La contabilità è il sistema di rilevazione continua di qualunque evento di rilevanza economica in un contesto organizzato. L'ambito tipico di applicazione è dunque qualsiasi ente o struttura operativa, sia pubblica che privata, ma il significato non cambia anche nel ristretto ambito personale (contabilità individuale).
Altra definizione, tipica della ragioneria, vuole che la contabilità sia l'insieme degli spostamenti di capitale aziendale raccolti e organizzati secondo un criterio che permetta un rapido accesso ed elaborazione dei dati. Ancora un'altra definizione: "la contabilità è la storia economica di un'impresa nel senso che conserva una traccia di tutte le operazioni commerciali".
Storia
La contabilità, intesa come annotazione di operazioni commerciali, è una pratica conosciuta fin dalla notte dei tempi. Un metodo di contabilità con conti di dare e avere è menzionato già in .
Prima del XV secolo tali fatti erano registrati con il metodo della "partita semplice", che prevedeva una serie di voci (praticamente una rubrica) sotto le quali veniva annotato di volta in volta la nuova operazione. Non esisteva alcun collegamento tra una voce e l'altra e quindi nessuna possibilità di riscontro e controllo incrociato.
Il matematico Luca Pacioli (1445-1517) nel 1494 definisce per la prima volta, in termini sistematici, il metodo della partita doppia nel libro Summa di arithmetica, geometrica, proportione et proportionalita, nel capitolo intitolato Tractatus de computis et scripturis. La pubblicazione di questo libro gli ha valso il titolo di "padre della contabilità." Le innovazioni introdotte da Pacioli sarebbero impensabili senza la tecnica di calcolo descritta da Leonardo Fibonacci nel suo "Liber Abbaci" (1202). Il principale merito di Fibonacci fu di sintetizzare l'aritmetica commerciale con l'algebra, rendendo più semplice l'applicazione delle tecniche descritte da Pacioli e di conseguenza la loro diffusione nelle scuole frequentate dai mercanti. L'opera ebbe un'immediata fortuna a Venezia, in particolare, tra gli studenti della scuola dell'Abaco.
Il libro di Pacioli rispondeva all'esigenza di una emergente classe di nuovi mercanti che aveva la possibilità di frequentare la scuola ma che, a differenza dei mercanti di vecchia generazione, non poteva affidarsi su un bagaglio di conoscenze e pratiche consolidate. Questi commercianti di prima generazione avevano bisogno di una breve introduzione alla contabilità. La codificazione della contabilità frutto di Pacioli e dei suoi successori rinascimentali si affermò così tanto nella classe mercantile che molti termini contabili nati in italia in questo periodo sono entrati nella terminologia utilizzata anche oggi a livello internazionale.
Concetti Fondamentali di Summa di Arithmetica La pubblicazione della Summa di arithmetica, geometrica, proportione et proportionalita ha codificato le sei componenti principali della contabilità a partita doppia:
il singolo titolare o la società in affari come entità contabile i cui libri registrano i suoi rapporti finanziari con gli agenti economici aumenti / diminuzioni riordinati nelle disponibilità fisiche di denaro, livello del debito, attività e passività una singola unità monetaria a cui vengono convertiti gli ammontari in altre azioni L'equazione attività = passività + patrimonio netto profitti o perdite, come l'incremento netto del decremento del capitale proprio risultante da uno o più atti di scambio tra l'entità e il suo contesto economico i periodi contabili, su cui possono essere misurati i profitti e le perdite
Nel XVI secolo, il monaco benedettino Angelo Pietra approfondisce l'applicazione della partita doppia nella gestione aziendale del monastero.
Questo metodo prevede che per ogni operazione siano eseguite due registrazioni, in due conti distinti, in opposte sezioni (dare/avere), per importi complessivamente uguali, in modo che il totale dei valori registrati nelle due sezioni, sia sempre uguale. Il primo immediato vantaggio di questo metodo è la possibilità di riscontro e di autocontrollo. Il secondo vantaggio è dato dal fatto che con una determinata struttura del piano dei conti si può avere una visione continua ed aggiornata della situazione economica e patrimoniale dell'azienda.
La contabilità in partita doppia si affermò rapidamente in tutto il mondo, tanto che molti termini contabili italiani nati nel Rinascimento e nei secoli successivi sono rimasti come radice nella terminologia internazionale.
La contabilità moderna, in Italia, si può far risalire all'entrata in vigore dell'ultimo Codice Civile del 1942 (ma iniziato fin dal 1926), e in particolare nel Libro V. È uso comune oggi parlare di obblighi civilistici e fiscali in merito alla tenuta della contabilità.
Nel 1978 la CEE emanò la IV direttiva, con l'obiettivo di armonizzare le legislazioni dei paesi membri per quanto concerne:
Il contenuto del bilancio annuale e dei documenti accompagnatori Le modalità di pubblicazioni I principi contabili da applicare.
In Italia la direttiva è stata recepita nel 1991, con grande ritardo rispetto agli altri paesi europei (ad esempio la Francia l'ha recepita nel 1983).
Le norme CEE sono state incluse nella revisione dell'articolo 2423 del Codice Civile con il decreto legislativo 127/1991.
Tipologie In economia aziendale, coesistono due funzioni fondamentali:
Mercantile o commerciale,che collega l'azienda con il mondo esterno e riguarda l'acquisto di materie prime (uscite) e la vendita di prodotti o servizi (entrate); Industriale o tecnica,che sta all'interno e riguarda i processi di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti (o erogazione di servizi).
Da questa fondamentale distinzione derivano due metodi di gestione contabile:
Contabilità generale o Co.Ge:registra tutti i fatti amministrativi intercorsi tra l'azienda e l'ambiente esterno. I dati rilevati sono solo quelli accertati (documentati secondo rigide regole formali), sono sintetici e sono storici (fatti avvenuti); Contabilità industriale (anche detta contabilità analitica, in breve Co.An):registra solo fatti di gestione interna. I dati rilevati possono essere analitici, riclassificando costi e ricavi rilevati dalla contabilità generale, possono derivare da previsioni o essere predeterminati, sono attuali (anche perché non si aspetta l'accertamento della contabilità generale).
Il metodo classico di rilevazione contabile nella Pubblica Amministrazione, cosiddetto finanziario o Co.Fi, è del tipo a partita semplice ed è incentrato sulle entrate (incassi) e uscite (pagamenti). Solo da pochi anni (vedi Tit. III d. lgs. n. 279/1997 e allegata Tab. B e successive modificazioni) è stato introdotto il metodo della partita doppia, con la denominazione di contabilità economica.
Contabilità generale È anche definita "contabilità ordinaria", in contrapposizione alla "contabilità semplificata", utilizzata per aziende con volume di affari ridotto e/o ditte individuali.
È la rilevazione e registrazione dei fatti esterni di gestione, tenuta con il metodo della partita doppia e secondo precise norme del Codice Civile.
Gli uffici amministrativi delle medie / grandi aziende sono stati i primi a usufruire dei vantaggi offerti dai sistemi informativi, sin dagli anni sessanta del secolo scorso. Oggi è molto difficile trovare aziende, anche molto piccole, che non utilizzano una soluzione informatica per la contabilità. Di fatto, oggi, qualsiasi persona in azienda (ed anche in casa) è in grado, con un minimo di addestramento, di gestire la contabilità generale. Verrebbe quindi spontaneo dire che lo strumento principale della contabilità generale è il computer. Ma "dietro" il computer esiste una metodologia consolidata fatta di terminologia, strumenti e procedure che vale la pena illustrare.
Seppur diffusa la dizione "contabilità aziendale" è ovvio che la contabilità generale si applica anche a organizzazioni che non sono imprese e/o aziende (enti pubblici, associazioni, lavori autonomi, ecc.).
Terminologia di base
L'unità elementare di registrazione è la singola imputazione, composta da voce contabile di riferimento, descrizione del fatto, importo, segno o collocazione in dare o avere e data di registrazione.
L'insieme minimo di registrazione è la prima nota, costituita da almeno due imputazioni, una in dare e una in avere.
Quando le imputazioni sono più di due il totale dare e avere è sempre uguale; si dice che la prima nota è "quadrata".
La prima nota è identificata da un numero progressivo (protocollo) e una data di registrazione.
Può coesistere anche una data di competenza, per casi particolari.
Numero e data prima nota entrano nella "chiave d'identificazione" delle singole imputazioni in essa contenute, insieme alla voce di conto e, spesso il numero di riga. Il termine "riga di prima nota" è universalmente condiviso per indicare la singola imputazione così completata.
Oggi la gran parte delle prime note è automatica, in quanto generata da sottosistemi informatici o moduli specializzati (esempio: fatturazione) che "scaricano" in contabilità le movimentazioni di propria competenza. "Scaricare", nel gergo, signfica importare in maniera automatica massivamente o singolarmente i documenti (ovvero i loro campi rilevanti) nella procedura contabile. Chiaramente "documenti" generati nell'applicazione software (ordini o contratti, bolle di materiali o rapportini di intervento, fatture o scontrini o ricevute, movimenti di magazzino, cespiti, ecc.)
"Movimento" è sinonimo di "registrazione" (ingl. entry) o scrittura (meno usata nel gergo aziendale, di più in quello scolastico/universitario). Movimento è il classico termine che si usa per la singola registrazione in un partitario o estratto conto. "Saldo" significa totale/somma (algebrica) di una serie di movimenti (ingl. balance). "Acconto" sta per rata parziale (detto di valori in entrata o uscita) a cui poi si aggiunge il saldo che, in questo caso, significa ultima rata conclusiva.
Strumenti e documenti tipici
Gli strumenti tipici, anche sotto forma di documenti formali, sono:
Piano dei conti (in inglese chart of accounts) È la struttura con cui si articolano i conti. Si tratta del "dizionario di riferimento" di tutte le voci trattate in contabilità generale. Le voci sono organizzate in alberi gerarchici di tre livelli o più. Le denominazioni più comuni di tali livelli sono "mastro/conto/sottoconto" o "gruppo/conto/sottoconto". Piano sta per "modello", "struttura". Primanota Documento base di prima trascrizione dei movimenti, oggi divenuto "quasi" virtuale, tuttavia indispensabile per identificare e raggruppare le registrazioni elementari. Infatti il numero e la data di primanota, insieme alla voce di conto, sono le chiavi di identificazione univoca di ogni singola registrazione elementare in dare o avere. Giornale (general ledger) Prospetto che riepiloga le registrazioni in ordine cronologico. Per ogni registrazione elementare (una riga di prima nota) comprende almeno: data, voce del piano dei conti, descrizione del movimento, importo in dare o avere. È un documento obbligatorio, ma di scarsa importanza gestionale. Il documento cartaceo è costituito da una serie di fogli numerati e bollati. Da qui il termine di uso comune di "giornale bollato". Libri IVA Come il giornale, riportano in ordine cronologico tutte le registrazioni che si riferiscono ad un conto/sottoconto IVA. Sono documenti obbligatori, corredati da un riepilogo a cadenza trimestrale che presenta la situazione creditoria o debitoria dell'azienda. Mastro (in inglese account)