Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 29 września 2015 r.w sprawie Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej Spis treści Treść rozporządzenia Rozdział 1 - Przepisy ogólne Rozdział 2 - Powołanie i tryb działania komisji konkursowej Rozdział 3 - Przebieg konkursu ofert Rozdział 4 - Ocena ofert Rozdział 5 - Zawieranie umów na realizację powierzonych zadań Rozdział 6 - Sposób wykorzystania i rozliczania środków Funduszu Rozdział 7 - Udzielanie pomocy osobom pokrzywdzonym przestępstwem, świadkom oraz osobom im najbliższym Rozdział 8 - Udzielanie pomocy osobom pozbawionym wolności, zwalnianym z zakładów karnych i aresztów śledczych oraz członkom ich rodzin Rozdział 9 - Szczegółowe zasady gospodarki finansowej Funduszu Rozdział 10 - Przepisy przejściowe i końcowe Załącznik - Kwartalna informacja o wykorzystaniu środków otrzymanych z Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej (wzór) Treść rozporządzenia Na podstawie art. 43 § 19 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. Nr 90, poz. 557, z późn. zm.1)Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1997 r. Nr 160, poz. 1083, z 1999 r. Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 60, poz. 701 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071 i Nr 111, poz. 1194, z 2002 r. Nr 74, poz. 676 i Nr 200, poz. 1679, z 2003 r. Nr 111, poz. 1061, Nr 142, poz. 1380 i Nr 179, poz. 1750, z 2004 r. Nr 93, poz. 889, Nr 210, poz. 2135, Nr 240, poz. 2405, Nr 243, poz. 2426 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 163, poz. 1363 i Nr 178, poz. 1479, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i Nr 226, poz. 1648, z 2007 r. Nr 123, poz. 849, z 2008 r. Nr 96, poz. 620 i Nr 214, poz. 1344, z 2009 r. Nr 8, poz. 39, Nr 22, poz. 119, Nr 62, poz. 504, Nr 98, poz. 817, Nr 108, poz. 911, Nr 115, poz. 963, Nr 190, poz. 1475, Nr 201, poz. 1540 i Nr 206, poz. 1589, z 2010 r. Nr 34, poz. 191, Nr 40, poz. 227, Nr 125, poz. 842 i Nr 182, poz. 1228, z 2011 r. Nr 39, poz. 201 i 202, Nr 112, poz. 654, Nr 129, poz. 734, Nr 185, poz. 1092, Nr 217, poz. 1280 i Nr 240, poz. 1431, z 2012 r. poz. 908, z 2013 r. poz. 628 i 1247, z 2014 r. poz. 287, 619 i 1707 oraz z 2015 r. poz. 21, 396, 431, 541 i 1269.) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa: 1) tryb udzielania pomocy osobom pokrzywdzonym przestępstwem, świadkom oraz osobom im najbliższym; 2) tryb udzielania pomocy osobom pozbawionym wolności, zwalnianym z zakładów karnych i aresztów śledczych oraz członkom ich rodzin; 3) warunki i tryb udzielania dotacji z Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej, zwanego dalej „Funduszem”, podmiotom, w tym w szczególności tryb przeprowadzania konkursu ofert, kryteria oceny oferty i tryb zawierania umów na realizację powierzonych zadań; 4) szczegółowe zadania, na które przeznaczane są środki Funduszu; 5) sposób wykorzystywania i rozliczania środków Funduszu, w tym wzór i terminy składania przez podmioty kwartalnych informacji; 6) szczegółowe zasady gospodarki finansowej Funduszu. § 2. 1. Na realizację powierzonego zadania Minister Sprawiedliwości, zwany dalej „Dysponentem”, udziela dotacji celowej z Funduszu. 2. Dysponent ogłasza konkurs ofert na realizację zadania. 3. W ogłoszeniu o konkursie ofert określa się: 1) rodzaj zadania spośród zadań wskazanych w art. 43 § 8 pkt 1, 2a-4 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy, zwanej dalej „ustawą”; 2) wysokość dotacji celowej przeznaczonej na realizację zadania; 3) terminy i warunki realizacji zadania; 4) kryteria oceny ofert i ich znaczenie wyrażone w postaci liczby punktów możliwej do uzyskania za poszczególne kryteria; 5) dopuszczalność zlecania przez podmiot przystępujący do konkursu realizacji niektórych zadań wskazanych w art. 43 § 8 pkt 1, 2a-4 ustawy wybranym jednostkom, o których mowa w art. 43 § 8 pkt 1 ustawy, z wyłączeniem podmiotów określonych w art. 43 § 15a ustawy; 6) miejsce i termin składania ofert; 7) termin ogłoszenia wyników konkursu ofert; 8) poziom i sposób obliczania minimalnego pieniężnego współfinansowania zadania przez podmiot, jeżeli współfinansowanie zadania jest warunkiem otrzymania dotacji; 9) wykaz dokumentów, które należy dołączyć do oferty; 10) sposób złożenia oferty i dokumentów; 11) opis sposobu oceny ofert w zakresie każdego z kryteriów oceny ofert; 12) termin dokonania wyboru ofert. 4. Ogłoszenie o konkursie ofert może zawierać dodatkowo: 1) okres, w którym zostało popełnione przestępstwo lub wystąpił jego skutek, które mogą być podstawą do udzielenia pomocy z Funduszu; 2) informację o możliwości odwołania konkursu przed upływem terminu na złożenie ofert; 3) sposób i terminy przekazania dotacji celowej na rzecz wyłonionych wykonawców zadania; 4) informację o uprawnieniu komisji konkursowej do zmniejszenia kwoty wnioskowanej dotacji lub zmiany kosztorysu o kwoty, które w ocenie komisji nie odpowiadają rzeczywistemu kosztowi realizacji zadania, lub zmiany działań, które nie odpowiadają realizacji zadania, o którym mowa w ogłoszeniu o konkursie ofert; 5) zastrzeżenie, że jeden oferent może złożyć w konkursie tylko jedną ofertę. 5. Wraz z ogłoszeniem o konkursie ofert zamieszcza się wzór formularza oferty. § 3. Ogłoszenie o konkursie ofert umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej. § 4. 1. Oferta złożona w konkursie zawiera: 1) szczegółowy sposób realizacji zadania; 2) termin i miejsce realizacji zadania; 3) harmonogram działań podjętych w celu realizacji zadania; 4) informację o wysokości wnioskowanej kwoty dotacji celowej; 5) informację o wysokości pieniężnego współfinansowania realizacji zadania przez podmiot, jeżeli kryterium oceny ofert jest poziom współfinansowania zadania; 6) informację o wcześniejszej działalności podmiotu składającego ofertę w zakresie, którego dotyczy zadanie; 7) informację o posiadanych zasobach rzeczowych oraz zasobie kadrowym i kompetencjach osób, zapewniających wykonanie zadania, a także o zakresie obowiązków tych osób; 8) informację o wysokości środków przeznaczonych na realizację zadania oraz kosztorys wykonania zadania, w szczególności uwzględniający koszty administracyjne; 9) opis lokalu lub lokali, jeżeli zadanie będzie realizowane w określonym lokalu lub lokalach. 2. Do oferty dołącza się: 1) dokumenty potwierdzające status prawny podmiotu składającego ofertę i umocowanie osób go reprezentujących, jeżeli te dane nie zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego; 2) aktualny statut podmiotu składającego ofertę; 3) oświadczenie potwierdzające, że nie stwierdzono niezgodnego z przeznaczeniem wykorzystania środków dotacji celowej z Funduszu przez podmiot składający ofertę; 4) oświadczenie, że podmiot składający ofertę jest jedynym posiadaczem rachunku, na który zostanie przekazana dotacja celowa, i zobowiązuje się go utrzymywać do chwili zaakceptowania rozliczenia dotacji celowej w zakresie finansowym i rzeczowym; 5) dokumenty potwierdzające dysponowanie lokalem lub lokalami w okresie realizacji zadania, jeżeli zadanie będzie realizowane w określonym lokalu lub lokalach, oraz dokumenty potwierdzające wykształcenie lub umiejętności osób przewidzianych przez oferenta do realizacji zadania. 3. Jeżeli oferta dotyczy powierzenia realizacji zadania polegającego na udzielaniu pomocy osobom, o których mowa w § 1 pkt 2, i zadanie ma być realizowane na terenie jednostki penitencjarnej, dołącza się do oferty ponadto dokument potwierdzający zawarcie porozumienia, o którym mowa w art. 38 § 2 ustawy, między podmiotem składającym ofertę a dyrektorem jednostki penitencjarnej, na której terenie ma być realizowane zadanie; do oferty można również dołączyć rekomendację zawodowego kuratora sądowego, jeżeli zadanie jest realizowane na rzecz osób zwolnionych z jednostek penitencjarnych i członków ich rodzin oraz członków rodzin osób pozbawionych wolności. 4. W przypadku ofert dotyczących zadań realizowanych poprzez różne formy szkolenia lub doskonalenia kadr oraz zadań mających na celu opracowanie materiałów szkoleniowych lub innych opracowań, do oferty dołącza się imienne listy proponowanych wykładowców lub autorów opracowań, którzy mają być opłacani ze środków przyznanej dotacji celowej. 5. W przypadku, gdy podmiot przystępujący do konkursu zleca realizację niektórych zadań wymienionych w art. 43 § 8 pkt 1, 2a-4 ustawy wybranym jednostkom, o których mowa w art. 43 § 8 pkt 1 ustawy, dołącza do oferty dokumenty potwierdzające zlecenie realizacji tych zadań i informację o wcześniejszej działalności jednostki przyjmującej zlecenie, jej zasobie rzeczowym i kadrowym, w zakresie dotyczącym zadania. 6. Podmiot przystępujący do konkursu na realizację pomocy prawnej i psychologicznej pokrzywdzonym i świadkom na terenie sądu, jednostki organizacyjnej prokuratury lub jednostki organizacyjnej Policji, dołącza do oferty dokumenty potwierdzające zgodę prezesa sądu, kierownika jednostki organizacyjnej prokuratury bądź komendanta jednostki organizacyjnej Policji na prowadzenie tej działalności na terenie sądu lub tej jednostki. 7. Kosztorys wykonania zadania zawiera: 1) kwoty odpowiadające liczbowemu określeniu skali planowanych działań; 2) kalkulację przedstawiającą wyłącznie koszty, które mają być poniesione w związku z realizacją powierzonego zadania; 3) szczegółowe uzasadnienie, że wskazane koszty są niezbędne; 4) koszty rodzajowe wraz z kosztami jednostkowymi zadania. 8. W przypadku realizowania przez podmiot w trakcie obowiązywania umowy innych świadczeń wobec osób, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2, zbieżnych ze świadczeniami wnioskowanymi z Funduszu, oferta dodatkowo zawiera: 1) informację o podobnych działaniach finansowanych z innych źródeł; 2) uzasadnienie dla potrzeby uzyskania dodatkowych środków z Funduszu; 3) oświadczenie osoby upoważnionej, że praca osób posiadających umiejętności specjalistyczne i zaangażowanych w realizację zadania nie będzie pokrywać się czasowo i miejscowo z godzinami pracy tych osób finansowanymi z innych źródeł. 9. W przypadku zastrzeżenia poziomu pieniężnego współfinansowania jako kryterium oceny oferty podmiot składający ofertę dokumentuje, w formie wyciągu z rachunku bankowego, że dysponuje sumą odpowiadającą co najmniej minimalnemu poziomowi pieniężnego współfinansowania zadania przez podmiot. § 5. 1. Jeżeli ofertę składa podmiot, którego nadal wiąże umowa z Dysponentem wynikająca z konkursu, a stan faktyczny potwierdzony dokumentami, informacjami oraz oświadczeniami, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 6, 7 i 9 oraz ust. 2, 4 i 5, nie uległ zmianie, to zamiast tych dokumentów, informacji i oświadczeń podmiot składa oświadczenie potwierdzające ten stan wraz z wykazem zastępowanych dokumentów. 2. W przypadku gdy informacja, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 7 i 9, ust. 2 pkt 5 i ust. 4, uległa zmianie, jest dopuszczalne przekazanie również informacji aktualizującej. § 6. 1. W zakresie pomocy osobom, o których mowa w art. 43 § 8 pkt 1 i 2 ustawy, Dysponent ogłasza konkurs ofert do dnia 31 października roku poprzedzającego rok, w którym umowa zacznie obowiązywać. 2. W zakresie pomocy osobom, o których mowa w art. 43 § 8 pkt 2a ustawy, Dysponent ogłasza konkurs ofert do dnia 30 listopada roku poprzedzającego rok, w którym umowa zacznie obowiązywać. 3. Dysponent może ogłosić konkurs ofert również poza terminami, o których mowa w ust. 1 i 2. § 7. Termin składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o konkursie ofert w Biuletynie Informacji Publicznej. § 8. Oferty składa się w postaci papierowej na adres Dysponenta lub w postaci elektronicznej uwierzytelnionej przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114). Rozdział 2 Powołanie i tryb działania komisji konkursowej § 9. 1. Dysponent powołuje w celu przeprowadzenia konkursu ofert i dokonania wyboru najkorzystniejszych ofert, w terminie 14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o konkursie ofert w Biuletynie Informacji Publicznej, komisję konkursową, zwaną dalej „komisją”, w składzie co najmniej trzech osób, oraz wyznacza jej przewodniczącego. 2. Członkami komisji nie mogą być osoby, które: 1) pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z podmiotem składającym ofertę lub przyjmującym zlecenie, o którym mowa w § 4 ust. 5, jego pełnomocnikiem lub członkami jego władz, albo pozostają we wspólnym pożyciu z podmiotem składającym ofertę lub przyjmującym zlecenie, o którym mowa w § 4 ust. 5, jego pełnomocnikiem lub członkami jego władz; 2) w okresie trzech lat przed dniem ogłoszenia konkursu ofert pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z podmiotem składającym ofertę lub przyjmującym zlecenie, o którym mowa w § 4 ust. 5, albo były członkami jego władz. 3. Członek komisji składa oświadczenie o niewystąpieniu okoliczności, o której mowa w ust. 2. Przewodniczący komisji przekazuje oświadczenia Dysponentowi. 4. Członek komisji do czasu zakończenia jej prac niezwłocznie powiadamia przewodniczącego komisji o każdej zmianie okoliczności, o której mowa w ust. 2. Przewodniczący niezwłocznie przekazuje taką informację Dysponentowi. 5. Dysponent odwołuje członka komisji w przypadku: 1) niezłożenia pisemnego oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 zdanie pierwsze, lub wystąpienia zmiany stanu objętego tym oświadczeniem lub 2) długotrwałej choroby członka komisji uniemożliwiającej jego udział w pracach komisji, lub 3) długotrwałego urlopu członka komisji, lub 4) niezdolności do pracy członka komisji z przyczyn innych niż choroba; 5) uchybień w realizacji obowiązków członka komisji lub obowiązków pracowniczych. 6. W razie odwołania członka komisji lub wygaśnięcia mandatu członka komisji Dysponent niezwłocznie powołuje nowego członka komisji. 7. Z chwilą zakończenia konkursu ofert komisja ulega rozwiązaniu. Rozdział 3 Przebieg konkursu ofert § 10. 1. Konkurs ofert ma na celu wybór najkorzystniejszych ofert na realizację zadania. 2. Komisja w terminie 7 dni od dnia upływu terminu do składania ofert: 1) stwierdza prawidłowość ogłoszenia konkursu; 2) sprawdza terminowość złożenia ofert; 3) ogłasza w Biuletynie Informacji Publicznej liczbę złożonych ofert i nazwy podmiotów składających ofertę, ze wskazaniem daty ich złożenia. 3. Komisja w terminie 21 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 3: 1) odrzuca oferty niespełniające wymagań formalnych; 2) dokonuje oceny ofert. 4. W toku dokonywania oceny ofert komisja może wezwać podmioty składające oferty do udzielenia dodatkowych wyjaśnień w postaci papierowej lub elektronicznej dotyczących treści złożonych przez nie ofert w terminie wskazanym przez komisję. 5. Każdą ofertę ocenia co najmniej 3 członków komisji, którzy następnie przekazują ocenę punktową każdej z ocenianych przez siebie ofert do protokołu zbiorczego. 6. Termin, o którym mowa w ust. 3, może zostać przedłużony przez Dysponenta w przypadku konieczności oceny znacznej liczby ofert, o czym Dysponent informuje odpowiednio w sposób wskazany w § 3. 7. Komisja może złożyć propozycję zmniejszenia kwoty wnioskowanej dotacji celowej lub zmiany kosztorysu o kwoty, które w ocenie komisji nie odpowiadają rzeczywistemu kosztowi realizacji zadania, lub zmiany działań, które nie odpowiadają realizacji zadania, o którym mowa w ogłoszeniu o konkursie ofert. Podmiot, który złożył ofertę, może skorygować ofertę, w terminie 7 dni od dnia powiadomienia go o propozycji zmniejszenia kwoty wnioskowanej dotacji, zmiany kosztorysu lub zmiany działań. 8. Do podziału środków z dotacji mogą być dopuszczone wyłącznie oferty, które osiągną minimum 50% maksymalnej liczby punktów. § 11. 1. Dysponent unieważnia konkurs ofert, gdy: 1) nie wpłynęła żadna oferta; 2) odrzucono wszystkie oferty. 2. Dysponent może unieważnić konkurs ofert z innych przyczyn. 3. Dysponent ogłasza informację o unieważnieniu konkursu ofert w Biuletynie Informacji Publicznej. § 12. Komisja sporządza protokół z przebiegu konkursu ofert, który zawiera: 1) oznaczenie miejsca i czasu trwania konkursu; 2) określenie przedmiotu konkursu; 3) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład komisji; 4) liczbę złożonych ofert i nazwy podmiotów składających ofertę; 5) wskazanie ofert, które zostały odrzucone, wraz z podaniem przyczyn ich odrzucenia; 6) wskazanie ofert, które nie zostały odrzucone, wraz z podaniem sumy punktów przyznanych przez oceniających daną ofertę; 7) propozycję przyznania dotacji celowej ze wskazaniem proponowanych kwot; 8) podpisy wszystkich osób wchodzących w skład komisji; 9) datę sporządzenia protokołu. § 13. 1. Komisja przekazuje Dysponentowi zbiorczy protokół oceny ofert oraz złożone oferty. 2. Dysponent niezwłocznie podejmuje decyzję w przedmiocie przyznania dotacji celowej i zamieszcza ogłoszenie o wynikach konkursu ofert w Biuletynie Informacji Publicznej. Dysponent może odmówić przyznania dotacji celowej lub zmienić kwotę dotacji zaproponowaną przez komisję. § 14. Dokumentacja konkursowa jest przechowywana zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji dokumentów obowiązującymi w Ministerstwie Sprawiedliwości. Rozdział 4 Ocena ofert § 15. Ocena ofert następuje w dwóch etapach: 1) etap I - ocena formalna; 2) etap II - ocena merytoryczna. § 16. 1. W ramach I etapu komisja ocenia: 1) złożenie oferty w terminie i miejscu wskazanych w ogłoszeniu o konkursie ofert w sposób wskazany w tym ogłoszeniu; 2) złożenie oferty na właściwym formularzu wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami; 3) złożenie na ofercie i dołączonych załącznikach podpisów przez osoby upoważnione lub inny sposób uwierzytelnienia złożonej oferty, o którym mowa w § 8. 2. Braki formalne oferty określone w ust. 1 pkt 2 i 3 mogą zostać uzupełnione w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania do ich uzupełnienia. 3. Oferta zawierająca braki formalne niepodlegające uzupełnieniu lub oferta, której braków formalnych nie uzupełniono w terminie, podlega odrzuceniu. § 17. W ramach II etapu dokonuje się oceny ofert z uwzględnieniem kryteriów podanych w ogłoszeniu o konkursie ofert. § 18. 1. Kryteria oceny ofert są następujące: 1) możliwość realizacji zadania, z uwzględnieniem: a) doświadczenia podmiotu składającego ofertę w realizacji zadania związanego z pomocą osobom, o których mowa w art. 43 § 8 pkt 1 i 2 ustawy, w tym skali i miejsca dotychczasowego działania na rzecz tych osób, a także jakości i poziomu realizacji zadań w ramach poprzednich konkursów ofert, w przypadku udziału w nim podmiotu składającego ofertę, w szczególności terminowości i prawidłowości dokonywanych rozliczeń kwartalnych i rozliczeń końcowych, stopnia realizacji zadań zaplanowanych we wcześniejszych konkursach, b) zasobu kadrowego podmiotu składającego ofertę, zapewniającego właściwą realizację zadania, w tym również pod względem organizacyjnym, nadzoru merytorycznego oraz w zakresie finansowym, w szczególności kwalifikacji zawodowych oraz doświadczenia kadry w pomocy osobom, o których mowa w art. 43 § 8 pkt 1 i 2 ustawy, c) zasobów rzeczowych i lokalowych podmiotu składającego ofertę umożliwiających realizację zadania; 2) jakość przedstawionej oferty, w szczególności opis sposobu realizacji zadania, spójność, czytelność oferty oraz możliwość osiągnięcia rezultatów zadania przez przedstawioną kadrę, na podstawie przedstawionego kosztorysu i harmonogramu zadania; 3) koszty realizacji zadania. 2. Dodatkowe kryteria oceny ofert mogą być następujące: 1) poziom pieniężnego współfinansowania zadania przez podmiot składający ofertę, w tym proporcjonalność przeznaczenia kwoty współfinansowania zadania ze środków podmiotu składającego ofertę na realizację zadania oraz na koszty administracyjne; 2) możliwość korzystania przez podmiot składający ofertę w trakcie realizacji zadania z pomocy: a) osób udzielających wstępnej pomocy, diagnozy potrzeb oraz informacji dotyczących praw osób, o których mowa w art. 43 § 8