Архів Ягеллонського університету нагромаджує матеріали інституції, яка вже функціонує майже 650 років. Ягеллонський університет, один із найстаріших науково-виховних осередків у Центральній Європі, зобов'язаний своїм існуванням далекоглядній політиці видатного правителя, королю Казимиру Великому, який після напружених зусиль призвів у 1364 році до створення Studium Generale в Кракові. Реорганізований 1400 року Владиславом II Ягайлом. Суттєве значення мав запис про передачу на університет особистих активів королеви Ядвіги. Краківська академія складалася з чотирьох факультетів: вільних мистецтв, медицини, права і теології (з 1397 р.)Charakterystyka zbiorów Archiwum UJ [Електронний ресурс] / Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego [вебсайт] // Режим доступу: http://www.archiwum.uj.edu.pl/zbiory-auj/charakterystyka-zbiorow . .
Історія архіву Своїми початками архів сягає XIV ст., періоду створення у Кракові Studium Generale. У ректораті нагромаджували пергаментні й папері документи. Їх зберігали разом із цінностями університету в сховищі Великого Колегіуму (Kolegium Większe). Спочатку дипломи розміщували у дубовій скрині, а потім у спеціальній шафі з висувними ящиками. Наприкінці XV ст. цей оригінальний архівний фонд налічував більше 250 пергаментів.
Крім дипломів почали систематизувати й зберігати статути, ухвали і висновки засідань Генеральної Асамблеї, нагромаджують університетську метрику, збирають кореспонденцію і вироки ректорського суду. Ці документи становлять спадщину діяльності центральної влади університету. Поруч із ними діяв дидактичний університетський поділ зорганізований у рамках чотирьох окремих факультети, що утворюють власну документацію. Професорське повсякденне життя тривало в рамках колегіальної системи, відповідної частини факультету університету. Діяли: Великий Колегіум (Kolegium Większe) (філософи і богослови), Малий Колегіум (Kolegium Mniejsze) (філософи) і Юридичний Колегіум (Kolegium Prawnicze). Важливою частиною старопольського фонду становить унікальна колекція документів так званих боркарн (borkarn), або першої стипендіальної системи в ЄвропіHistoria Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego, pod red. H. Barycza, Kraków 1965. — S. 22.. Уже в XVI ст. систематизують усі зібрані документи. Перший опис документів складений в 1530 р. Анжеєм Глаберем (Andrzej Glaber) із Кобиліна.
Університетський архів, який підпорядковувався ректору, протягом десятиліть залишався занедбаним. Тільки з другої чверті XVIII ст. почалися клопотання щодо архіву, але які до кінця так і не були реалізовані. Вони проводились інтенсивно з боку ректора і у зв'язку з відвідуванням університету Ґуго Коллонтаєм, а з 70-х років XVIII ст. посортовано та попередньо каталогізовано архівний фонд університету. Зокрема, слід підкреслити, що в 1780 році призначили нотаріального ректора, св. Вавжиньца Буларнєґо (Wawrzyńca Bularniego), на посаду архіваріуса. Протягом деякого періоду часу підтримувався зв'язок університетського архіву з діяльністю самої канцелярії університетуPrzewodnik po Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego / [red. przew. Urszula Perkowska], Kraków: Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego, 2001. — S.14..
У 1796 році при Фіскальній службі в Кракові був створений Архівний фонд освіти на чолі з Францішеком Цернером (Franciszek Cerner). Австрійська влада змусила Краківській університет направити архівні колекції в Фондовий архів. Було перенесено близько 25 000 паперових і пергаментних документів. Крім того, були розроблені алфавітні покажчики для 267 рукописних книг. У липні 1810 р. Архівний фонд освіти був переміщений до Варшави і поміщений у Національний архів. Тільки після Віденського договору, на початку 1817 р., документи Ягеллонського університету повернулись до Кракова, а в наступному році були відданні університету.
Під час другого поділу Польщі Краків, як і вся Галичина, знаходився під австрійським пануванням і масово онімечувався, але все одно Ягеллонський університет не втрачав свою особливу позицію в польській культурі. Взагалі, перша половина XIX ст. видалася складним періодом у розвитку університету і архівуHistoria Archiwum UJ [Електронний ресурс] / Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego [вебсайт] // Режим доступу: http://www.archiwum.uj.edu.pl/archiwum/historia-auj . . Ситуація тільки в 60-х роках XIX ст. для Ягеллонського університету покращується. Це було пов'язано з тим, що Галичині була надана автономія і почався новий етап розвитку міста й університету. Ягеллонський університет у Кракові став центром національного мислення та головним науково-дослідним центром у Європі.
Від другої половини XIX ст. починається підвищений інтерес істориків до польської документації, яка зберігалась у найстарішому університеті. Проводяться дослідження, видаються публікації, джерела. У 1881 році Владислав Віслоцкі (Władysław Wisłocki) опублікував каталог рукописів, що зберігаються в Ягеллонській бібліотеці й Архіві Ягеллонського університету. Архіви почали використовуватись з кінця XIX ст. для науково-дослідних цілей, в основному досліджуючи історію університету. У 1908 році на посаду архіваріуса Ягеллонського університету, і в той же час історіографа університету, призначили відомого історика Кракова Адам Хмєла (Adam Chmiel). Цей дослідник ввів впорядковану систему каталогів, спробував полегшити доступ до архіву. Усупереч очікуванням, однак, не призвів до відродження архівної діяльності. У 1920 році з ініціативи Станіслава Естрейхера (Stanisław Estreicher) було створено комітет, який мав підготувати програму реорганізації архіву. Після смерті Адама Хмєла в 1934 р. управління архівом перейшло до видатного історика науки і освіти Польщі Генрика Барича (Henryk Barycz). Це призвело до розширення архівних приміщень, був ініційований збір книг для бібліотеки, видавнича робота тощо. Від 1918 р. архіви, у тому числі університетські, діяли на підставі виданого 7 лютого 1919 р. декрету Глави держави про організацію державних архівів і опіки над архівами. Потрібно звернути увагу, що університетські архіви довго не посідали певне місце в організаційній структурі, а правила щодо організації виникали більше від традиції, ніж від опрацьованих і затверджених організаційних статутівJanosz-Biskupowa I. Archiwa uniwersyteckie w Polsce Ludowej w latach 1945—1966 // Archeion. — 1968. — Т. XLVIII. — S. 102. .
Під час Другої світової війни Ягелонський архів зазнав важких втрат. Були зруйновані документи, які зберігались у сховищі Collegium Novum (документи XIV ст.), знищена частина документів стипендіальних і фундаційних, університет також втратив багато матеріалу з 30-х років XX ст. Під час війни, частково колекції зберігалися в приміщенні Національного архіву на вул. Гродзкєй і частково в бенедиктинському абатстві в Туньцу. У ці важкі роки архівними зібраннями опікувався Казімєж Качмарчик (Kazimierz Kaczmarczyk), колишній директор Національного архіву в Познані.
Архів Ягеллонського університету після Другої світової війни локалізувався в Collegium Novum, але тільки після багатьох місяців роботи в жовтні 1946 року забрав свої колекції з приміщення Державного архіву. До 1963 р. Архівом Ягеллонського університету керував Генрик Барич. Були отримані справи студентських організацій, документальна спадщина викладачів, матеріали періоду окупації; була проведена серйозна інвентаризаційна робота. У 1953 році опубліковано інвентаризацію пергаментних дипломів, розроблену К. Качмарчеком ще в роки війни. Анна Желенська-Хельковська (Anna Żeleńska-Chełkowska) розробила інвентарний опис Сенату і викладачів з років 1796—1849, і Юзеф Жєлінські (Józef Zieliński) опрацював документи Сенату з 1849 по 1939 роки. Команда працівників архіву почала під керівництвом Лешка Хайдукєвіча (Leszka Hajdukiewicz) (керівник архіву за роки з 1963 по 1994) роботу над біографічними нарисами науковців Ягеллонського університету з періоду XV—XX ст. У результаті реорганізації Ягеллонського університету кілька факультетів відділились. Були створені: Академія медичних наук (1950), Інститут фізичної культури (1950) та Вищої школи сільського господарства (1953). У 1954 році був відділений теологічний факультет. Після повернення в 1993 році в університет медичного факультету їх документи доповнили Архівний фонд Ягеллонського університетуHistoria Archiwum UJ [Електронний ресурс] / Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego [вебсайт] // Режим доступу: http://www.archiwum.uj.edu.pl/archiwum/historia-auj . Мова польс..
Організаційна структура архіву Ягеллонського університет
Організаційна структура архіву Ягеллонського університету (UJ) має такий вигляд:
Відділ давніх актів. Відділ нових актів. Відділ актів Медичного колегіуму (при Ягеллонському університеті існує Медичний колегіум (Collegium Medicum UJ)). Відділ історичних досліджень UJ. Відділ аудіовізуальної документації. Відділ позаактової документації. Відділ консервації паперу і шкіри. Читальня. Бібліотека. СекретаріатCharakterystyka zbiorów Archiwum UJ [Електронний ресурс] / Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego [вебсайт] // Режим доступу: http://www.archiwum.uj.edu.pl/zbiory-auj/charakterystyka-zbiorow . Мова польс..
У відділі давніх актів Ягеллонського архіву зберігаються найдавніші джерела Краківського університету з періоду середньовіччя і нової епохи, тобто від заснування Краківського університету (1364 і 1400) аж до його перетворення в Головну коронну школу в результаті реформи Коллонтая (1780) і до кінця існування І Речі Посполитої (1795). Приміщення, у якому зберігається архівні матеріали ділиться на 3 зони: пергаментних документів, рукописів і паперових актів. Збір пергаментних документів охоплює 800 одиниць з 1274 по 1833 роки. Крім того, зберігалися дипломи Казимира Великого з 12.05.1364 р. і Владислава Яґєлли з 26.07.1400 р. але вони були знищені під час Другої світової війни. Документація Відділу нових актів охоплює документи факультетів і кафедр університету і також загально університетські (сенатські) з 1795 р. — це найобширніший збір у Ягеллонському архіві. У його рамках формуються фонди до 1945 р.Regulamin Archiwum Uniwersyteu Jagiellonskiego [Електронний ресурс] / Archiwum Uniwersyteu Jagiellonskiego [вебсайт] // Режим доступу: http://www.archiwum.uj.edu.pl/documents/1445705/1612005/REGULAMIN.pdf?version=1.0 . Мова польс. В Архіві UJ ректор з власної ініціативи або на вимогу дирекції архіву може вилучити з доступу на певний проміжок часу певної колекції. Можливість користування даними матеріалами вимагає спеціального дозволу університетської влади. До певної частини архівних документів можна отримати доступ у науково-дослідних цілях лише з дозволу ректора або проректора (дисциплінарні акти працівників і студентів Ягеллонського університету, створені після 1945 р.; архівні матеріали осіб, які ще живі; неопубліковані дипломні роботи магістерські, докторські, здобувачів, тема яких торкається оборони і безпеки держави, нових конструкційних або технологічних винаходів або робіт, які мають конфіденційний характер).
Працівники Архіву повинні мати потрібну освіту і підвищувати свій кваліфікаційний рівень. На сьогодні вимоги до кваліфікації персоналу в архівах визначені в положенні Міністерства культури від 6 червня 2003 року про спеціалізовану освіту і документи, які можуть підтвердити набуття професійної практики, які необхідні від осіб, які займаються певними видами діяльності, пов'язаних з особовою документацію та бухгалтерією роботодавців. За даним розпорядженням, співробітники архівів, принаймні його директор, повинні завершити магістерські курси архівознавства на основі історичних наук в університеті. В Архіві UJ контроль над архівом виконує проректор. Органи Архіву є директор й Архівна рада (дорадчий і консультативний орган). При Архіві UJ працює Методична комісія як допоміжний орган директору, головним завданням якого є вивчення методологічних проблем, що виникають у процесі роботи архіву і виголошення у зв'язку з цим думок і рекомендацій, аналіз і використання досвіду польської й зарубіжної архівістики.
Наукові проєкти архіву