ad organizzare le proprie attività quotidiane, problemi ad iniziare un'attività, difficoltà a portare a termine i progetti intrapresi.Driven to Distraction, Edward Hallowell, M.D.
Parte di questi deficit sono dovuti ad un impairment funzionale della corteccia prefrontale, la parte più evoluta del cervello. Essa tra le altre cose ha un ruolo nella capacità di sostenere l'attenzione e di inibire gli impulsi, nell'organizzazione, nella capacità di imparare dall'esperienza e nell'auto-monitoraggio. Alcuni autori sostengono che cambiare il modo in cui la corteccia prefrontale funziona è possibile ed aiuterebbe a risolvere in parte queste problematiche.
Avvertenze
La diffusione delle liste Secondo Sandberg, — a report on to-do lists and the people who make them and use them gli «elenchi delle attività non sono la chiave per la produttività». Lo riferisce una stima: «il 30% trascorre più tempo a gestire le liste che completare il lavoro che le stesse liste elencano.» Ciò potrebbe essere dovuto alla dilazione delle attività di pianificazione. Corrispondenza rigida Hendrickson afferma — an anecdotal discussion of how to-do lists can be tyrannical che la rigida corrispondenza a liste di compiti conduco alla «tirannia del fare a tutti i costi» e spinge inevitabilmente a «perdere del tempo su attività poco importanti». Anche in questo caso si deve avere l'accortezza di individuare il punto critico, ma verso la dimensione del compito. Per un sistema, un certo livello di dettaglio deve essere dato per scontato. Per esempio: piuttosto che inserire nella lista, «pulire la cucina», «pulire la camera da letto» e «pulire il bagno», è più efficiente scrivere, «pulizia», risparmiando tempo nella scrittura riducendo il carico amministrativo del sistemaOgni attività inserite nel sistema genera un costo in tempo e fatica per gestirla, a parte l'esecuzione del compito.. Il rischio nel sintetizzare le attività, tuttavia, è che «pulizia» in questo esempio può rivelarsi ambiguo e confuso, con il rischio di dilazionare i compiti, o gestire male un intero progetto. Compilare una lista di compiti di routine è una perdita di tempo. Per esempio, se avete l'abitudine di lavarvi i denti tutti i giorni, allora non vi è motivo di inserirlo nell'elenco delle attività. Lo stesso vale, per esempio, alzarsi dal letto o i pasti, o altre attività ordinarie di tutti i giorni. Se avete la necessità di tenere traccia delle attività di routine, è più utile compilare un elenco standard, o un grafico, in questo modo evitate di inserire, più volte, nella lista lo stesso compito. Per rimanere flessibile, una lista di compiti deve essere disponibile alla gestione temporale del fallimento. I fallimenti si verificano costantemente, sia che si tratti di persone che di imprese. Un individuo, o una società devono prevedere un lasso di tempo riservato alla gestione del fallimento, anche se minimo. Se non avete previsto un lasso di tempo per affrontare questa situazione, vi è il rischio di produrre un fallimento più grande e definitivo.Horton, Thomas. New York The CEO Paradox (1992) Per evitare di rimanere bloccati in un circolo vizioso e dispendioso, la pianificazione dei compiti dovrebbe anche comprendere delle sessioni di valutazione, mensili, semestrali e annuali, sia per eliminare le inefficienze che per garantire all'individuo o all'azienda la certezza della direzione desiderata.