Wniosek ponadto musi być złożony we właściwym terminie (do 30 września każdego roku na rok następny). Jeśli wójt uzna, że wniosek nie spełnia powyższych wymogów, w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania informuje o tym sołtysa.
Sołtys może w ciągu 7 dni podtrzymać wniosek sołectwa. Jeżeli wniosek zostaje zaakceptowany, rada gminy podejmuje uchwałę o włączeniu przedsięwzięć finansowanych ze środków funduszu sołeckiego do budżetu gminy. Przedsięwzięcia finansowane ze środków funduszu sołeckiego są wykonywane w ramach budżetu gminy i ich przyjęcie do realizacji, a następnie wykonanie odbywa się w oparciu o ogólnie obowiązujące przepisy dotyczące gospodarki finansowej gminy.
Kwota zwrotu Dodatkową zachętą dla gmin do wyodrębniania funduszu sołeckiego jest możliwość otrzymania zwrotu części poniesionych wydatków z budżetu państwa. Zgodnie z zapisami Ustawy o funduszu sołeckim, w budżecie państwa zagwarantowane są środki na ten cel.