Należy pamiętać, że wszystkie zebrane informacje muszą opierać się na rzetelnych źródłach.
Studia wstępne pozwalają na ustalenie granic zespołu, jego wyodrębnienie, właściwy wybór metody porządkowania i pomocy archiwalnych.
Wyodrębnienie zespołu Przy wyodrębnieniu występują trudności związane z:
granicami czasowymi – granice odpowiadają latom działalności twórcy, ale występują też anteriora (należące do poprzednika) i posteriora (należące do organów likwidacyjnych), które wchodzą w skład zespołu. zmianami państwowości – stanowi ona moment rozdzielający zespoły instytucji państwowych; nie dotyczy to instytucji samorządowych i szkół. podwójnym podporządkowaniem jednostek organizacyjnych – należy je ustalać w odniesieniu do prawa administracyjnego; metodyka archiwalna zaleca określenie odrębności jednostek organizacyjnych poprzez odrębność kompetencji, stopnia samodzielności, nazwy, budżetu. połączeniem registratur – jest spowodowania sukcesją czynną, występującą gdy sukcesor kontynuuje czynności poprzednika; jednostkę kancelaryjną można pozostawić u sukcesora, przydzielić zespołowi, który wytworzył więcej dokumentów lub twórcy, który wyznaczył jej miejsce w swojej registraturze;