vignette|Archivage au moyen d'un appareil photographique et logiciel de retouche photo.
Larchivage électronique est l'archivage à moyen ou long terme de documents et données numériques.
Les problématiques liées à la pérennisation des données numériques sont le coût et la durée de vie des supports, mais aussi l'accès au contenu malgré les avancées technologiques rendant les anciens supports obsolètes.
Ce qu'est l'archivage électronique L'archivage électronique commence dès la création des documents et permet à l'organisation productrice de l'information de les exploiter pour toute la durée de leur cycle de vie. C'est un processus qui fait appel à de multiples domaines de la gouvernance de l'information : la gestion électronique de documents pour la classification, l'indexation, la recherche multicritères, sémantique, plein-texte ; la sécurité des systèmes, l'interopérabilité, la preuve, la journalisation, la veille réglementaire ; le stockage sur les infrastructures (matérielles et logicielles) ; les outils de conservation à long terme du numérique, la veille technologique. Larchivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer, détruire et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. Ceci est notamment possible en garantissant l'authenticité via l’empreinte électronique, la signature électronique, la traçabilité des accès et bien d'autres moyens3. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.
Les 4 grands principes de l’archivage électronique L’archivage électronique ne se limite pas au stockage et partage de l’information. En plus de la conservation, il garantit la recevabilité juridique des documents archivés, et ce pendant toute la durée de leur conservation..
Une des étapes de l’archivage électronique est le versement dans un système d’archivage (SAE). Le système d’archivage permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des documents.
La pérennité Une conversion dans un format pérenne doit être faite pour les documents qui sont versés dans le système d’archivage. Cette opération de conversion doit également être faite pour les informations descriptives et applicatives encapsulées. À cela sont également ajoutées et prises en compte toutes les informations qui pourront permettre de tenir un historique sur les documents archivés, quant aux droits d’accès et/ou de confidentialité (consulté le )..
En premier lieu, le SAE permet la pérennité de la valeur des données archivées, en assurant qu’ils constitueront une preuve recevable en justice, et ce pendant toute la durée de conservation. La durée de conservation équivaut à celle de leur utilité sur le plan administratif par exemple (durée pouvant atteindre les cent ans, ou ad vitam æternam pour ce qui est des données à valeur patrimoniale ou à conservation permanente)..
L’intégrité L'intégrité des données archivées est assurée d'une part par des techniques et de l'autre par l'infrastructure, afin d'assurer leur lisibilité, la stabilité de l'information conservée et la traçabilité des actions effectuées sur ces données. Lors du versement d'un document dans le SAE, diverses opérations sont effectuées : il y a la récupération de métadonnées descriptives et applicatives, l'horodatage, le calcul d'empreinte, le scellement, la création de l'archive, l'émission d'un numéro d'identifiant, l’ajout dans le journal d'accusé de réception du client..
La confidentialité L’archivage électronique doit sécuriser les données. Le document d’archive ne doit être visible que par les personnes ayant le droit d'accès.. Un chiffrement est utilisé pour que les données ne soient lues que par les personnes autorisées.. Tout ceci afin d'assurer la confidentialité des données archivées.
De plus, l’archivage électronique doit pouvoir laisser une trace. Cette trace permet d’identifier les changements qui ont été apportés au document, ainsi que la personne qui a apporté ces changements. Elle indique aussi la date de création du document ainsi que les dates auxquelles des modifications ont été apportées.
L’accessibilité L’archivage électronique doit permettre l’accessibilité aux archives. C’est un principe qui rejoint une des fonctions archivistiques, la diffusion. Un document d’archive doit être accessible pour pouvoir être utilisé et répondre au besoin spécifique pour lequel il a été créé. Cela en vaut de même pour un document d’archive électronique. Lorsqu’un utilisateur cherche une information, il doit pouvoir repérer le document dans lequel se trouve l’information.
Les outils de numérisation L’ordinateur, l’écran, le numériseur et le logiciel de numérisation sont les outils nécessaires pour la numérisation.
Leur utilisation implique de prendre les dispositions suivantes : S’assurer de leur compatibilité avec les étapes à exécuter durant le processus de numérisation ; Faire une bonne sélection du matériel (de préférence standard et de qualité), facilement accessible et en conformité avec les normes et les objectifs visés ; S'assurer pouvoir de bénéficier d'un service de soutien technique dans le cas où on a recours a un fournisseur pour la numérisation ; S'assurer d'avoir des outils de calibration durant tout le processus de numérisation..
Ce que l'archivage électronique n'est pas Il convient de bien distinguer l’archivage : du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus, ce stockage peut être réalisé sur divers supports tels que les CD-Rom dont la vie des données sera limitée de 2 à 10 ans pour les CD-Rom originaux et de 2 à 5 ans pour les CD-rom gravés. Quant au stockage sur disque dur ou serveur, la qualité du matériel joue un rôle non négligeable dans la durée de vie ; de la sauvegarde, qui est l’ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus électroniques d'origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés (dans le cas de plan de reprise d'activité ou de continuité d'activité). Le contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme ; de la numérisation, qui consiste à reproduire un document original sur support papier ; de l'archivage au sens informatique qui permet la mise en mémoire de documents et de données ; de la gestion électronique de documents (GED) qui facilite l'acquisition, le classement et l'exploitation des documents pour optimiser les flux de travail centrés sur les documents reçus ou produits. Elle ne s'intéresse donc pas à leur conservation dans le temps, mais uniquement à leur exploitation dans le cadre de l'activité qu'ils concernent ; du coffre-fort numérique ou électronique, qui n'est qu'un dispositif technique visant à sécuriser les objets numériques déposés pour garantir leur intégrité, par des mécanismes d'identification des accédants et de traçabilité et cela quelles que soient les durées de conservation des informations, sans tenir compte du cycle de vie de ces documents ni de leur classement. C'est une sorte de sauvegarde en ligne de documents d'archive qui est une composante possible du SAE (consulté le ).. Le coffre-fort numérique est particulièrement adapté à l'archivage de documents électroniques au sens de la réglementation c'est-à-dire authentifiant et intègre. Ces caractéristiques sont généralement assurées par des systèmes cryptographiques de type signature sous forme électronique ou scellement.
Supports d'archivage Les supports de stockage de masse d'archives peuvent être magnétique (bande magnétique), optique (CD et DVD), magnéto-optique (disque magnéto-optique) ou encore électronique (disque dur, serveur de stockage réseau NAS, serveur Cloud.).
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Le temps d'accès est un critère de choix dépendant largement des besoins de chaque entreprise.
Le stockage devra être pris en compte selon les besoins de l'utilisateur : en ligne (online), en différé (offline), en léger différé (nearline) ou en panachage.
L’évolutivité des systèmes devra assurer la compatibilité avec les systèmes antérieurs.
On parlera dans ce cas d'obsolescence technologique faisant référence à l'obsolescence de type matérielle, logiciel ou de format de fichier. Pour pérenniser l’archivage électronique, il est envisageable de procéder à des copies multiples de documents ou fichiers archivés, en diversifiant les techniques de stockage.
Formats d'archivage Pour une archive informatique de longue durée, il est important de s'assurer autant que possible de l'indépendance de l'information par rapport à son format : par exemple pour des données archivées pour 20 ans, il est préférable de stocker l'information sous forme de texte brut (.txt, CSV, XML ou autre), plutôt que dans un format natif pour lequel le programme associé risque de ne plus être disponible, ou dont le système d'exploitation ne sera plus opérationnel.
Les formats des fichiers doivent être compatibles entre systèmes, notamment dans le cas d’une migration de données. Un moyen d’éviter la disparition des formats de fichier est de choisir des formats durables, libres d’accès (consulté le )..
Cadre juridique et normatif Droit positif
L'archivage électronique de documents est régi par : le droit des archives ; le droit de la preuve (en France, voir : Preuve en droit pénal français) ; les textes relatifs à la protection des données à caractère personnel, dont le « droit à l'oubli » ; le droit d'accès aux informations.
Législation relative à l'archivage en France Les informations qui suivent ne s'appliquent pas totalement aux archives publiques électroniques, qui sont soumises à des obligations spécifiques de conservation et de versement dans un service d'archives public. Ces obligations sont détaillées dans le livre 2 du code du patrimoine : La loi du contient plusieurs dispositions relatives au droit de la preuve aux technologies de l’information et à la signature électronique. Elle modifie le Code civil français : l'article 1316-1, version en vigueur du au , publié sur Légifrance (consulté le ). admet l'écrit sous forme électronique comme preuve au même titre que l'écrit sur support papier sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et à condition qu'il soit conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. L'article 1348, version en vigueur depuis le sur Légifrance (consulté le ). précise ce qu'est une copie faisant foi. L’arrêt de la Cour de cassation, deuxième chambre civile, en date du reconnaît également la valeur probante d’un document électronique, , publié sur Légifrance (consulté le ).. Cet arrêt confirme que l’écrit numérique doit respecter les termes définis par les articles précédents soit une reproduction fidèle et durable de la version originale papier. De plus, l’écrit numérique doit être horodaté au moment de sa numérisation et se présenter sous un format non modifiable. Si toutes ces conditions sont respectées, le document numérisé peut être conservé à la place du document papier.