Rzecznik prowadzi dokumentację skarg pacjenta oraz podjętych działań i wykonywanych czynności, dzielącą się na indywidualną, odnoszącą się do skarg lub pytań poszczególnych pacjentów, oraz zbiorczą, dotyczącą poszczególnych rodzajów skarg lub pytań. Przechowywanie i ochrona dokumentacji odbywa się zgodnie z przepisami o dokumentacji medycznej. Rzecznik dokonuje też z własnej inicjatywy oceny przestrzegania praw pacjentów, w szczególności w odniesieniu do pacjentów: przyjętych do szpitala psychiatrycznego bez zgody; wobec których zastosowano przymus bezpośredni; niezdolnych do wyrażenia zgody lub stosunku do przyjęcia albo leczenia; przebywających w szpitalu psychiatrycznym na mocy orzeczenia sądowego o zastosowaniu środka zabezpieczającego.
Działalność informacyjno-edukacyjna Rzecznik prowadzi działalność informacyjno-edukacyjną poprzez organizowanie we współpracy z samorządem pacjentów spotkań mających na celu informację o prawach przysługujących pacjentowi oraz wyjaśnianie pacjentowi, jego rodzinie, przedstawicielowi ustawowemu lub opiekunowi prawnemu lub faktycznemu wątpliwości, w szczególności związanych ze skierowaniem i przyjęciem do szpitala psychiatrycznego, stosowaniem środków przymusu oraz postępowaniem leczniczym.