Enterprise Content Management (ECM) – klasa zintegrowanych systemów zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie lub instytucji. Stanowi wynik integracji funkcjonalnej i technologicznej takich rozwiązań jak: systemy integracji aplikacji i wymiany danych (w tym systemy ERP), systemy zarządzania procesami oraz obiegiem dokumentów (ang. workflow), systemy zarządzania danymi elektronicznymi i treścią stron internetowych.
Termin ten obejmuje strategie, metody i narzędzia wykorzystywane w całym cyklu życia danej informacji.
Definicja The Association for Information and Image Management (AIIM), globalne stowarzyszenie zajmujące się Enterprise Content Management, zdefiniowało ten termin w 2000 roku. AIIM udoskonalało skrót ECM kilka razy, aby odzwierciedlić poszerzający się zakres i znaczenie zarządzania informacją:
2005 r. – Enterprise Content Management są to technologie wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, przechowywania, utrzymywania i dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi.
2006 r. – Enterprise Content Management są to technologie wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, przechowywania, utrzymywania i dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi. Narzędzia i strategie ECM umożliwiają zarządzanie nieustrukturyzowanymi informacjami organizacji, wszędzie tam, gdzie istnieją takie informacje.
2008 r. – Enterprise Content Management są to strategie, metody i narzędzia wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, przechowywania, utrzymywania i dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi. Narzędzia i strategie ECM umożliwiają zarządzanie nieustrukturyzowanymi informacjami organizacji, wszędzie tam, gdzie istnieją takie informacje.
2010 r. – Enterprise Content Management są to strategie, metody i narzędzia wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, przechowywania, utrzymywania oraz dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi. ECM obejmuje zarządzanie informacjami w całym zakresie przedsiębiorstwa, niezależnie od tego, czy informacje są w formie dokumentu papierowego, pliku elektronicznego, ciągu danych, czy nawet e-maila.
Najnowsza definicja obejmuje obszary, które tradycyjnie były objęte przez systemy zarządzania danymi i zarządzania dokumentami. Obejmuje ona także konwersję danych między różnymi cyfrowymi i tradycyjnymi formami.
Enterprise Content Management to termin ogólny obejmujący zarządzanie dokumentami, zarządzanie treścią www, wyszukiwanie, współpracę, zarządzanie danymi wrażliwymi pod kątem prawnym, zarządzanie zasobami cyfrowymi (DAM), zarządzanie przepływem pracy (workflow), przechwytywanie i skanowanie. ECM jest ukierunkowany przede wszystkim na zarządzanie cyklem życia informacji od powstania lub pierwszej publikacji, przez przetwarzanie czy archiwizację aż do ewentualnego usunięcia.
Aplikacje ECM są dostarczane na trzy sposoby: oprogramowanie na miejscu zainstalowane lokalnie w ramach własnej infrastruktury organizacji, oprogramowanie jako usługa (SaaS) (dostęp internetowy do informacji, które są przechowywane u producenta oprogramowania) lub rozwiązanie hybrydowe, czyli połączenie instalacji lokalnej i komponentów SaaS.
ECM ma na celu ułatwienie zarządzania informacjami korporacyjnymi poprzez uproszczenie przechowywania, zwiększenie bezpieczeństwa, kontrolę wersji, ścieżki procesu i retencję. Korzyści dla organizacji obejmują poprawę wydajności, lepszą kontrolę i zmniejszenie kosztów. Przykładem mogą być księgowość i faktury: przejście na system faktur elektronicznych (skany dokumentów papierowych z możliwością ekstrakcji i kategoryzacji treści, faktury w formie załączników do e-maili, EDI) i zarządzanie nimi poprzez system ECM pozwala na znaczne zmniejszenie wykorzystania papieru, a co za tym idzie kosztów archiwizacji, ogólnej obsługi i transportu pomiędzy poszczególnymi działami czy oddziałami przedsiębiorstwa. Ponadto wyszukiwanie danej faktury w archiwum papierowym może trwać od kilku do kilkudziesięciu minut. Z zainstalowanym systemem ECM wystarczy, że użytkownik wpisze w narzędziu wyszukiwania podstawowe dane, jak np. numer faktury, kontrahenta, czy datę sprzedaży, by w ciągu zaledwie kilku sekund mieć dostęp do szukanej faktury.
Historia ECM, jako system zarządzania treścią, łączy przechwytywanie, wyszukiwanie oraz wymianę dokumentów z elektroniczną archiwizacją, zarządzaniem dokumentami i przepływem pracy. Pojęcie to obejmuje przede wszystkim szczególne wyzwania związane z wykorzystaniem i zachowaniem wewnętrznych, często nieustrukturyzowanych informacji danego przedsiębiorstwa, we wszystkich jej formach. Dlatego też większość rozwiązań ECM skupia się na systemach business-to-employee (B2E).
W miarę ewoluowania rozwiązań typu ECM pojawiły się nowe elementy tych systemów. Na przykład kiedy dokument jest wersjonowany (check in/check out), każde jego użycie generuje nowe metadane dotyczące treści – w pewnym stopniu automatycznie. Informacje o tym, jak i kiedy zawartość została wykorzystana, pozwala na stworzenie w systemie nowych opcji filtrowania, ścieżek wyszukiwania, przydzielania, firmowych taksonomii, sieci semantycznych i decyzji odnośnie do reguł retencji (zarządzania cyklem życia dokumentu). Coraz częściej w procesach decyzyjnych wykorzystuje się e-maile i komunikatory – ECM może zapewnić dostęp do danych związanych z tego rodzaju komunikacją i wykorzystywać je w podejmowaniu decyzji biznesowych.
Systemy ECM mogą być wykorzystywane jako rozwiązania intranetowe na rzecz pracowników (B2E), ale mogą także obejmować portale korporacyjne dla business-to-business (B2B), business-to-government (B2G), government-to-business (G2B) lub innych relacji biznesowych. Kategoria ta obejmuje większość wcześniejszego oprogramowania do pracy grupowej w zakresie zarządzania i obiegu dokumentów, które jeszcze w pełni nie zamieniły architektury na ECM, ale działały na interfejsie WWW. Elektroniczne zarządzanie danymi jest formą ECM dotyczącą zawartości przechowywanej za pomocą technologii elektronicznej.
Technologie, które składają się na ECM to potomkowie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS) z końca lat 80. i początku lat 90. Oryginalne produkty EDMS były produktami jednostkowymi, zapewniającymi funkcjonalność w jednym z czterech obszarów: zarządzania obrazami dokumentów (imaging), przepływu pracy (workflow), zarządzania dokumentami lub ERM – Enterprise Relationship Management (patrz: komponenty poniżej).
Za jedno z kluczowych wydarzeń w komercyjnym rozwoju technologii zarządzania treścią uznaje się rok 1991, kiedy to jako spin-off Uniwersytetu Waterloo w Kanadzie powstała spółka OpenText. Korzenie tej technologii sięgają połowy lat 80. XX wieku i były bezpośrednio związane z pionierskim projektem stworzenia elektronicznej, indeksowanej wersji słownika Oxford English Dictionary. Opracowany wówczas silnik wyszukiwania pełnotekstowego oraz technologia indeksowania struktury tekstu (SGML) stały się fundamentem pod późniejsze systemy klasyfikowania, przeszukiwania i archiwizacji nieustrukturyzowanych danych w przedsiębiorstwach, co dało początek nowoczesnym platformom klasy ECM.
Typowy wczesny klient EDMS instalował system workflow i zarządzania obrazami dokumentów na małą skalę, nawet dla tylko jednego działu, w celu poprawy procesów pochłaniających papier i migrowania w kierunku mitycznego elektronicznego biura. Pierwsze autonomiczne technologie EDMS zostały zaprojektowane, aby zaoszczędzić czas lub poprawić dostęp do informacji poprzez ograniczenie obsługi i przechowywania papieru, a tym samym zmniejszyć utratę dokumentów i zapewnić szybszy dostęp do informacji. EDMS mógł zapewnić elektroniczny dostęp do informacji istniejących wcześniej jedynie na papierze czy mikrofilmach. Poprzez poprawę kontroli nad dokumentami i procesami ich obsługi, EDMS usprawniło czasochłonne praktyki biznesowe. Ścieżka audytu generowana przez EDMS wzmocniła bezpieczeństwo dokumentów i zapewniła metryki w celu usprawnienia pomiaru i identyfikacji wydajności.
Przez późne lata 90. branża EDMS nadal systematycznie rosła. Te technologie znajdowały uznanie organizacji, które potrzebowały ukierunkowanych, taktycznych rozwiązań dotyczących konkretnych problemów związanych z procesami w przedsiębiorstwach.
W miarę upływu czasu, podczas gdy coraz więcej organizacji osiągało okresy produktywności, używając tych technologii, stało się jasne, że różne kategorie produktów EDMS uzupełniały się nawzajem. Organizacje coraz częściej chciały wykorzystywać kilka produktów EDMS jednocześnie. Rozważmy, na przykład, dział obsługi klienta – gdzie można połączyć zarządzanie obrazami, skanowanie, zarządzanie dokumentami i przepływ pracy, aby umożliwić pracownikom lepsze rozwiązywanie problemów klienta. Podobnie księgowość może uzyskać dostęp do faktur dostawcy z systemu ERM, do zamówień z systemu zarządzania obrazami (w tym skanami) i do umów z systemu zarządzania dokumentami w ramach zatwierdzania przepływu pracy. Przedsiębiorstwa zaistniały w Internecie, więc chciały przedstawić informacje za pośrednictwem Internetu, co wymagało zarządzania zawartością internetową. Organizacje, które zautomatyzowały poszczególne wydziały, uświadomiły sobie, jak wielkie korzyści może przynieść szersze wdrożenie systemu. Ogromna liczba dokumentów przepływa przez wiele działów i wpływa na wiele procesów w przedsiębiorstwie, czyli korzyści, jakie zostały osiągnięte na poziomie poszczególnych komórek organizacyjnych, mogły zostać osiągnięte w większej skali na poziomie całej organizacji.
Ruch w kierunku zintegrowanych rozwiązań EDMS odzwierciedlał wspólny trend w branży oprogramowania: postępującą ewolucję rozwiązań punktowych w stronę bardziej kompleksowych rozwiązań. Na przykład do początku lat 90., oprogramowanie służące do przetwarzania tekstów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji stanowiło oddzielne produkty. Następnie rynek przesunął się w stronę integracji, widząc korzyści, jakie płynęły z połączenia takich funkcjonalności.
Początkowo liderzy oferowali wiele autonomicznych technologii EDMS jako kilka systemów w jednym, w opakowaniu „suite”, z nikłą lub żadną funkcjonalną integracją. Przez całe lata 90. integracja rozwijała się i począwszy od 2001 roku, branża zaczęła używać pojęcia Enterprise Content Management odnoszącego się do tych zintegrowanych rozwiązań.
Obecnie organizacje mają możliwość wdrożenia jednego, elastycznego systemu ECM do zarządzania informacjami we wszystkich funkcjonalnych działach, w tym obsłudze klienta, księgowości, kadrach itp.
Zastosowania rozwiązań ECM Istnieje wiele powodów, dla których organizacje skłaniają się do zastosowania rozwiązań typu ECM, takich jak konieczność zwiększenia wydajności, poprawa kontroli informacji i zmniejszenie ogólnych kosztów zarządzania informacjami dla przedsiębiorstwa. Aplikacje ECM usprawniają dostęp do danych za pośrednictwem słów kluczowych i wyszukiwania pełnotekstowego, umożliwiając pracownikom dostęp do potrzebnych im informacji bezpośrednio z ich komputerów w ciągu kilku sekund, zamiast przeszukiwania wielu aplikacji lub przekopywaniu się przez akta papierowe.
Te systemy zarządzania zwiększają kontrolę danych wrażliwych pod kątem prawnym (record control), pomagając w ten sposób organizacjom spełniać prawne i branżowe przepisy. Zabezpieczenia na poziomie użytkownika, pełnionej funkcji, a nawet specyficzne dla danego typu dokumentu, chronią najbardziej wrażliwe dane. W rzeczywistości nawet informacje zawarte w konkretnym dokumencie można ukryć za pomocą funkcji redakcji tak, by reszta dokumentu mogła być współdzielona bez utraty indywidualnej tożsamości lub kluczowych danych. Każde działanie podjęte w ramach systemu jest śledzone i zapisywane do celów kontrolnych.