Działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej mogą wykonywać jedynie podmioty wpisane do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, dlatego też do przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników likwidowanej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niezbędne jest zawarcie umowy z podmiotem wpisanym do rejestru.
Przepisy obowiązującego prawa nakładają na likwidowane spółki z o.o. obowiązek wyznaczenia przechowawcy dokumentacji spółki. Stosownie do art. 288 § 3 KSH księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. Uchwała wspólników może określać przechowawcę tylko wówczas, gdy nie wskazuje go umowa spółki. W braku takiego wskazania, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Istotne jest to, że jeśli w trakcie prowadzonej działalności spółka zatrudniała pracowników, to jest zobowiązana przekazać dokumenty osobowe i płacowe pracowników do przechowania jednemu z uprawnionych do tego podmiotów. Zasady przechowywania dokumentacji kadrowej w przypadku likwidacji pracodawcy określa ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 1983 Nr 38, poz. 173 z pozn. Zm., daje zwana ZasArchU). Zgodnie z art. 51u ust.