Un archivista è una persona addetta alle attività di ordinamento e gestione di un archivio, sia pubblico che privato o ecclesiastico.
Professionalmente può essere alle dipendenze di una pubblica amministrazione (un ente pubblico, per esempio) o di un'azienda che, per ragioni sostanzialmente commerciali, fiscali o di inventario, decida di tenere una lista ragionata delle transazioni e/o dei contratti stipulati con la clientela. Si occupa del Protocollo in entrata e in uscita, della classificazione dei documenti, della fascicolazione e dell'inventariazione.
In Italia esiste anche la figura dell'archivista come libero professionista: egli opera in tutti i settori merceologici e nelle situazioni più diverse, spesso con un rapporto di lavoro ad interim o definito in un contratto a progetto, per riordino di archivi. Esistono cooperative, società, studi associati di archivisti.
La formazione: laurea in archivistica o diploma di archivistica, paleografia e diplomatica conseguibile tramite un corso biennale, a numero chiuso, presso gli Archivi di Stato. L'associazione di categoria è l'«Associazione Nazionale Archivistica Italiana» (ANAI).
La parte più qualificante del lavoro dell'archivista consiste nell'ordinamento dei documenti e nella formazione di un inventario, vale a dire di uno strumento ragionato per agevolare la ricerca di chi, a vario titolo, accede agli archivi. Esso comporta l'esecuzione di delicate operazioni in conseguenza delle quali i diversi documenti sono posti in connessione tra loro.
Il lavoro archivistico viene eseguito dalle Soprintendenze Archivistiche competenti per territorialità.
L'archivio non è una biblioteca, ma è un insieme di documenti prodotti e ricevuti da uno stesso soggetto (ente, famiglia, azienda...). Ogni documento di un archivio è legato all'altro dal vincolo archivistico e il riordino deve rispettare la formazione dell'archivio stesso.
Accade che, in particolari situazioni, l'archivista possa sconfinare dal proprio ambito professionale, trasformandosi in storiografo: se i documenti archiviati lo consentono, come quelli degli Archivi di Stato, l'archivista può proporsi, attraverso la pubblicazione di particolari documenti, come organizzatore di mostre documentarie e di eventi culturali aventi come fine la valorizzazione del patrimonio archivistico.
Descrizione Come ha scritto Richard Pearce-Moses:Determinare quali documenti abbiano un valore duraturo può essere difficile. Gli archivisti devono anche selezionare i documenti sufficientemente preziosi da giustificare i costi di archiviazione e conservazione, oltre alle spese ad alta intensità di manodopera di sistemazione, descrizione e servizio di consultazioneHunter, Gregory (2003). Developing and Maintaining Practical Archives: A How-to-do-it Manual. New York: Neal-Schuman Publishers, Inc.. La teoria e il lavoro accademico alla base delle pratiche archivistiche sono chiamati "scienza archivistica".
Le occupazioni correlate più comuni sono bibliotecari, curatori di musei e gestori di archivi. La professione dell'archivista è distinta da quella del bibliotecario. Le due professioni hanno corsi di formazione separati, aderiscono a principi separati e distinti e sono rappresentate da organizzazioni professionali separate. In generale, il bibliotecario tende a occuparsi di media pubblicati (dove i metadati, come autore, titolo e data di pubblicazione, possono essere facilmente evidenti e possono essere presentati in forma standardizzata), mentre l’archivista si occupa di media inediti (che hanno sfide diverse, come i metadati che non sono sempre immediatamente evidenti, contengono complicazioni e varietà e dipendono più probabilmente dalla provenienza). La Society of American Archivists (SAA) rileva inoltre che mentre entrambe le professioni conservano, raccolgono e rendono accessibili i materiali, i bibliotecari possono spesso ottenere "nuove copie di libri logori o perduti", mentre i documenti nelle collezioni d'archivio sono unici e insostituibili. La SAA distingue ulteriormente le biblioteche e gli archivi in base ai materiali che conservano e al modo in cui vi accedono gli utenti.
Dato che i documenti d'archivio sono spesso unici, gli archivisti possono preoccuparsi tanto della conservazione e della custodia del supporto informativo (cioè il documento fisico) quanto del suo contenuto informativo. In questo senso, l’archivista può avere più cose in comune con il curatore del museo piuttosto che con il bibliotecario. La SAA afferma che i curatori dei musei e gli archivisti a volte si sovrappongono nei loro compiti, ma che i curatori spesso raccolgono e interpretano oggetti tridimensionali, mentre gli archivisti si occupano di documenti cartacei, elettronici o audiovisivi. Le selezioni d'archivio sono infatti talvolta esposte nei musei.
Anche la professione di archivista viene spesso distinta da quella di gestore di documenti, anche se in questo caso la distinzione è meno assoluta: l'archivista si occupa prevalentemente di documenti ritenuti meritevoli di conservazione permanente, mentre il gestore di documenti si occupa maggiormente di documenti di attuale importanza amministrativa.
La SAA rileva inoltre che storici e archivisti hanno una partnership di lunga data, poiché gli archivisti preservano, identificano e rendono accessibili i documenti, mentre gli storici li utilizzano per le loro ricerche.
Mansioni e ambiente di lavoro
I compiti degli archivisti includono l'acquisizione e la valutazione di nuove collezioni, l'organizzazione e la descrizione dei documenti, la fornitura di servizi di consultazione e la conservazione dei materiali. Nell'organizzare i documenti, gli archivisti applicano due principi importanti: provenienza e ordine originale. La provenienza si riferisce alla creazione di documenti e al mantenimento di documenti diversi separati per mantenere il contesto. Molte entità creano documenti, inclusi governi, aziende, università e individui. L'ordine originale viene applicato mantenendo i record nell'ordine stabilito e gestito dal/i creatore/i. Sia la provenienza che l'ordine originarle sono strettamente legati al concetto di "respect des fonds", secondo il quale i documenti di un determinato ente non dovrebbero essere mescolati con i documenti di un altro ente.
Ci sono due aspetti dell'organizzazione: intellettuale e fisica. Entrambi gli aspetti seguono il principio dell'ordine originarle. Gli archivisti elaborano fisicamente i documenti inserendoli in cartelle e scatole prive di acidi per garantirne la sopravvivenza a lungo termine. Inoltre elaborano i documenti intellettualmente, determinando in cosa consistono i documenti, come sono organizzati e quali eventuali strumenti di ricerca devono essere creati. Gli aiuti alla ricerca possono essere elenchi di riquadri, inventari descrittivi o indici. Anche se la disposizione originale non è chiara o non aiuta in termini di accesso alla collezione, raramente viene riorganizzata in qualcosa che abbia più senso. Questo perché preservare l'ordine originale mostra come funzionava il creatore dei documenti, perché i documenti furono creati e come li organizzarono. Inoltre, la provenienza e l'autenticità dei documenti potrebbero andare perduteRoe, Kathleen D. (2005). Arranging and Describing Archives and Manuscripts. Chicago, IL: Society of American Archivists.. Tuttavia, l'ordine originale non è sempre il modo migliore per mantenere alcune collezioni e gli archivisti devono utilizzare la propria esperienza e le migliori pratiche attuali per determinare il modo corretto di preservare le raccolte di supporti misti o quelle prive di una chiara disposizione originale.
Il lavoro degli archivisti comprende una serie di decisioni etiche che possono essere suddivise in tre aree ampie e interconnesse: requisiti legali; standard professionali; e responsabilità nei confronti della società nella selezione e conservazione dei materiali documentari che fungono da fonte primaria di conoscenza e influenzano la memoria e l'identità collettiveDanielson, Elena S. (2010). The Ethical Archivist. Chicago: The Society of American Archivists. pp. 22–26, 46.. Nel gestire i conflitti etici che emergono nel loro lavoro, gli archivisti sono guidati da codici eticiDanielson (2010), chapter 1, "Codes of Ethics", pp. 21–46.. La Society of American Archivists ha adottato per la prima volta un codice etico nel 1980; il Consiglio internazionale degli archivi ne ha adottato uno nel 1996.
Oltre al loro lavoro di organizzazione e cura delle collezioni, gli archivisti assistono gli utenti nell'interpretazione dei materiali e nella risposta alle domande. Questo lavoro di riferimento può essere una piccola parte del lavoro di un archivista in un'organizzazione più piccola, o consistere nella maggior parte della sua occupazione in un archivio più grande dove possono essere delineati ruoli specifici (come archivista elaborante e archivista di riferimento).
Gli archivisti lavorano per una varietà di organizzazioni, tra cui agenzie governative, autorità locali, musei, ospedali, società storiche, aziende, enti di beneficenza, aziende, college e università, parchi nazionali e siti storici e qualsiasi istituzione i cui documenti possano essere potenzialmente preziosi per i ricercatori, espositori, genealogisti o altri. Possono lavorare anche su collezioni di una famiglia numerosa o addirittura di un individuo.
Gli archivisti sono spesso anche educatori; non è insolito che un archivista impiegato presso un'università o un college tenga conferenze su un argomento relativo alla sua collezione. Gli archivisti impiegati presso istituzioni culturali o per enti locali spesso progettano programmi educativi o di sensibilizzazione per promuovere la capacità degli utenti degli archivi di comprendere e accedere alle informazioni nelle loro collezioni. Ciò potrebbe includere attività varie come mostre, eventi promozionali, coinvolgimento della comunità o persino copertura mediatica.
L’avvento della Encoded Archival Description (EAD), insieme alla crescente domanda di materiali da rendere disponibili online, ha richiesto agli archivisti di diventare più esperti di tecnologia negli ultimi dieci anni. Molti archivisti stanno ora acquisendo competenze di base sull'XML per poter mettere a disposizione dei ricercatori on-line i propri strumenti di ricerca.
Competenze
Per effetto della natura diversificata del lavoro all’interno delle diverse organizzazioni e ambienti di lavoro, gli archivisti devono possedere un’ampia gamma di competenze:
Coloro che lavorano in posizioni di riferimento e orientate all'accesso dovrebbero avere buone capacità di servizio al cliente, per aiutare gli utenti nelle loro ricerche. Una conoscenza di base della conservazione è necessaria per contribuire a prolungare la vita dei manufatti culturali. Molti tipi di supporti (come fotografie, carta acida e processi di copia instabili) possono deteriorarsi se non conservati e mantenuti correttamente. La "carta acida" è una carta prodotta utilizzando sostanze acideSutermeister, Edwin (1929). Chemistry of Pulp and Papermaking (2 ed.). London, Chapman & hall: John Wiley & sons.. Ampiamente utilizzata a partire dalla metà del XIX secolo, le sue pagine diventano gialle nel giro di anni, estremamente fragili nel corso dei decenni e infine illeggibili nelle collezioni di biblioteche e archivi destinate a preservarle. Questo processo è stato chiamato “fuoco lento”. Sebbene molte collezioni archivistiche siano costituite esclusivamente da documenti cartacei, sempre più archivisti devono affrontare le nuove sfide poste dalla conservazione dei documenti elettronici, quindi devono essere lungimiranti e tecnologicamente competenti.
Preparazione educativa La preparazione educativa degli archivisti varia da paese a paese.
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