Система управління колекціями ( CMS ), яку іноді називають інформаційною системою колекцій, — це програмне забезпечення, яке використовується в установах, які займаються колекціонуванням, або окремими приватними колекціонерами, аматорами чи ентузіастами колекціонування. Установи, що збирають колекції, — це насамперед музеї та архіви, які можуть бути дуже різними: від величезних міжнародних інституцій до дуже маленьких або вузькоспеціалізованих установ, таких як місцеві історичні музеї та товариства охорони пам'яток. Також, бібліотеки та галереї, є установами які збирають колекції. Системи управління колекціями (CMS) дозволяють окремим особам або установам організовувати, контролювати та керувати об’єктами своїх колекцій "відстежуючи всю інформацію, пов'язану з цими об'єктами та інформацію про них". У великих установах CMS може використовуватися персоналом колекцій, зокрема реєстраторами, зберігачами фондів та кураторами, для запису інформації про місцезнаходження об’єктів, їх походження, інформації про кураторів, звіти про збереження, професійні оцінки, історії виставок, тощо. До всіє цієї записаної інформації також отримують доступ і можуть використовувати інші інституційні підрозділи, такі як «відділ освіти, бухгалтерія та адміністрація»".Quigley, Suzanne; Sully, Perian (2010). Computerized Systems. In Rebecca A. Buck; Jean Allman Gilmore (Eds.), MRM5: Museum Registration Methods (5th ed.), p. 161. Washington, DC: AAM Press: American Association of Museums.

Перші системи управління колекціями були базами даних каталогів, по суті, цифровими версіями музейних карток, проте, сучасні та вдосконалені системи використовуються для покращення зв’язку між музейним персоналом, а також для автоматизації та керування завданнями та робочими процесами, пов’язаними з колекціями. Системи управління колекціями також використовуються для надання доступу до інформації про колекції та об’єкти, які зберігає установа науковцям, волонтерам установи та громадськості, дедалі частіше з використанням онлайн доступу.

Розвиток та історія систем управління колекціями Відтоді, як у 1960-х роках для бібліотек було розроблено машинозчитувані стандарти, музеї зацікавилися можливістю використання комп'ютерів для запису інформації про свої колекції. Проте, потреби музеїв відрізняються від потреб бібліотек; бібліографічна інформація про об’єкт бібліотечного зібрання зазвичай є статичною, а музейні записи більш динамічні через постійну потребу додавати нову інформацію про музейні об’єкти.Carpinone, Elana C. (May 2010), Museum Collection Management Systems: One Size Does NOT Fit All , p. 11. Retrieved 5 December 2015. Ще в 1967 році неформальна група музеїв Нью-Йорка Музейна комп’ютерна мережа (MCN) спробувала створити базу даних управління колекціями під назвою GRIPHOS. Також на спільній конференції Метрополітен-музею та IBM у 1968 році спікери обговорювали проекти з автоматизуції управління колекціями які вже діяли і ті, які були на стадії запровадження.Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software . John F. Kennedy University, pp. 23-24. Retrieved 19 November 2015. Для поширення інформації про комп’ютери та бази даних серед музеїв, зацікавлених у впровадженні комп’ютеризованих систем управління колекціями та з метою координації досліджень і розробки цих систем були створені професійні асоціації, такі як Координаційний комітет музейних банків даних (Museum Data Bank Coordinating Committee, MDBCC), сформований у 1972 році.Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software . John F. Kennedy University, p. 29. Retrieved 19 November 2015. Протягом 1980-х років, з появою реляційних баз даних, системи управління колекціями стали більш досконалими.Reibel, Daniel B. (2008). Computers. In ‘’Registration Methods for the Small Museum’’ (4th ed.), p. 126. Lanham, MD: AltaMira Press. Саме тоді, деякі з сьогоднішніх популярних систем спочатку розроблялися для конкретних установ "на основі загальних реляційних баз даних" — наприклад, The Museum System від Gallery Systems для Метрополітен-музею та Proficio від Re:discovery Software для музею Монтічелло Фонду Томаса Джефферсона, — а потім були випущені як комерційні продукти.Carpinone, Elana C. (May 2010), Museum Collection Management Systems: One Size Does NOT Fit All , p. 19. Retrieved 5 December 2015. У 1990-х роках, коли комп'ютери стали швидшими і дешевшими, а також з появою Інтернету, програмне забезпечення для управління колекціями стало набагато складнішим, здатним "представляти зображення, сортувати інформацію за будь-якими параметрами, записувати інформацію про виставки, відстежувати місцезнаходження і взаємодіяти з веб-сайтом музею".Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software . John F. Kennedy University, p. 40. Retrieved 19 November 2015.

Хоча метою 1960-х років було лише використання комп’ютерів для ведення обліку колекцій з метою підзвітності, виконавчий директор MCN Еверетт Еллін попереджав, що музейні фахівці повинні передбачати публічний доступ як ціль, оскільки "це будуть марні зусилля, якщо музеї лише створять славетну систему ведення записів".Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software . John F. Kennedy University, p. 26. Retrieved 19 November 2015. Системи управління колекціями стали ключовими інструментами для надання доступу громадськості до інформації про колекції та розширення типів інформації, яка записується. Те, що колись було "простим інструментом для впорядкування колекцій та інвентаризації", стало "надійним і потужним інструментом для збереження всієї інформації про музейні предмети", включно з інтерпретаційними матеріалами, цифровими об’єктами та цифровими сурогатами. Оскільки деякі системи управління колекціями тепер включають управління цифровими активами та зберігання інформації про контент, багато музейних фахівців почали використовувати абревіатуру CMS, яка означає "Системи управління вмістом".Sully, Perian (8 July 2006). Inventory, Access, Interpretation: The Evolution of Museum Collection Software . John F. Kennedy University, p. 3. Retrieved 19 November 2015.

Керування інформацією в системах управління колекціями У 1997 році історик мистецтва та консультант із вивчення музейної інформації Роберт А. Барон окреслив вимоги до систем управління колекціями не як перелік типів інформації про об’єкти колекцій, які мають бути записані, а скоріше як перелік дій щодо колекцій, таких як адміністрування, оренда, експонування, збереження та пошук,Swank, Annamaria Poma (September 2008). Collections Management Systems, p. 15. Retrieved 15 November 2015. завдання, за які музеї відповідали задовго до винаходу комп’ютерів. Багато сучасних систем управління колекціями виходять за рамки каталогізації, допомагаючи в управлінні цими процесами та документообігом.Schmitt, Bob (10 October 2014). Collection Management Systems. Retrieved 15 November 2015 Контрольний список критеріїв оцінки систем управління колекціями (Collections Management Software Criteria Checklist CMSCC) Канадської інформаційної мережі спадщини (CHIN), який має на меті скласти вичерпний перелік видів інформації, яку музей може захотіти записати в CMS, упорядковує цей список за процесами та діями, а не за типами інформації. Контрольний список "окреслює ряд функцій, які зазвичай включаються в комерційну CMS, що можуть допомогти музею визначити, які функції мають пріоритет".Canadian Heritage Information Network (2012).. Retrieved 28 February 2020

Надходження предметів Запис та управління інформацією та завданнями, пов’язаними з предметами, які надходять до музею, включно з записами про придбання чи позику, квитанції, запис про причину передачі предмета на зберігання та запис про повернення предмета його власнику.

Придбання Управління та облік предметів, доданих до колекції установи, включаючи інвентарні номери, каталожні номери, назву або тип предмета, дату придбання, спосіб придбання та передачу права власності. Існує багато різних систем нумерації, і CMS має дозволяти установі використовувати свою власну систему нумерації.Carpinone, Elana C. (May 2010), Museum Collection Management Systems: One Size Does NOT Fit All , p. 26. Retrieved 5 December 2015.

Контроль запасів Ідентифікація предметів, за які установа несе юридичну відповідальність, у тому числі позичених предметів та предметів, які не були додані. Записується інформація про місцезнаходження та статус об’єкта.

Контроль розташування та пересування Записи про поточне та минуле місцезнаходження предмета в приміщеннях установи, щоб його можна було знайти, включно з датами переміщення та дозволами на переміщення.

Опис каталогу Інформація, яка описує та ідентифікує предмети, зокрема інформація про творця/виробника/художника, дату(и) створення, місце створення, походження, історію об’єкта, дослідження предмета та зв’язки з іншими об’єктами.

Управління збереженням Управління інформацією про збереження об’єктів «з точки зору кураторства та управління колекціями», зокрема запити на збереження, записи обстежень реставраторами, звіти про стан, записи про профілактичні дії та історії реставрації.

Управління ризиками Управління інформацією про потенційні загрози для об’єктів колекції, зокрема перелік конкретних загроз, управління записами про профілактичні заходи, а також планами та процедурами на випадок катастроф та контакти на випадок надзвичайних ситуацій.

Страховий менеджмент і контроль оцінки Документальне підтвердження підстав страхування об'єктів, за які відповідає установа (включно з позиченими об'єктами), а також визначення грошової вартості об'єктів для страхування. Може включати імена та контактну інформацію оцінювачів, а також історію оцінки.

Управління еспозицією Управління експозицією або демонстрацією об’єкта, зокрема історія виставок та документація досліджень об'єкта для виставки. Досконаліші системи управління колекціями можуть мати можливість представляти цю інформацію на вебсайті музею або на онлайн-виставці.

Відправка/доставка/транспорт Управління об’єктами, які залишають приміщення установи та переміщуються в інше місце, включно з інформацією про місцезнаходження, пакувальні листи, розміри ящиків, дозволи, митну інформацію та документування засобів транспортування (включно з інформацією про кур’єра).

Кредитування та запозичення Управління тимчасовою передачею відповідальності за об’єкт від музею до іншої установи або навпаки, зокрема договори запозичення, історія запозичень, записи про витрати та платежі, пакувальні листи, інформація про місце перебування об'єкту, звіти про приміщення та записи затриманих запозичень.

Вилучення та утилізація Управління та облік об’єктів, які вилучаються та залишають колекцію установи, шляхом передачі, продажу, обміну або знищення/втрати, зокрема передача прав власності, записи про затвердження та причину вилучення.

Розвиток та історія систем управління колекціями

Функціональність Система управління колекціями повинна мати можливість зберігати дані, редагувати дані, видаляти дані, отримувати доступ до даних за допомогою запитів, сортувати дані та виводити дані у формі звітів.Reibel, Daniel B. (2008). Computers. In ‘’Registration Methods for the Small Museum’’ (4th ed.), pp. 117-118. Lanham, MD: AltaMira Press. Дані зберігаються у вигляді таблиць і вводяться в систему (а іноді й редагуються) за допомогою форм. Запити — це пошукові запити, які допомагають отримати певні дані з системи, а звіти — "це засоби, за допомогою яких результати запиту відображаються або друкуються".Quigley, Suzanne; Sully, Perian (2010). Computerized Systems. In Rebecca A. Buck; Jean Allman Gilmore (Eds.), ‘’MRM5: Museum Registration Methods’’ (5th ed.), p. 162. Washington, DC: AAM Press: American Association of Museums.

Гнучкість