Ajustamento contábil é um processo no qual as empresas, ao organizarem o balancete de verificações, devem, se necessário, lançar dados ajustados, em virtude da atualização de movimentos ocorridos em determinados períodos. Esses ajustes devem ser realizados antes das apurações de resultado, para maior fidelidade à realidade patrimonial e econômica das entidades, nos balanços mensais e fechamentos de exercício (vide orçamento).
Ajustes em disponibilidades
O ativo disponível reúne única e exclusivamente contas representativas de dinheiro disponível ou em depósito de livre movimentação bancária.
Para escrituração na conta caixa deve-se registrar movimentos de entrada e saída de moeda corrente. Em caso de duplicatas, vales, recibos, despesas diversas, cheques não descontados, faz-se lançamentos de ajustes ao final de cada mês, através dos extratos bancários.
Em virtude de cobranças, empréstimos, descontos e juros cobrados ou aplicados, os bancos lançam os encargos financeiros através de ajustes, que se fazem presentes nos extratos, os quais serão utilizados para confrontar as contas bancária e contábil em contas movimento. Esse procedimento é conhecido no Brasil como "conciliação bancária".
Também ocorrem ajustes de atualização de saldo e reconhecimento de lucros acumulados nas contas de aplicações.
Ajustes nas contas a receber São dois os tipos de contas a receber:
Vendas a prazo. Empréstimos a sócios ou a terceiros.
As primeiras mais significativas merecem destaque, devido às diversas possibilidades de operação. As últimas, devido à incidência de juros e correções monetárias, fazem referência a atualização de valores.
Duplicatas descontadas
Quando se trata de duplicatas a entidade poderá entregá-las a uma agência bancária para negociação, onde o banco repassa o valor do titular à empresa e o mantém em seu poder para futura cobrança na data de vencimento, ficando consigo o valor correspondente aos juros.
As duplicatas descontadas são a contrapartida das duplicatas a receber, pois existe a figura do 'direito regressivo'. A instituição bancária desconta da empresa que as emitiu, o que as torna uma obrigação financeira, sendo que para fins de análise, a reclassificação no Passivo Circulante é correta, pois, não havendo sua liquidação da data do vencimento o compromisso passa a ser da empresa emitente.
Duplicatas em cobrança simples
As empresas utilizam duas maneiras de proceder à cobrança de duplicatas a receber: na primeira conservando-as em poder da empresa e ela própria faz a cobrança; na segunda, realiza a cobrança através de bancos, os quais ficam com elas em seu poder aguardando que o devedor compareça para efetivar o pagamento.
Quando se trata de cobranças de forma simples a entidade deverá efetuar o lançamento e registrar as duplicatas após o recebimento em contas de compensação.
Provisão para crédito de liquidação duvidosa PCLD (antes conhecido como PDD)
Todos os possíveis prejuízos futuros devem ser contabilizados no exercício em que foram observados. O maior problema é como saber quando uma conta a receber torna-se incobrável e como determinar o valor do prejuízo que a empresa terá.
Nenhuma entidade pode prever que um cliente (físico ou jurídico) não terá condições futuras de liquidar suas dívidas, portanto, por precaução, deve-se fazer verificações nas contas a receber, em aspecto contábil e fiscal, para constar se há clientes com concordatas ou em estado de falência, pois com reconhecimento antecipado, ela poderá adotar o critério de provisionar valor equivalente a 3% sobre o valor de contas a receber.
Ajustes nas aplicações em curto prazo
Os lançamentos de ajustes destas aplicações dependem das condições da aplicação, ou seja, se são pré-fixados ou pós-fixados. No caso da aquisição de um título o qual representa a aplicação do recurso, o lançamento contábil é simples: debita a conta de respectiva aplicação e credita a conta “caixa” ou “banco conta mov.”, dependendo de onde tenha se originado o dinheiro aplicado. Até a data do balanço, é aplicado um rendimento de 3,5% sobre o valor aplicado.
Ajustes nas mercadorias em estoque
Na compra de mercadorias o que mais importa é o documento fiscal de compra, no processo avaliador de quantidade e qualidade da mercadoria.
Além dos registros de entrada de mercadorias, deve-se também realizar os registros de impostos(IPI, ICMS).
Os ajustes contábeis mais comuns nas mercadorias são: eventuais baixas por insubsistências, descontos comerciais ainda não reconhecidos contabilmente, devoluções efetuadas por problemas de desconformidades com as especificações do pedido, além dos impostos recuperáveis, eventualmente ainda embutidos nos valores das mercadorias.
Contabilização dos impostos recuperáveis
Imposto recuperável é todo imposto que incide sobre a aquisição de insumos de produção, como: matéria-prima, materiais de industrialização, embalagens; nos casos em que a empresa compradora estiver sujeita ao mesmo imposto por ocasião em que efetuar as vendas dos produtos fabricados, como é o caso do IPI e ICMS.
Impostos não recuperáveis
Incidem sobre a receita da entidade, gerados em decorrência da realização de receita, são considerados despesas e deduzidos da receita bruta.
Os impostos não recuperáveis são:
- Imposto sobre serviços(ISS): Incide sobre a prestação de serviços, num percentual limitado a 5% , recolhido pelos cofres municipais. - Programa de integração social(PIS): Sobre receitas de qualquer origem, com percentual variado é arrecadado pelo gov. Federal em favor dos trabalhadores. - Contribuição social(COFINS): Incidente sobre as vendas da entidade, instituída pelo gov. Federal frente às despesas da área social. Provisionando todo mês o valor devido a título de contribuição, da mesma forma que o IPI.
Ajustes nas contas a apropriar
Referentes a pagamentos antecipados, cujos benefícios e prestação de serviços serão efetuados apenas em exercícios futuros.
Principais despesas pagas antecipadamente:
Prêmios de seguros e apropriação; Encargos financeiros a apropriar; Aluguéis a apropriar; Material de consumo a apropriar; Despesas de manutenção a apropriar.
Ajustes nas contas a pagar O exercício social corresponde a um período contábil, geralmente 12 meses, ao fim do qual a entidade deve realizar seu balanço patrimonial, apurando o resultado oficial de suas atividades nesse período. As despesas de um exercício, os gastos desembolsados ou previstos, necessários ao desenvolvimento das operações da empresa, e incorridas dentro do período contábil considerado como o do exercício social. As receitas de um exercício representam o numerário que uma entidade recebe ou tem previsão de receber, proveniente das suas operações ocorridas durante o período contábil. Finalmente, o resultado do exercício de uma empresa consiste na diferença entre as despesas e receitas inerentes ao período contábil, compreendido pelo exercício social.
Para que o governo antecipe o pagamento do imposto de renda, atualmente, as empresas têm elaborado seus balanços mensalmente.
Provisionamento das despesas a pagar
As principais despesas de final de mês são: encargos sociais, previdenciários e trabalhistas, impostos, taxas, encargos, honorários, pró-labore, alugueis e diversas outras obrigações.
O provisionamento das despesas consiste em debitar a despesa e creditar uma conta no passivo que represente o tipo de obrigação que ela gera.
Ajustes em contas de receitas
O ajustamento deve ser feito para registrar as receitas realizadas e não recebidas como as recebidas e ainda não executadas.
Receitas realizadas e não recebidas: são aquelas que já foram computadas no resultado da empresa, porém ainda não foram realizadas financeiramente, constituem os direitos da empresa, receitas a receber.
Para apropriação das receitas ganhas e ainda não recebidas debita-se uma conta de ativo que representa o direito e credita-se uma conta que representa a receita respectiva.
Receitas recebidas antecipadamente: Algumas entidades recebem antecipadamente o pagamento por produtos a serem entregues ou por serviços a serem prestados. Isso cria a obrigação de prestar serviço ou entregar o produto em data futura.
Ajustes em empréstimos e financiamentos
Títulos a pagar: Normalmente com prazo de vencimento de 90 ou 120 dias, os títulos são empréstimos bastante requisitados. Os encargos são pagos no ato do recebimento do empréstimo, antecipadamente.
Financiamentos em geral: Geralmente estes estão sujeitos a correções, devido à desvalorização da moeda, os quais, dependendo dos termos do contrato, podem ser pagos periodicamente ou incorporados ao valor do principal, para unificação do pagamento.
Ajustes contábeis no ativo permanente Investimento de origem mais duradoura reúne bens e diretos destinados a formar os meios e instrumentos para a produção ou realização das atividades da entidade; os recursos denominados ‘ativos diferidos’ são aplicados em despesas que contribuirão para a formação do resultado de mais um exercício social.
Investimento Os principais são:.
Títulos de renda: Proporcionam rendimento, constituídos de juros e correção monetária. Fundos mútuos de investimentos: Aquisição de cotas de fundos, com objetivo de auferir lucros, através do resgate de uma cotação maior. Ações de outras empresas: Aplicação de numerário no capital de outras entidades, com o controle de todo esse capital ou parte dele, ou apenas para obter rendimento.
Todo investimento pode gerar ganhos ou perdas. São dois os grupos de investimentos.
Títulos de Renda: Os rendimentos aumentam o valor do investimento, rendem juros e correção monetária. Os rendimentos não aumentam o valor dos investimentos.
A técnica contábil para proceder ao ajustamento dos investimentos, de acordo com o seu valor de mercado, quando este for menor que o valor contabilizado, consiste na constituição da ‘previsão para desvalorização de investimentos’, tal como aquela utilizada na atualização dos valores dos estoques.
Contabilização da baixa de investimentos: ocorre por ocasião do resgate de algum investimento de renda, ou por ocasião da alienação de investimentos de riscos como ações, fundos e outros títulos de investimentos mais permanentes.
Procedimento contábil: Debita-se na conta que recebe o produto do resgate, “caixa/banco”, e credita-se na respectiva conta do investimento, zerando-a por conseguinte. Uma diferença entre o valor resgatado e o valor contabilizado, faz-se o lançamento de correção, credita uma conta de receita pelo valor resgatado a maior ou debita uma conta de despesa a menor.
No investimento não atualizado periodicamente deve-se creditar a conta do respectivo investimento alienado, no valor da incorporação mais ajustes realizados até o momento, creditar uma conta de apuração do resultado denominada de “Resultado da alienação de investimentos.
Um investimento alienado sendo ajustado por desvalorização de investimento anterior Não compensado contabilmente procede-se ao estorno da previsão, debitando a conta “Previsão para desvalorização de investimentos” e creditando a conta “Resultado da alienação de investimentos”.
Então, efetua-se o lançamento do produto da alienação, debitando na conta que recebe o valor da operação sendo ‘caixa/banco’, creditando a conta “Resultado na alienação de investimentos”, sendo apurado o resultado líquido obtido.
Imobilizado
Também chamado de Ativo Fixo, são um conjunto de bens de permanência mais duradoura, destinados a realização de atividades e manutenção na entidade.
Para separar as despesas geradas do imobilizado, seus elementos são divididos em duas categorias:
“Bens em operação”, agrupa os bens que estão em operação, gerando despesas que são incorporadas às despesas do exercício. “Bens em andamento”, são os bens que ainda não estão em operação, quando for o caso geram despesas que devem ser ativadas para amortização futura.