Indeks studenci otrzymują najczęściej po zakończeniu uroczystości rozpoczęcia pierwszego roku studiów. Po zakończeniu semestru indeks składa się w dziekanacie wydziału, na którym się studiuje w celu uzyskania potwierdzenia zaliczenia semestru lub roku oraz prawa do kontynuowania studiów.
Po zakończeniu ostatniego semestru studiów, uzyskaniu absolutorium i obronie pracy magisterskiej lub dyplomowej, w indeksie zostaje wpisany temat pracy, ocena pracy, ocena egzaminu końcowego (obrony) i informacja o uzyskanym tytule zawodowym. Po wpisaniu tych informacji, indeks zostaje zwrócony absolwentowi.
Wzorcowa budowa indeksu thumb|upright=1.2|Wygląd pierwszych stron indeksu studenta Szkoły Politechnicznej we Lwowie należący do Zenona Waśniewskiego, lata 10.