Liczba mieszkańców jest ustalana przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
Wniosek O tym na co zostaną przeznaczone środki w konkretnym sołectwie decydują mieszkańcy głosując w trakcie zebrania wiejskiego. Projekt wniosku dotyczący funduszu sołeckiego może złożyć sołtys, rada sołecka lub 15 pełnoletnich mieszkańców sołectwa. Uchwała zebrania wiejskiego dotycząca wniosku musi zostać dostarczona wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi do 30 września roku poprzedzającego rok, w którym poniesione zostaną wydatki. Aby przedsięwzięcie mogło być zrealizowane w ramach funduszu sołeckiego, musi spełniać trzy warunki: służyć poprawie życia mieszkańców należeć do zadań własnych gminy być zgodne ze strategią rozwoju gminy.
Aby wniosek o dofinansowanie z funduszu sołeckiego był poprawny, musi zawierać: wskazanie przedsięwzięć do realizacji na terenie danego sołectwa; oszacowanie kosztów realizacji planowanych przedsięwzięć; koszty przedsięwzięć muszą mieścić się w limicie środków przeznaczonych dla danego sołectwa; uzasadnienie, w którym należy przede wszystkim wskazać w jaki sposób realizacja danego przedsięwzięcia przyczyni się do poprawy warunków życia mieszkańców danego sołectwa.