Likwidacja – postępowanie prowadzone w osobach prawnych i innych podmiotach niebędących osobami fizycznymi (zwłaszcza w spółkach osobowych i kapitałowych) mające na celu spieniężenie majątku oraz zakończenie bieżących spraw podmiotu. W przypadku spółek kapitałowych przeprowadzenie likwidacji jest warunkiem koniecznym do rozwiązania spółki i wykreślenia jej z rejestru. Sposób prowadzenia likwidacji regulują odpowiednie przepisy ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (). Likwidację prowadzi się pod firmą spółki z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”. W czasie prowadzenia likwidacji spółka zachowuje osobowość prawną. Rozwiązanie spółki prowadzi do zakończenia jej bytu prawnego i likwidacji interesów.
Spółki osobowe W przypadku spółek osobowych postępowanie likwidacyjne przed wykreśleniem z rejestru nie jest obligatoryjne. Wyjątkiem jest spółka komandytowo-akcyjna, do której stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące likwidacji spółki akcyjnej.
Spółka jawna Rozwiązanie spółki jawnej następuje z chwilą wykreślenia jej z rejestru sądowego. Przed wykreśleniem spółki z rejestru może zostać przeprowadzona likwidacja spółki, która ma na celu spieniężenie majątku oraz zakończenia jej bieżących spraw. Sposób przeprowadzenia likwidacji spółki jawnej regulują art. 67-85 ksh.
Otwarcie likwidacji następuje w chwili pojawienia się przyczyn rozwiązania spółki. Przyczynami rozwiązania spółki będą: przyczyny przewidziane w umowie spółki (np. upływ czasu, na jaki spółkę utworzono, osiągnięcie zamierzonego celu gospodarczego, wystąpienie dużych strat spółki, cofnięcie spółce koncesji na prowadzoną działalność itp.) jednomyślna uchwała wszystkich wspólników, ogłoszenie upadłości spółki, śmierć wspólnika lub ogłoszenie jego upadłości, wypowiedzenie umowy spółki przez wspólnika lub wierzyciela wspólnika, prawomocne orzeczenie sądu o rozwiązaniu spółki.
Osoby, które mają być likwidatorami w spółce zobowiązane są zgłosić do sądu rejestrowego fakt otwarcia likwidacji, nazwiska i imiona likwidatorów oraz ich adresy, sposób reprezentowania spółki przez likwidatorów. Każdy likwidator ma prawo i obowiązek dokonania zgłoszenia. Likwidatorami mogą być wszyscy wspólnicy lub niektórzy spośród nich, jak również osoby trzecie. Wewnątrz spółki likwidatorzy są obowiązani stosować się do uchwał wspólników. Na wniosek osób mających interes prawny sąd może, z ważnych powodów, odwołać likwidatorów i ustanowić innych. Likwidator może być odwołany również w drodze jednomyślnej uchwały wspólników
Likwidatorzy sporządzają bilans otwarcia likwidacji, który ma na celu dokonanie podziału rzeczywistego majątku spółki pomiędzy wierzycieli, a po ich spłaceniu, pomiędzy wspólników. Jeśli postępowanie likwidacyjne trwa dłużej niż jeden rok, likwidatorzy zobowiązani są sporządzać sprawozdania finansowe na dzień kończący każdy rok obrotowy. Likwidację spółki prowadzi się pod firmą spółki z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”.
Celem likwidacji spółki jest przede wszystkim spieniężenie jej majątku oraz zakończenia jej bieżących spraw. Likwidatorzy w ramach czynności likwidacyjnych zobowiązani są: zakończyć interesy bieżące spółki, ściągnąć wierzytelności spółki, wypełnić zobowiązania i upłynnić majątek spółki. Likwidatorzy mogą podejmować nowe interesy tylko wówczas, gdy to jest potrzebne do ukończenia spraw poprzednich.
Suma pieniężna uzyskana przez likwidatorów w wyniku likwidacji majątku spółki zostaje w pierwszej kolejności przeznaczona na pokrycie zobowiązań spółki. Pozostały majątek dzieli się między wspólników stosownie do postanowień umowy spółki. W przypadku braku stosownych postanowień umowy zwraca się wspólnikom w gotówce ich udziały kapitałowe. Jeżeli pozostaje nadwyżka, wówczas dzieli się ją między wspólników w takim stosunku, w jakim uczestniczą oni w zysku. Rzeczy wniesione przez wspólnika do spółki tylko do używania zwraca się wspólnikowi w naturze. Jeżeli majątek spółki nie wystarcza na spłatę udziałów wspólników i długów spółki, wówczas niedobór dzieli się między wspólników stosownie do postanowień umowy. W razie braku takich postanowień niedobór dzieli się w stosunku, w jakim wspólnicy uczestniczą w stratach spółki. W przypadku niewypłacalności jednego ze wspólników, przypadającą na niego część niedoboru dzieli się między pozostałych wspólników w takim samym stosunku.
Zakończenie likwidacji likwidatorzy zgłaszają do rejestru, składany jest również wniosek o wykreślenie spółki z rejestru. Rozwiązanie spółki następuje z chwilą wykreślenia jej z rejestru. Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki należy oddać na przechowanie wspólnikowi lub osobie trzeciej na okres nie krótszy niż pięć lat. W przypadku braku zgody wspólnika lub osoby trzeciej, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Oprócz obowiązku ogłoszenia sprawozdania likwidacyjnego w siedzibie spółki, ustawodawca nakłada na spółkę jawną także obowiązek wyznaczenia przechowawcy dokumentacji spółki. Zgodnie z art. 84 § 3 KSH księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie wspólnikowi lub osobie trzeciej. W braku takiego wskazania, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Niezależnie od powyższego, na spółki, które zatrudniały pracowników zostały nałożone dodatkowe, szczególne obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną. Warunki prowadzenia tej działalności zostały określone w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (, ze zm.). Działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej mogą wykonywać jedynie podmioty wpisane do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, dlatego też do przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników likwidowanej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niezbędne jest zawarcie umowy z podmiotem wpisanym do rejestru.
Przepisy obowiązującego prawa nakładają na likwidowane spółki z o.o. obowiązek wyznaczenia przechowawcy dokumentacji spółki. Stosownie do art. 288 § 3 KSH księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. Uchwała wspólników może określać przechowawcę tylko wówczas, gdy nie wskazuje go umowa spółki. W braku takiego wskazania, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Istotne jest to, że jeśli w trakcie prowadzonej działalności spółka zatrudniała pracowników, to jest zobowiązana przekazać dokumenty osobowe i płacowe pracowników do przechowania jednemu z uprawnionych do tego podmiotów. Zasady przechowywania dokumentacji kadrowej w przypadku likwidacji pracodawcy określa ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 1983 Nr 38, poz. 173 z pozn. Zm., daje zwana ZasArchU). Zgodnie z art. 51u ust. 1 ZasArchU w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną, która może być wykonywana tylko przez podmioty wpisane do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Podmioty te przechowują odpłatnie dokumentację przez wymagany czas na podstawie zawartej ze spółką umowy. Umowa dotycząca przechowania dokumentacji płacowej i osobowej rozwiązywanej spółki powinna zostać zawarta zanim spółka zostanie wykreślona z rejestru, a środki na ten cel powinny zostać zabezpieczone przed zakończeniem postępowania likwidacyjnego.
Spółka partnerska (komandytowa) Likwidację w spółce partnerskiej, komandytowej przeprowadza się na zasadach przewidzianych dla spółki jawnej.
Spółka komandytowo-akcyjna Do rozwiązania i likwidacji komandytowo-akcyjnej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące likwidacji spółki akcyjnej, które przewidują obligatoryjnie postępowanie likwidacyjne przed wykreśleniem spółki z rejestru (wyjątek wśród spółek osobowych). Likwidatorami są komplementariusze mający prawo prowadzenia spraw spółki, chyba że statut lub uchwała walnego zgromadzenia, powzięta za zgodą wszystkich komplementariuszy, stanowi inaczej.
Spółki kapitałowe W przypadku spółek kapitałowych przed wykreśleniem musi zostać przeprowadzone postępowanie likwidacyjne. Wyjątkiem jest sytuacja, w której spółka nie posiada żadnego majątku lub też nie ma żadnych wierzycieli. Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza wtedy zastosowanie w drodze analogii przepisów prawa spółdzielczego i wykreślenie spółki z rejestru bez uprzedniej likwidacji. Niezależnie od tego, ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje także możliwość rozwiązania podmiotu wpisanego do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Postępowanie to wszczynane jest z urzędu przez sąd rejestrowy w przypadkach określonych w ustawie, a jego celem jest usunięcie z rejestru podmiotów, które nie prowadzą faktycznie działalności i nie posiadają zbywalnego majątku. Jeżeli w toku postępowania okaże się, że podmiot posiada zbywalny majątek lub faktycznie prowadzi działalność, postępowanie ulega umorzeniu.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Rozwiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością następuje z chwilą wykreślenia z rejestru sądowego. Celem likwidacji spółki jest spieniężenie majątku spółki oraz zakończenia jej bieżących spraw. Sposób przeprowadzenia likwidacji spółki z o.o. regulują art. 270-290 ksh.
Otwarcie likwidacji następuje w momencie pojawienia się przyczyn rozwiązania spółki, którymi mogą być: przyczyny przewidziane w umowie spółki, uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę, chyba że przeniesienie siedziby ma nastąpić do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa-strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, a prawo tego państwa to dopuszcza, ogłoszenie upadłości spółki,
Ponadto sąd rejestrowy może orzec o rozwiązaniu wpisanej do rejestru spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w przypadku, gdy: nie zawarto umowy spółki, określony w umowie przedmiot działalności spółki jest sprzeczny z prawem, umowa spółki nie zawiera postanowień dotyczących firmy, przedmiotu działalności spółki, kapitału zakładowego lub wkładów, wszystkie osoby zawierające umowę spółki nie miały zdolności do czynności prawnych w chwili ich dokonywania.
Sąd rejestrowy może również orzec o rozwiązaniu spółki: na żądanie wspólnika lub członka organu spółki, jeżeli osiągnięcie celu spółki stało się niemożliwe albo jeżeli zaszły inne ważne przyczyny wywołane stosunkami spółki, na żądanie oznaczonego w odrębnej ustawie organu państwowego, jeżeli działalność spółki naruszająca prawo zagraża interesowi publicznemu.