Um Projeto de Workfow baseia-se em três conceitos de complexidades crescente, primeiramente temos o conceito do Sistema 3R´s, em um estagio intermediário o Modelo de Referencia da WfMC e finalizando temos o com o esquema de XML as entidades da XPDL

Sistema de 3R's Elementos primários do sistema Workflow – os três R´s''

Os três Rs Roles, Rules and Routes, traduzindo Papéis, Regras e Rotas(Caminhos), são considerados os elementos primários do Sistema Workflow, sendo assim um sistema de Workflow precisa ser montado sobre as definições de quem faz o quê, de que forma e quando, e quais os caminhos que levam e trazem os pacotes de dados e informações que irão compor. Essas definições têm como paradigma o planejamento intitulado 5QRC, ou seja, as respostas as seguintes perguntas por quê?, o quê?, quem?, quando?, qual lugar?, recursos? e como?.

Papéis ou Roles

O detalhe mais importante no Workflow é “Quem faz o quê?”, como o papel de uma personagem em peça de teatro. Papel ou Role é o conjunto de características e habilidades necessárias para executar determinada tarefa ou tarefas pertencentes a uma atividade. O Papel ou Role sempre é o mesmo, as responsabilidades são sempre as mesmas, como um personagem existente naquela peça de teatro, o que muda são os atores, mas os papéis não. Assim, como no caso dos atores, cada participante do Workflow deve ser treinado cuidadosamente. Esse treinamento deve dar atenção especial ao aprendizado do papel que cada um vai desempenhar, as responsabilidades inerentes ao papel, bem como aos resultados esperados e que serão medidos. Existem dois tipos de Papel ou Role: usuário e função.

Papel Usuário

O papel usuário é pessoal e intransferível e serve para identificar todos os usuários que tenham acesso a um sistema Workflow. Quando o papel usuário deixar de existir por demissão, promoção ou outra ocorrência qualquer, deve ser desativado.

Papel Função

O papel função é o que a atividade deve desempenhar dentro da cadeia de valores. É obrigatória a definição de cada um dos papéis função existentes no fluxo de trabalho de forma particularizada. É necessário, também, definir um papel genérico e associá-lo a todos os usuários do sistema. Para o Workflow, o papel função desempenhado numa atividade tem uma série de atributos que devem ser definidos como forma de se construir as camadas necessárias ao fluxo de trabalho do processo. É primordial que o sistema Workflow deva permitir que um papel função possa ser alterado de papel usuário, sem alterar seus atributos de papel função. Seus atributos mínimos são: nome do Papel ou Role, Posição Organizacional, Nível Administrativo, Papel Supervisor e Direitos de Acesso.

Posição Organizacional

Deve descrever a localização do papel ou role dentro da empresa, que pode ser um grupo de trabalho, um departamento, um projeto ou até outra empresa

Nível Administrativo

Indica o nível em que o papel ou role está definido na organização. Isto permite criar um organograma dinâmico da estrutura do fluxo de trabalho

Papel Supervisor

É a definição de qual papel supervisiona o papel estudado

Os Direitos de Acesso

São um conjunto de atributos que definem com que tipo de permissão o papel pode acessar o Workflow. Papéis ou roles são sempre associados a outros elementos, mais, especificamente, aos caminhos e às regras.

Regras ou Rules As regras são elementos que definem de que forma os dados que trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados pelo sistema Workflow. As regras definem, basicamente, quais informações devem transitar pelo fluxo de trabalho e sob quais condições. Cada documento enviado contém informações que serão usadas por quem as receber. Associadas ao documento, podem existir regras que especificam com clareza e exatidão a operação ou processamento do documento, quais as atividades que devem recebê-lo, quais as rotas a seguir e a quais cuidados especiais, se houver, o documento deve ser submetido. A garantia de que a implantação do sistema terá sucesso encontra-se no conhecimento e organização prévios das regras que sustentam o fluxo de informações no sistema Workflow. Quanto mais detalhada for a descrição das regras que suportam cada documento, mais seguro será seu processamento, diminuindo a chance para que um papel ou role qualquer comprometa a agregação de valores no produto ou serviço. Existe um tipo de dado num sistema de Workflow que, por suas características, se diferencia dos demais dados existentes num fluxo de trabalho. Esse dado leva o nome genérico de dado relevante. Um dado relevante, para Workflow, é toda e qualquer informação usada no fluxo de trabalho para avaliar condições e determinar qual a rota a ser seguida, qual processamento deve ser executado, e como um documento deve ser manuseado. Os componentes de uma regra, como início, tempo, execução e segurança são dados relevantes para qualquer sistema de Workflow.

Rotas ou Caminhos

O terceiro R, rotas ou caminhos, para Workflow, é o controle de movimentação exercido sobre os documentos. Os comandos do elemento rota controlam como os documentos se movem de um ponto a outro, dentro do fluxo de trabalho. Este elemento é tão importante quanto os outros dois, papéis e regras, pois, entre outras funcionalidades, garante que o documento chegue ao destino sempre que uma instância ou caso seja iniciado no Workflow. Rota é o caminho lógico que, definido sob regras específicas, tem a função de transferir a informação dentro do processo, ligando as atividades associadas ao fluxo de trabalho. Existem quatro tipos de Rotas ou Caminhos e cada um desses tipos tem um propósito que não deve ser confundido como simples sofisticação da ação de transferência: · serial; · paralelo; · condicional; e · conclusão. O caminho serve para levar alguém, ou alguma coisa, de um lugar para outro. Às vezes, de um ponto a outro existem vários caminhos e nos decidimos por um deles sob determinadas condições. Para Workflow, essas condições, também, se aplicam e isso faz com que uma informação percorra um determinado caminho sob o controle de determinadas condições.

Caminho Serial

É o Caminho linear e direto entre os passos, não permitindo variações. Nesse tipo de caminho, cada atividade tem, apenas, uma atividade anterior e, apenas, uma atividade posterior. Além disso, cada atividade deve ser completada antes que o trabalho seja enviado a atividade seguinte.

Caminho Paralelo

Se dá quando um grupo de passos pode ocorrer ao mesmo tempo e tem o mesmo passo anterior e o mesmo passo seguinte. Esse caminho propicia a agilização do processo, pois permite caminhos independentes entre si, que podem ocorrer ao mesmo tempo e, logo após, serem reunidos num ponto, denominado Ponto de Encontro. Esse Ponto de Encontro deve, também, ter a função de armazenamento até que todos os passos paralelos sejam concretizados e, somente, após isso, ser enviado ao próximo passo.

Caminho Condicional

Ocorre quando múltiplas rotas podem ser usadas e a escolha é feita por meio de determinada condição. Esse tipo de rota é determinado dinamicamente por eventos que ocorrem no processo, à medida que as atividades são executadas.

Caminho de Conclusão

É um caminho que tem apenas um motivo específico. É o caminho que um objeto de informação ou um processo toma para concluir uma operação. Existem dois tipos de rotas de conclusão: · um tipo endereça a ação a n atividades; e · o outro endereça a ação a, apenas, uma atividade.

Modelo de Referência da WfMC

WfMS -Workflow Management System é um sistema de Gerenciamento de Workflow responsável por gerenciar e executar completamente Workflows através da execução de software cuja ordem de atividades é dirigida por uma representação da lógica do Workflow no computador, proporcionando a automação de um processo de negócios, gerenciando a seqüência de atividades de trabalho e chamando os recursos humanos e/ou eletrônicos apropriados associados com os vários passos das atividades.

O Padrão Definido pela WfMC (Workflow management Coalition)

As ferramentas de WfMS certificam-se de que as atividades ocorram numa seqüência própria e que os usuários sejam informados para que possam executar suas tarefas prevenindo as pessoas para não esquecerem coisas, fazendo uma notificação automática e imediatamente das atividades executadas. “No nível mais alto, todos sistemas WfMS podem ser caracterizados como suporte em três áreas funcionais: • funções de tempo de construção : preocupam-se com a definição , e possível modelagem do processo de Workflow e suas atividades constituintes; • funções de controle em tempo de execução: preocupam-se com gerenciamento de processos de Workflow em um ambiente operacional e sequenciamento de várias atividades para serem manuseadas como parte de cada processo; • interações em tempo de execução com usuários e ferramentas para processamento dos vários passos das atividades.”

Modelo de Referência da WfMC

O Modelo de referencia de workflow foi criado a partir da estrutura de uma aplicação genérica, identificando as interfaces que permitem aos produtos interagir aos mais diversos níveis. Como diversos produtos apresentam níveis de capacidade diferentes em cada modulo é necessário definir interfaces entre estes, de forma a que possa existir interoperabilidade entre produtos. A interface que envolva o Workflow Enactment Service designa-se por WAPI - Workflow API, e possui formatos de intercâmbio. Esta interface pode ser considerada como um conjunto de pontos por onde os serviços do sistema de workflow podem ser acessados. E que regulam as interações entre o software de Controle de workflow e os restantes componentes do sistema. Uma vez que como muitas das funções das diversas interfaces são comuns torna-se mais apropriado considerar a WAPI como uma interface de serviço unificada que suporta funções de gestão de workflow sobre 5 áreas funcionais.

Representação Serviços

A Representação Serviços disponibiliza um ambiente onde ocorre a inicialização e ativação de processos (onde os vários processos de workflow podem correr). Usando um ou mais motores de gestão de workflow (Workflow Management Engines), responsáveis por interpretar e ativar parte ou todo o processo, e a comunicação com recursos externos necessários a realização das várias atividades.

'Workflow Enactment Service' é um serviço de software que consiste em um ou mais motores de workflow com o objetivo de criar, gerir e executar instâncias de workflow. As diversas aplicações podem interagir com este serviço pela Workflow Application Programming Interface

Motor de Workflow

O Motor de Wokflow (Workflow Engine) é responsável por parte ou pelo total Controle do ambiente dentro de um Enactment Service. Sendo capaz de controlar a execução de um determinado conjunto de instâncias de processos ou sub-processos com um fim. Determinado por uma quantidade de objetos e seus atributos, que consegue interpretar de entre as definições do processo. Definição - Workflow Engine Um Serviço de software ou ”Motor”que disponibiliza o ambiente de execução para uma instância de workflow. Tipicamente este tipo de software disponibiliza primitivas para tratar de:

• Interpretação da definição do processo

• Controle de instâncias de processos - criação , ativação , suspensão , terminação , etc.

• Navegação entre as várias atividades do processo, que podem envolver operações seqüenciais ou paralelas, imposição de prazos, etc.

• Entrada e saída dos participantes

• Identificação de itens que requerem atenção do utilizador, e uma interface para a intervenção deste

• Manutenção dos dados relativos ao workflow, e encaminhamento destes entre os vários participantes

• Uma interface com capacidade de invocar aplicações externas, e passagem de dados importantes

• Ações de supervisão para Controle , administração e auditorias.

Interface de Definição de processo