一般事務

一般事務（いっぱんじむ）とは、特定の分野に限定されない各種の定型的な事務処理を行う職業・職務である。文書の作成・整理、伝票や台帳の作成・管理、データ入力、郵便物の処理、電話・来客対応などを担い、「一般事務員」や「庶務係事務員」と呼ばれることもある。

業務内容一般事務は、規則、業務手順書、社内手続などに基づいて、組織の日常的な事務処理を行う。具体的な業務には、文書の作成と整理、電子メールへの対応、発注・受注伝票の作成と管理、各種台帳の管理、生産量や売上高などのデータ入力、社内の届出書類の管理、数量・金額の集計や計算、書類の点検などがある。

勤務先によっては、郵便物の発送・仕分け、物品の受領、電話の取次ぎ、事務用品の補充、来客対応なども担当する。文書作成ソフトや表計算ソフトのほか、パソコン、プリンター、複写機、電話などの事務機器を使用する。

担当範囲は企業・団体の規模や組織編成によって異なる。小規模な組織では複数分野の事務を一人が兼務する場合がある一方、規模の大きい組織では担当業務が細分化される。

他の事務職との区別一般事務は、特定分野の専門的な事務ではなく、各部署で定型的な事務処理を担う点に特徴がある。

総務事務は、建物・設備・備品の管理、株主総会や取締役会の準備、社内規程の作成・改定、社内行事の企画・運営など、組織全体に関係する業務を主に扱う。これに対して一般事務は、各部署の日常的な書類処理、入力、集計、連絡などを中心とする。ただし、実際の職場では両者の担当範囲が重なることもある。

人事事務、経理事務、営業事務、貿易事務、医療事務などは、それぞれ人事労務、会計、営業活動、輸出入、診療報酬請求などの特定分野を扱う。職種名ではなく実際の職務内容によって区分されるため、勤務先が使用する名称だけで担当業務を一律に判断することはできない。

職業分類厚生労働省編職業分類の第5回改定では、「事務的職業」の中に「一般事務・秘書・受付の職業」が設けられ、その小分類として「一般事務員」が置かれている。

大分類06：事務的職業中分類034：一般事務・秘書・受付の職業小分類034-01：一般事務員小分類034-02：秘書小分類034-03：受付・案内事務員一方、統計に用いられる日本標準職業分類では、大分類「事務従事者」の下に中分類「一般事務従事者」が置かれている。この中分類は、庶務・文書・人事・厚生・企画・調査・広報・法務・教育研修、秘書、応接などを含み、厚生労働省編職業分類の「一般事務員」より広い範囲を対象としている。

日本標準職業分類の小分類「総合事務員」は、担当する事務の種類が特定の分野に限定されず、各種の事務に従事する者を指す。複数の業務を担当していても、それぞれの業務内容が人事、会計、営業など特定分野に限定される場合は、その職務内容に対応する別の分類が適用される。

国際標準職業分類では、大分類「4：事務補助員」の下のコード4110（一般事務員）に該当する。

就業厚生労働省の職業情報では、一般事務への就業に特定の学歴や資格は必要とされていない。一方、業務の高度化や専門化に伴い、パソコン操作、文書作成、表計算、簿記、外国語などの技能を求める勤務先もある。書類や数値を扱うため、正確性、注意力、処理速度が必要となる。

企業、団体、官公庁など幅広い組織に配置され、正規雇用のほか、契約社員、パートタイマー、派遣労働者として就業する場合もある。勤務時間や休日は勤務先によって異なるが、事務所内で規則的な時間帯に勤務する職場が多い。月末や年度末など、伝票や文書の締切が集中する時期には業務量が増加することがある。

定型的な入力、集計、文書処理については、情報システムによる機械化・自動化や、外部事業者へのアウトソーシングが進められている。

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