Po niemieckiej inwazji na Francję rząd z premierem Władysławem Sikorskim przeniósł się do Londynu, skąd kontynuował walkę z Niemcami. W kontynentalnej części Europy Zachodniej polski rząd na uchodźstwie reprezentowany był przez poselstwa RP w Szwajcarii, Portugalii, Hiszpanii i Szwecji. Pozostałe państwa albo znalazły się pod niemiecką okupacją, albo – pod naciskiem Niemców – zamknęły polskie przedstawicielstwa dyplomatyczne.

W Szwajcarii placówka mieściła się przy Elfenstrasse w dzielnicy dyplomatycznej. Dodatkowo od 1940 wynajmowany był budynek przy Thunstrasse, który mieścił sekcję konsularną poselstwa. Od kwietnia 1940 szefem przedstawicielstwa był Aleksander Ładoś, przedwojenny poseł na Łotwie (1923–1926) oraz konsul generalny w Monachium (1927–1931). Ładoś opuścił Polskę w 1939 na polecenie Władysława Sikorskiego i w latach 1939–1940 był krótko członkiem jego rządu. Kiedy obejmował placówkę w Bernie, trzej pozostali dyplomaci – członkowie grupy Ładosia – już w niej pracowali – Ryniewicz od 1938, zaś Kühl i Rokicki od 1939. Rokicki i Ryniewicz znali się z wcześniejszej pracy w Rydze (1934–1936) i prawdopodobnie byli bliskimi przyjaciółmi. Z Kühlem i Ładosiem poznali się dopiero w Bernie.